6 requêtes Microsoft Access courantes

Pour votre plaisir et votre divertissement, voici six types de requêtes utiles que vous pouvez effectuer dans Microsoft Access. Access 2019 propose une poignée d'autres requêtes, mais ce sont des requêtes courantes. Ces requêtes sont assez compliquées. Cependant, si vous maîtrisez les requêtes, vous êtes invité à consulter le système d'aide d'Access pour obtenir des conseils sur l'exécution des types de requêtes qui ne sont pas expliqués ici.

Microsoft Access 2019 : sélectionnez une requête

Une requête de sélection est le type de requête standard. Une requête de sélection rassemble des informations à partir d'une ou plusieurs tables de base de données et affiche les informations dans une feuille de données. Une requête sélection est la requête la plus courante, la requête primaire, le point de départ de la plupart des autres requêtes.

Microsoft Access 2019 : requête de valeur supérieure

Une requête de première valeur est un moyen simple de trouver, dans un champ numérique ou monétaire, les valeurs les plus élevées ou les plus faibles. Dans la grille de requête, saisissez le nom du champ Nombre ou Devise sur lequel vous souhaitez en savoir plus ; puis choisissez Croissant dans la liste déroulante Trier pour classer les valeurs de la plus faible à la plus élevée ou Décroissant dans la liste déroulante Trier pour classer les valeurs de la plus élevée à la plus faible. Enfin, dans l'onglet Conception (Outils de requête), saisissez une valeur dans la zone de texte Retour ou choisissez une valeur dans la liste déroulante Retour :

• Plus haut ou plus bas par pourcentage : saisissez ou choisissez un pourcentage pour trouver, par exemple, les 25 pour cent les plus élevés ou les plus bas des valeurs. Pour entrer un pourcentage, tapez un signe de pourcentage (%) après votre entrée et appuyez sur la touche Entrée.
• Le plus élevé ou le plus bas par numéro de classement : saisissez ou choisissez un nombre pour rechercher, par exemple, les dix premières ou les dix valeurs les plus basses. Appuyez sur la touche Entrée après avoir entré un numéro.

Cela peut sembler contre-intuitif, mais pour voir les premières valeurs, vous devez trier le champ que vous classez par ordre décroissant. Par exemple, si vous triez les employés par nombre de ventes dans l'ordre décroissant, les employés ayant les meilleures ventes apparaissent en haut. Pour voir les valeurs inférieures, triez par ordre croissant.

Microsoft Access 2019 : requête récapitulative

Semblable à une requête de première valeur, une requête récapitulative est un moyen d'obtenir des informations cumulatives sur toutes les données d'un champ. Dans un champ qui stocke des données sur les ventes au Kentucky, par exemple, vous pouvez trouver le montant moyen de chaque vente, le montant total de toutes les ventes, le nombre total de toutes les ventes et d'autres données.

Pour exécuter une requête récapitulative, accédez à l'onglet Conception (Outils de requête) et cliquez sur le bouton Totaux. Une nouvelle ligne appelée Total apparaît dans la grille de requête. Ouvrez la liste déroulante Total dans le champ dont vous souhaitez résumer le contenu et choisissez une fonction.

Fonctions de requête récapitulative

Les choix Regrouper par, Expression et Où dans la liste déroulante Totaux permettent d'inclure les champs sur lesquels vous n'exécutez pas de fonction :

• Grouper par : pour choisir les champs pour lesquels afficher les totaux.
• Expression : Pour créer un champ calculé.
• Où : Pour définir des critères (vous ne pouvez pas inclure le champ dans la requête).

Microsoft Access 2019 : requête de calcul

Une requête de calcul est une requête dans laquelle des calculs sont effectués dans le cadre de la requête. Par exemple, vous pouvez calculer la taxe de vente sur les articles vendus ou additionner les nombres dans deux champs dans le même enregistrement. La beauté d'une requête de calcul est que les données sont recalculées chaque fois que vous exécutez la requête. Si les données utilisées pour effectuer un calcul changent, le résultat du calcul change également. Si vous deviez inclure le calcul dans une table de base de données, vous devrez recalculer vous-même les données à chaque fois qu'une des valeurs change. Avec une requête de calcul, Access fait le calcul pour vous.

Pour construire une requête de calcul, vous créez un nouveau champ dans la grille de requête pour stocker les résultats du calcul ; puis entrez un nom pour le champ et une formule pour le calcul. Suivez ces étapes pour créer une requête de calcul :

Créez une requête comme vous le feriez normalement et assurez-vous d'inclure les champs que vous souhaitez utiliser à des fins de calcul dans la grille de requête.

Dans la zone Champ d'un champ vide, saisissez un nom pour le champ Calcul et faites-le suivre de deux points.
Dans l'image ci-dessous, Sous - total : a été saisi. Le but du nouveau champ Sous-total est de multiplier le prix unitaire par la quantité.

: Une requête de calcul.

Après les deux points, entre crochets ([]), saisissez le nom d'un champ dont vous utilisez les données pour le calcul.

Les données des champs Prix unitaire et Quantité sont utilisées dans le calcul, donc leurs noms apparaissent entre crochets : [Prix unitaire] et [Quantité]. Veillez à épeler correctement les noms de champ afin qu'Access puisse les reconnaître.

Complétez le calcul.
La façon dont vous procédez dépend du type de calcul que vous effectuez. Dans l'image ci-dessus, un astérisque (*) a été saisi pour multiplier un champ par un autre. L'équation multiplie les valeurs des champs Prix unitaire et Quantité. Vous pouvez ajouter les données de deux champs différents — y compris les champs calculés — en mettant leurs noms entre parenthèses et en les joignant avec un signe plus, comme ceci : [Sous-total]+[Coût d'expédition].

Parfois, les résultats de la requête ne sont pas formatés correctement sur la feuille de données. Pour affecter un nouveau format à un champ que vous créez dans le but d'effectuer une requête de calcul, cliquez avec le bouton droit sur le champ dans la grille de requête et choisissez Propriétés. La feuille de propriétés apparaît. Dans l'onglet Général, cliquez sur la liste déroulante Format et choisissez le format approprié pour votre nouveau champ artisanal.

Microsoft Access 2019 : Supprimer la requête

Soyez prudent lorsque vous exécutez des requêtes de suppression. Une requête de suppression supprime des enregistrements et ne vous donne pas la possibilité de récupérer les enregistrements si vous changez d'avis sur leur suppression. Si elle est utilisée habilement, cependant, une requête de suppression est un excellent moyen de purger les enregistrements de plusieurs tables de base de données à la fois. Sauvegardez votre fichier de base de données avant d'exécuter une requête de suppression.

Pour exécuter une requête de suppression, démarrez une nouvelle requête et sous l'onglet Conception (Outils de requête), cliquez sur le bouton Supprimer. Faites ensuite comme si vous exécutiez une requête de sélection, mais ciblez les enregistrements que vous souhaitez supprimer. Enfin, cliquez sur le bouton Exécuter pour exécuter la requête.

Vous pouvez supprimer des enregistrements de plusieurs tables tant que les tables sont liées et que vous avez choisi l'option Supprimer en cascade les enregistrements liés dans la boîte de dialogue Modifier les relations lorsque vous avez lié les tables.

Pour prévisualiser les enregistrements qui seront supprimés avant d'exécuter la requête de suppression, basculez en mode Feuille de données (cliquez sur le bouton Afficher). Ces enregistrements que vous voyez ? La requête de suppression les supprimera si vous cliquez sur le bouton Exécuter.

Microsoft Access 2019 : Requête de mise à jour

Une requête de mise à jour est un moyen d'accéder à une base de données et de mettre à jour des enregistrements dans plusieurs tables différentes en même temps. Les requêtes de mise à jour peuvent être inestimables, mais comme pour les requêtes de suppression, elles peuvent avoir des conséquences fâcheuses. Sauvegardez votre base de données avant d'exécuter une requête de mise à jour ; puis suivez ces étapes pour l'exécuter :

À partir du mode Création, accédez à l'onglet Création (Outils de requête) et cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Dans le champ contenant les données à mettre à jour, saisissez du texte ou une valeur dans la ligne Mettre à jour vers. Vous pouvez même saisir un autre nom de champ entre crochets ([]).

Ce que vous entrez dans la ligne Mettre à jour vers remplace ce qui se trouve dans le champ des enregistrements que vous collectez.

Cliquez sur le bouton Exécuter.
Pour mettre à jour des enregistrements dans plusieurs tables, vous devez avoir choisi l'option Mettre à jour en cascade les champs associés dans la boîte de dialogue Modifier les relations lorsque vous avez lié les tables.