Access 2019 : Comment créer une base de données Access

Pour créer une base de données Access, vous devez d'abord créer une table de base de données, puis définir les noms de tous les champs que vous souhaitez stocker dans cette table. Les tables de la base de données Access vous permettent de diviser un fichier en parties distinctes. Par exemple, une table de base de données peut contenir les noms et adresses de tous vos clients, une deuxième table de base de données peut contenir les noms et adresses de tous vos employés et une troisième table de base de données peut contenir les noms et adresses de vos fournisseurs. Access stocke toutes ces informations connexes dans un seul fichier Access qui est enregistré sur votre disque dur.

Pour concevoir votre base de données Access, vous pouvez créer une base de données à partir de zéro ou utiliser un modèle existant, que vous pouvez modifier. Concevoir une base de données signifie définir à la fois le nombre de champs à utiliser pour stocker des informations et la quantité maximale de données que chaque champ peut contenir.

Si vous avez un champ qui stocke des numéros, quelles sont les limites maximales et minimales des numéros que vous souhaitez enregistrer dans ce champ ? Si vous stockez l'âge de quelqu'un, vous ne voulez probablement pas que le champ contienne des nombres négatifs ou des nombres supérieurs à 200. Si votre champ doit contenir des salaires, le champ peut avoir besoin de contenir de grands nombres mais pas de nombres négatifs.

En général, stockez les informations dans un champ séparé dans Access. Ainsi, plutôt que de créer un seul champ pour contenir le nom complet de quelqu'un, créez deux champs distincts : un champ contient un prénom et le deuxième champ contient le nom de famille. En stockant les noms de famille dans un champ séparé, vous pouvez facilement extraire les noms de famille de votre base de données pour créer des lettres types indiquant : « La famille Smith vient de gagner 200 000 $ dans le cadre du énième tirage au sort de l'éditeur ! »

Access peut créer une base de données vierge ou une base de données spéciale en utilisant l'un des nombreux modèles disponibles sur le site Web de Microsoft . Quelle que soit la manière dont vous créez une base de données, vous devrez probablement la personnaliser pour le type de données que vous souhaitez stocker.

Lorsque vous démarrez Access, il vous donne le choix d'ouvrir une base de données existante ou d'en créer une nouvelle.

Pour créer une base de données avec Access déjà en cours d'exécution, procédez comme suit :

Cliquez sur l'onglet Fichier.

Choisissez Nouveau.
Access affiche une variété de modèles de base de données que vous pouvez utiliser.

Création d'une base de données.

Cliquez sur une icône, telle que Base de données vierge, ou sur n'importe quel modèle de base de données.

Lorsque vous cliquez sur un modèle, une fenêtre apparaît ; vous voyez un aperçu de votre modèle.

Cliquez dans la zone de texte Nom de fichier et saisissez un nom descriptif pour votre base de données.

Si vous cliquez sur l'icône de dossier qui apparaît à droite de la zone de texte Nom de fichier, vous pouvez ouvrir une boîte de dialogue qui vous permettra de définir un lecteur et un dossier spécifiques dans lesquels stocker votre fichier de base de données.

Cliquez sur le bouton Créer pour créer votre fichier de base de données.

Access affiche une base de données vide.

Commencez à définir les noms de champ.

Cliquez sur l'en-tête Cliquer pour ajouter.

Access affiche un menu permettant de définir le type de données que ce champ peut contenir, telles que du texte ou des nombres.

L'en-tête de la colonne Cliquer pour ajouter affiche un menu de différentes options.

Choisissez Texte long.

Access affiche un nom de champ générique, tel que Field1.

Saisissez un nom pour votre champ (tel que Prénom ou Salaire).

Appuyez sur Entrée.
Access affiche une autre colonne Cliquer pour ajouter ; son menu vous permet de choisir le type de données à stocker dans le champ suivant.

Choisissez Texte long ou tout autre type de données que vous souhaitez que le champ contienne.
Access affiche un autre champ générique, tel que Champ1.

Tapez un nom pour votre champ, tel que Nom de famille.

Répétez les étapes 9 à 11 pour chaque champ supplémentaire que vous souhaitez créer.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des champs, appuyez sur Échap sur le clavier.

Vérifiez ici les raccourcis clavier Access 2019 pratiques .