Access 2019 : comment éditer et modifier une base de données Access

Après avoir créé une base de données Access à partir de zéro ou à partir d'un modèle, vous devrez peut-être la modifier en donnant à chaque champ un nom descriptif, en définissant la taille de chaque champ ou en ajoutant et en supprimant un champ. Avec Access 2019, ces tâches sont plus faciles que jamais.

Nommer un champ dans Access 2019

Si vous créez une base de données à partir de zéro, Access affiche les noms de champ génériques tels que Field1. Si vous n'avez pas modifié ces noms de champs génériques lors de la création de votre base de données, vous pouvez modifier les noms ultérieurement. Si vous créez une base de données à partir d'un modèle, vous verrez les noms de champs descriptifs, mais vous voudrez peut-être toujours renommer les champs en quelque chose d'autre.

Pour renommer un champ dans Access, procédez comme suit :

Dans le volet Tous les objets d'accès à gauche de l'écran, double-cliquez sur la table qui contient les champs que vous souhaitez renommer. Access affiche le mode Feuille de données (qui ressemble à une feuille de calcul Excel) de votre base de données.

Double-cliquez sur le champ (tête de colonne) que vous souhaitez renommer. Access met en surbrillance l'en-tête de la colonne.

Saisissez un nouveau nom pour votre champ.

Pour renommer d'autres champs, répétez les étapes 2 et 3.

Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Entrée.

Ajouter et supprimer un champ dans Access

Parfois, vous devrez peut-être ajouter un champ pour faire de la place pour stocker de nouvelles informations. À d'autres moments, vous voudrez peut-être supprimer un champ que vous ne voulez pas vraiment après tout.

Il est généralement préférable d'ajouter et de supprimer des champs lors de la création et de la conception d'une base de données, avant de commencer à stocker des données telles que des noms et des adresses. Si vous ajoutez des champs après avoir stocké des données, vous vous retrouverez avec des champs vides dans les enregistrements existants.

Pour ajouter un champ à une table de base de données Access, procédez comme suit :

Cliquez sur la flèche pointant vers le bas qui apparaît à droite de l'en-tête Cliquer pour ajouter. Un menu apparaît.

Choisissez le type de champ que vous souhaitez ajouter, tel que Devise ou Texte court. Access insère votre champ et lui donne un nom générique comme Field3.

Pour supprimer un champ d'une table de base de données Access, procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit sur le champ (en-tête de colonne) que vous souhaitez supprimer. Access met en surbrillance la colonne entière dans votre table de base de données et affiche un menu contextuel.

Cliquez avec le bouton droit sur un champ pour le modifier.

Cliquez sur Supprimer le champ. Si vous avez stocké des données dans ce champ, une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous souhaitez supprimer définitivement toutes les données du champ.

Si vous supprimez un champ, vous supprimez également toutes les données qui peuvent être stockées dans ce champ. Selon la quantité de données que vous avez stockées, vous pouvez effacer beaucoup d'informations en supprimant un seul champ, alors soyez prudent.

Cliquez sur Oui (ou Non). Si vous cliquez sur Oui, Access supprime le champ choisi.

Définir le type et la taille d'un champ dans Access

Le type de données d'un champ définit le type de données que le champ peut contenir (nombres, texte, dates, etc.), et la taille d'un champ définit la quantité de données que le champ peut contenir (pas de nombres supérieurs à 250 chiffres, toute chaîne de texte de moins de 120 caractères, etc.).

Le but de la définition du type et de la taille d'un champ est de s'assurer que vous ne stockez que des données valides dans ce champ. Si un champ est destiné à stocker des noms, vous ne voulez pas que quelqu'un tape un numéro. Si un champ est destiné à stocker l'âge d'une personne, vous ne voulez pas que le champ accepte des nombres négatifs.

Pour définir le type et la quantité de données qu'un champ peut stocker dans Access, procédez comme suit :

Cliquez sur l'onglet Accueil.

Dans le volet Tous les objets Access à gauche de l'écran, double-cliquez sur la table qui contient les champs que vous souhaitez définir. Access affiche le mode Feuille de données de votre table.

Cliquez sur l'en-tête de colonne du champ que vous souhaitez définir. Access met en surbrillance toute la colonne.

Dans l'interface du ruban, cliquez sur l'onglet Champs qui apparaît sous l'en-tête Outils de tableau. L'onglet Champs affiche les options de modification de votre champ.

Dans le groupe Mise en forme, cliquez sur la flèche qui apparaît à droite de la zone de liste déroulante Type de données. Un menu déroulant apparaît, répertoriant tous les types de données que vous pouvez définir pour stocker dans un champ.

Vous pouvez choisir un type de données spécifique pour vous assurer qu'un champ stocke les informations correctes.

Choisissez un type de données, tel que Nombre, Texte ou Date/Heure. Selon le type de données que vous choisissez, vous pouvez choisir des options supplémentaires en cliquant dans la zone de liste déroulante Format.

Si vous modifiez le type de données d'un champ, vous risquez de perdre toutes les données existantes stockées dans ce champ.