Actualiser et gérer les connexions de données externes Power Pivot

Lorsque vous chargez des données à partir d'une source de données externe dans Power Pivot, vous créez essentiellement un instantané statique de cette source de données au moment de la création. Power Pivot utilise cet instantané statique dans son modèle de données interne.

Au fil du temps, la source de données externe peut changer et grandir avec les enregistrements nouvellement ajoutés. Cependant, Power Pivot utilise toujours son instantané, il ne peut donc incorporer aucune des modifications dans votre source de données jusqu'à ce que vous preniez un autre instantané.

L'action de mise à jour du modèle de données Power Pivot en prenant un autre instantané de votre source de données est appelée actualisation des données. Vous pouvez actualiser manuellement ou configurer une actualisation automatique.

Actualisation manuelle des données Power Pivot

Dans l'onglet d'accueil de la fenêtre Power Pivot, vous voyez la commande Actualiser. Cliquez sur la flèche déroulante en dessous pour voir deux options : Actualiser et Actualiser tout.

Power Pivot vous permet d'actualiser une table ou toutes les tables.

Utilisez l'option Actualiser pour actualiser le tableau Power Pivot qui est actif. C'est-à-dire que si vous êtes sur l'onglet Dim_Products dans Power Pivot, cliquer sur Actualiser atteint le serveur SQL externe et demande une mise à jour uniquement pour la table Dim_Products. Cela fonctionne bien lorsque vous avez besoin d'actualiser stratégiquement uniquement certaines sources de données.

Utilisez l'option Actualiser tout pour actualiser toutes les tables du modèle de données Power Pivot.

Configuration du rafraîchissement automatique

Vous pouvez configurer vos sources de données pour extraire automatiquement les dernières données et actualiser Power Pivot.

Accédez à l'onglet Données sur le ruban Excel et sélectionnez la commande Connexions. La boîte de dialogue Connexions du classeur s'ouvre. Sélectionnez la connexion de données avec laquelle vous souhaitez travailler, puis cliquez sur le bouton Propriétés.

Sélectionnez une connexion et cliquez sur le bouton Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés étant ouverte, sélectionnez l'onglet Utilisation. Ici, vous trouverez une option pour actualiser la connexion de données choisie toutes les X minutes et une option pour actualiser la connexion de données lorsque le travail Excel est ouvert :

• Actualiser toutes les X minutes : cochez cette case pour indiquer à Excel d'actualiser automatiquement la connexion de données choisie pendant un nombre de minutes spécifié. Cela actualise toutes les tables associées à cette connexion.
• Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier : placer une coche à côté de cette option indique à Excel d'actualiser automatiquement la connexion de données choisie après l'ouverture du classeur. Cela actualise toutes les tables associées à cette connexion dès que le classeur est ouvert.

La boîte de dialogue Propriétés vous permet de configurer la connexion de données choisie pour qu'elle s'actualise automatiquement.

Empêcher tout rafraichir

Vous pouvez actualiser toutes les connexions qui alimentent Power Pivot à l'aide de la commande Actualiser tout. Eh bien, il y a en fait deux autres endroits où vous pouvez cliquer sur Actualiser tout dans Excel : sur l'onglet Données dans le ruban Excel et sur l'onglet Analyser que vous voyez lorsque vous travaillez dans un tableau croisé dynamique.

Dans Excel 2010, ces deux boutons actualisaient uniquement les tableaux croisés dynamiques et les connexions de données de classeur standard, et les boutons d'actualisation Power Pivot n'affectaient que Power Pivot. Ils déclenchent désormais tous la même opération. Ainsi, cliquer sur n'importe quel bouton Actualiser tout n'importe où dans Excel recharge complètement Power Pivot, actualise tous les tableaux croisés dynamiques et met à jour toutes les connexions de données de classeur. Si votre modèle de données Power Pivot importe des millions de lignes de données à partir d'une source de données externe, vous souhaiterez peut-être éviter d'utiliser la fonctionnalité Actualiser tout.

Heureusement, vous disposez d'un moyen d'empêcher l'actualisation de certaines connexions de données lorsque Actualiser tout est sélectionné. Accédez à l'onglet Données du ruban Excel et sélectionnez la commande Connexions. Cela ouvre la boîte de dialogue Connexions du classeur, dans laquelle vous sélectionnez la connexion de données que vous souhaitez configurer, puis cliquez sur le bouton Propriétés.

Lorsque la boîte de dialogue Propriétés s'est ouverte, sélectionnez l'onglet Utilisation, puis décochez la case en regard de Actualiser cette connexion sur Actualiser tout (comme illustré).

La boîte de dialogue Propriétés vous permet de configurer la connexion de données choisie pour ignorer la commande Actualiser tout.

Modification de la connexion de données

Dans certains cas, vous devrez peut-être modifier la connexion de données source après l'avoir déjà créée. Contrairement à l'actualisation, où vous prenez simplement un autre instantané de la même source de données, la modification de la connexion de données source vous permet de revenir en arrière et de reconfigurer la connexion elle-même. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devrez peut-être modifier la connexion de données :

• L'emplacement ou le serveur ou le fichier de source de données a changé.
• Le nom du serveur ou du fichier de source de données a changé.
• Vous devez modifier vos identifiants de connexion ou votre mode d'authentification.
• Vous devez ajouter des tables que vous avez omises lors de l'importation initiale.

Dans la fenêtre Power Pivot, accédez à l'onglet Accueil et cliquez sur le bouton de commande Connexions existantes. La boîte de dialogue Connexions existantes s'ouvre. Vos connexions Power Pivot se trouvent sous le sous-titre Connexions de données Power Pivot. Choisissez la connexion de données qui doit être modifiée.

Utilisez la boîte de dialogue Connexions existantes pour reconfigurer vos connexions de données source Power Pivot.

Une fois votre connexion de données cible sélectionnée, regardez les boutons Modifier et Ouvrir. Le bouton sur lequel vous cliquez dépend de ce que vous devez modifier :

• Bouton Modifier : vous permet de reconfigurer l'adresse du serveur, le chemin du fichier et les paramètres d'authentification.
• Bouton Ouvrir : permet d'importer une nouvelle table à partir de la connexion existante, ce qui est pratique lorsque vous avez manqué une table par inadvertance lors du chargement initial des données.