Comment afficher les contacts dans Microsoft Outlook 2019

Après avoir entré vos informations de contact, Microsoft Outlook 2019 vous permet de voir les informations organisées de nombreuses manières différentes et utiles, appelées vues . L'affichage de vos informations de contact et le tri des vues sont des moyens rapides d'obtenir une vue d'ensemble des données que vous avez saisies. Outlook est livré avec plusieurs vues prédéfinies dans chaque module. Vous pouvez facilement modifier n'importe quelle vue prédéfinie, nommer et enregistrer votre vue modifiée et l'utiliser comme vous le feriez pour les vues prédéfinies.

Pour modifier l'affichage de votre liste de contacts, procédez comme suit :

Dans le module Personnes, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban.

Cliquez sur la vue souhaitée dans le groupe Vue actuelle.

L'affichage change pour utiliser cette vue. Si vous choisissez la vue Cartes de visite, vous obtenez quelque chose comme ce qui est montré ici. Vous pouvez également choisir la vue Carte, la vue Téléphone, la vue Liste ou toute autre vue répertoriée.

Vue Cartes de visite.

Vous pouvez changer de vue tout comme vous pouvez changer de chaîne de télévision, alors ne vous inquiétez pas de changer d'avant en arrière. Lorsque vous changez de vue, vous voyez simplement différentes façons d'organiser les mêmes informations.

Comment trier une vue dans Microsoft Outlook 2019

Certaines vues sont organisées sous forme de listes simples, comme la vue Téléphone du module Personnes. Cette figure montre la vue Téléphone : une colonne de noms sur la gauche, suivie d'une colonne de noms de société, et ainsi de suite.

Vue téléphone.

Si vous ne trouvez pas un certain contact dans une vue organisée en colonnes, cliquez une fois sur le titre de la colonne pour trier par cette colonne. Par exemple, supposons que vous vouliez voir les noms des personnes qui travaillent pour IBM et qui sont entrées dans votre liste de contacts. Un moyen simple de voir tous leurs noms simultanément est de trier la colonne ENTREPRISE.

Pour trier par nom de colonne, procédez comme suit :

Dans le module Personnes, choisissez la vue Téléphone dans le groupe Vue actuelle du ruban. Votre liste de contacts apparaît dans la vue Téléphone.

Cliquez sur l'en-tête en haut de la colonne ENTREPRISE. Vos contacts apparaissent par ordre alphabétique de A à Z (alias ordre croissant) selon le nom dans la colonne ENTREPRISE. Il est désormais plus facile de trouver quelqu'un : faites défiler jusqu'à cette partie de l'alphabet. Si vous triez par entreprise, tous les contacts s'alignent par ordre de nom d'entreprise. Si vous cliquez une deuxième fois sur l'en-tête, vos contacts apparaissent dans l'ordre alphabétique inverse (c'est-à-dire par ordre décroissant).

Comment réorganiser les vues dans Outlook 2019

Vous pouvez réorganiser l'apparence d'une vue en faisant simplement glisser le titre de la colonne et en déposant le titre là où vous le souhaitez. Voici un exemple qui déplace la colonne COUNTRY/REGION vers la gauche de la colonne FILE AS :

Si la liste de contacts n'est pas déjà affichée dans la vue Téléphone, cliquez sur le bouton Téléphone dans le groupe Vue actuelle de l'onglet Accueil. Il est peut-être déjà dans la vue Téléphone à partir de l'ensemble d'étapes précédent.

Cliquez sur l'en-tête PAYS/RÉGION et faites-le glisser en haut de la colonne FILE AS à sa gauche. Vous voyez une paire de flèches rouges pointant vers la frontière entre les deux colonnes à gauche de la colonne sur laquelle vous avez cliqué. Les flèches rouges vous indiquent où Outlook déposera la colonne lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.

Relâchez le bouton de la souris. La colonne que vous avez déplacée est maintenant à gauche de l'autre colonne. Vous pouvez utiliser le même processus pour déplacer n'importe quelle colonne dans n'importe quelle vue Outlook.

Étant donné que l'écran n'est pas aussi large que la liste, vous devrez peut-être faire défiler vers la droite pour voir des colonnes supplémentaires. Vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez afin que celles que vous utilisez le plus fréquemment apparaissent à gauche, afin que vous n'ayez pas à faire défiler chaque fois que vous voulez les voir.

Comment utiliser les vues groupées dans Outlook 2019

Parfois, le tri ne suffit pas. Les listes de contacts peuvent devenir assez longues après un certain temps ; vous pouvez facilement collecter quelques milliers de contacts en quelques années. Trier une liste aussi longue signifie que si vous recherchez quelque chose commençant par la lettre M , par exemple, l'élément que vous voulez trouver sera à environ un mètre sous le bas de votre moniteur, quoi que vous fassiez.

Les groupes sont la réponse — et je ne parle pas d'Outlook Anonymous. Outlook vous propose déjà plusieurs listes prédéfinies qui utilisent le regroupement.

Vous pouvez afficher plusieurs types de listes dans Outlook : Une liste triée est comme un jeu de cartes à jouer disposées dans l'ordre numérique, en commençant par les deux, puis les trois, puis les quatre, et ainsi de suite, jusqu'aux cartes illustrées. Une vue groupée, c'est comme voir les cartes arrangées avec tous les cœurs dans une rangée, puis tous les piques, puis les carreaux, puis les trèfles.

Rassembler des éléments de types similaires en groupes est pratique pour des tâches telles que trouver toutes les personnes de votre liste qui travaillent pour une certaine entreprise lorsque vous souhaitez envoyer des félicitations pour une nouvelle entreprise. Étant donné que le regroupement par entreprise est si souvent utile, la vue Liste trie vos contacts par entreprise et est configurée comme une vue prédéfinie dans Outlook.

Pour utiliser la vue Liste et voir le regroupement par société, procédez comme suit :

Dans le module Personnes, cliquez sur l'onglet Accueil.

Choisissez Liste dans le groupe Vue actuelle de l'onglet Accueil.

Chaque rubrique a un préfixe Société : et représente une société différente. Chaque rubrique vous indique combien d'éléments sont inclus sous cette rubrique. Dans la figure suivante, par exemple, vous pouvez voir que deux personnes travaillent pour Schmoe Unlimited.

Le symbole triangulaire à gauche de l'en-tête développe ou réduit le groupe de contacts sous cet en-tête.

La vue Liste applique le regroupement par société par défaut.

Si les vues de groupe prédéfinies ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez regrouper les éléments selon à peu près tout ce que vous voulez, en supposant que vous ayez saisi les données. Pour regrouper par un autre champ, procédez comme suit :

Dans le module Personnes, cliquez sur l'onglet Affichage et sélectionnez Paramètres d'affichage. La boîte de dialogue Paramètres d'affichage avancés : Liste s'ouvre. Notez que Group By est défini sur Company.

Cliquez sur Regrouper par. La boîte de dialogue Grouper par s'ouvre. Notez que Regrouper les éléments par est défini sur Société. Voir la figure suivante.

Ouvrez la liste Entreprise et sélectionnez un autre champ.

Cliquez sur Croissant ou Décroissant pour spécifier l'ordre de tri. A à Z est ascendant, et Z à A est descendant.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Grouper par.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres d'affichage avancés : Liste.

Regroupez par un autre champ si vous le souhaitez.