Comment créer des alertes par e-mail pour un groupe SharePoint

Si RSS n'est pas votre truc, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail lorsque les applications SharePoint changent en créant une alerte. Les alertes sont un excellent moyen de suivre les modifications apportées par vos coéquipiers aux documents et aux éléments.

Vous avez besoin de l'autorisation Créer des alertes pour créer des alertes. Cette autorisation est généralement accordée avec la configuration prête à l'emploi du groupe SharePoint des membres du site .

Pour créer une alerte pour une application, procédez comme suit :

Accédez à l'application où vous souhaitez vous abonner à une alerte, puis cliquez sur le bouton déroulant M'alerter dans la section Partager et suivre de l'onglet Bibliothèque du ruban (pour une application basée sur une bibliothèque) ou l'onglet Liste du ruban (pour une application basée sur une liste).
Si vous ne voyez pas le bouton M'alerter, il est probable que votre administrateur n'ait pas configuré les paramètres de courrier sortant. Si les paramètres de courrier électronique sortant ne sont pas configurés dans l'Administration centrale, le bouton M'alerter n'apparaîtra tout simplement pas aux utilisateurs. Cependant, si vous utilisez SharePoint Online, le courrier électronique sortant a déjà été configuré par Microsoft et vous êtes prêt à partir.

Choisissez Définir une alerte sur cette bibliothèque dans la liste déroulante.
La fenêtre Nouvelle alerte apparaît.
Vous pouvez vous abonner à une alerte pour un élément ou un document en sélectionnant l'élément ou le document et en choisissant M'alerter dans l'onglet Éléments du ruban.

Dans la zone de texte Titre de l'alerte, saisissez un nom pour l'alerte.
Faites en sorte que le nom soit significatif pour vous dans votre boîte de réception, comme Documents modifiés aujourd'hui - Site de l'équipe budgétaire . Sinon, vous n'avez aucun moyen significatif de distinguer une alerte d'une autre.

Dans la zone de texte Envoyer les alertes à, entrez les noms des personnes en plus de vous qui devraient recevoir l'alerte.
C'est vrai, vous pouvez abonner d'autres personnes à une alerte ! Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les alertes, qui est accordée par défaut aux propriétaires de site.
Les organisations et les propriétaires de sites peuvent souhaiter inscrire plusieurs utilisateurs à une alerte pour s'assurer qu'ils reçoivent des mises à jour importantes, ainsi que pour les encourager à contribuer à un forum de discussion, un blog ou un wiki. Les utilisateurs peuvent toujours se désinscrire en modifiant les paramètres dans leurs paramètres d'alerte.

Dans la section Mode de livraison, sélectionnez si vous souhaitez recevoir des alertes par e-mail ou SMS sur votre téléphone portable.
La messagerie texte nécessite que votre administrateur SharePoint configure ce service via un tiers, vous ne pourrez donc peut-être pas envoyer d'alertes sur votre téléphone.

Dans la section Type de modification, sélectionnez l'option qui correspond au type de notifications que vous souhaitez recevoir : toutes les modifications, les nouveaux éléments sont ajoutés, les éléments existants sont modifiés ou les éléments sont supprimés.
Si vous êtes responsable de la gestion d'une application, vous devriez recevoir une alerte à chaque fois que des éléments sont supprimés.

Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications, choisissez quand recevoir des alertes.
Les options que vous voyez ici varient en fonction du type d'application avec laquelle vous travaillez. Par exemple, une application Tâches vous permet de recevoir une alerte lorsqu'une tâche est marquée comme terminée ou à chaque fois qu'une tâche prioritaire change.

Dans la section Quand envoyer des alertes, choisissez la fréquence d'envoi de vos alertes.
Vous pouvez les recevoir immédiatement, une fois par jour ou une fois par semaine. Les résumés quotidiens sont sympas ; sinon, vous recevrez probablement trop d'e-mails.

Cliquez sur OK pour créer votre alerte.

Découvrez cet exemple de configuration d'une alerte.

Recevez un e-mail lorsqu'une liste ou une bibliothèque change.

Chaque fois que les utilisateurs disent avoir besoin d'un flux de travail pour recevoir une notification, essayez d'abord une alerte. Vous seriez surpris de la fréquence à laquelle les alertes fournissent les options nécessaires.

Si votre application a une vue personnelle ou publique qui inclut un filtre, vous pouvez vous abonner aux modifications de cette vue uniquement. Par exemple, supposons que vous souhaitiez être averti par SMS lorsqu'un élément dans une application de suivi des problèmes a sa priorité définie sur Élevée. Vous créeriez une vue qui filtrerait l'application pour les problèmes prioritaires. Sélectionnez la vue filtrée dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications lorsque vous créez votre alerte, et vous recevrez des alertes lorsque les éléments répondent aux critères de filtrage.

Vous devez avoir une adresse e-mail configurée dans votre profil SharePoint afin de recevoir des alertes. Si votre serveur SharePoint se trouve sur votre réseau, ce n'est généralement pas un problème. Cependant, Office 365 peut ne pas être intégré à vos informations de réseau et de messagerie. Dans ces situations, votre administrateur peut soit configurer manuellement votre adresse e-mail, soit vous accorder la permission de le faire.

Vous pouvez gérer toutes vos alertes à partir d'une seule page au lieu de naviguer vers chaque liste. Pour gérer toutes les alertes que vous avez sur un site donné et les modifier ou les supprimer, suivez ces étapes :

Accédez à une application où vous êtes actuellement abonné à une alerte.

Dans l'onglet Liste du ruban, dans la section Partager et suivre, choisissez M'alerter → Gérer mes alertes.

Sélectionnez le lien de nom d'alerte approprié.
La page Gérer mes alertes sur ce site s'affiche avec toutes les options que vous avez consultées lorsque vous avez créé l'alerte pour la première fois. Modifiez les paramètres comme vous le souhaitez.
Vous n'avez pas défini l'alerte pour commencer ? Vous pouvez toujours lire les paramètres et modifier les choix (voir la liste des étapes précédentes). Vos modifications n'affectent pas les paramètres d'alerte pour les autres si l'alerte a été créée pour plusieurs utilisateurs en même temps.

Cliquez sur OK pour modifier l'alerte avec vos nouveaux paramètres ou sur Supprimer pour supprimer l'alerte.
La suppression d'une alerte qui a été créée pour vous ne supprime pas l'alerte des autres utilisateurs qui font partie du groupe pour lequel l'alerte a été créée.

Si vous êtes l'administrateur du site, vous pouvez gérer les alertes de tout le monde sur le site en cliquant sur le lien Alertes utilisateur dans la section Administration du site de la page Paramètres du site.