Comment créer des lettres fusionnées dans Word 2013

Les lettres sont l'un des types de documents Word 2013 fusionnés par publipostage les plus courants. Généralement, les champs de fusion sont utilisés pour générer l'adresse postale. Dans certaines lettres, des champs sont également utilisés pour personnaliser la lettre elle-même.

Word 2013 fournit deux blocs de code permettant de gagner du temps, > et >. Vous trouverez des boutons pour ces codes dans l'onglet Envois.

Le code > définit une adresse postale standard pour vous, ou vous pouvez insérer des codes individuels pour créer vous-même le bloc d'adresse postale. Par exemple, les éléments suivants sont équivalents :

L'exercice suivant n'utilise pas le code de la ligne de salutation car le fichier de données n'a pas de champs séparés pour le prénom et le nom, et le code > fonctionne mieux lorsque ces noms sont séparés.

Ouvrez un document contenant une lettre.

Choisissez Mailings→Démarrer le publipostage→Lettres.

Choisissez Mailings→Sélectionner les destinataires→Utiliser une liste existante.

La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s'ouvre.

Accédez au dossier contenant vos fichiers de données pour votre publipostage. Sélectionnez le fichier de publipostage et cliquez sur Ouvrir.

La boîte de dialogue Sélectionner une table s'ouvre, vous invitant à choisir la feuille de calcul que vous souhaitez utiliser.

Dans la boîte de dialogue Sélectionner une table, assurez-vous que Sheet1$ est sélectionné et cliquez sur OK.

Le signe dollar après le nom de la feuille est la façon dont Excel indique que le nom est absolu, c'est-à-dire qu'il ne change pas lorsque vous y faites référence dans une formule. Il n'est pas significatif pour nos besoins dans cet exercice.

Déplacez le point d'insertion sur la ligne immédiatement en dessous de la date, puis choisissez Mailings→Address Block.

La boîte de dialogue Insérer un bloc d'adresse s'ouvre.

Si l'échantillon dans la zone Aperçu n'est pas correct, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs et spécifiez quels champs doivent être associés à quelles parties du bloc d'adresse.

Vérifiez que l'adresse dans la zone d'aperçu semble correctement formée, puis cliquez sur OK pour accepter les paramètres par défaut.

Un code > apparaît dans le document.

Appuyez sur Entrée pour commencer une nouvelle ligne après le code >, puis tapez Cher et appuyez une fois sur la barre d'espace.

Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur la flèche vers le bas sous Insérer un champ de fusion et dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Nom.

Un code > est inséré.

Tapez une virgule après le code, puis cliquez pour déplacer le point d'insertion juste avant le mot stocker dans le premier paragraphe.

Cliquez à nouveau sur la flèche vers le bas sous le bouton Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur Ville.

Un code > est inséré au point d'insertion.

Appuyez une fois sur la barre d'espace pour ajouter un espace après le code.

La lettre ressemble à l'exemple suivant.

Choisissez Mailings→Aperçu des résultats.

La première lettre apparaît telle qu'elle sera imprimée. Notez qu'un espace supplémentaire se trouve entre les lignes du bloc d'adresse.

Sélectionnez toutes les lignes du bloc d'adresse sur la lettre prévisualisée, puis choisissez Accueil → Espacement des lignes et des paragraphes → Supprimer l'espace après le paragraphe. Cliquez en dehors de la sélection pour la désélectionner lorsque vous avez terminé.

Cela résout le problème d'espacement pour toutes les lettres dans le fichier de fusion.

Cliquez à la fin de la dernière ligne du bloc d'adresse et appuyez une fois sur Entrée, créant une ligne d'espace supplémentaire entre l'adresse et le message d'accueil.

Choisissez Mailings→Next Record pour voir un aperçu de la lettre suivante.

Pour améliorer l'apparence des lettres, vous pouvez les centrer verticalement sur la page.

Continuez à cliquer sur Enregistrement suivant jusqu'à ce que vous ayez vu tous les enregistrements, puis choisissez Envois → Terminer et fusionner → Modifier des documents individuels.

La boîte de dialogue Fusionner dans un nouveau document s'ouvre.

Cliquez sur OK pour fusionner toutes les copies en un seul document.

Un nouveau document — Letters1 — s'ouvre.

Faites défiler le nouveau document pour vérifier les lettres ; puis fermez-le sans enregistrer les modifications.

Enregistrez vos modifications dans votre fichier de fusion principale, puis fermez-le.