Comment créer des messages électroniques dans Microsoft Outlook 2019

Créer un nouveau message électronique dans Microsoft Outlook 2019 est incroyablement facile. Outlook démarre toujours dans la boîte de réception, sauf si vous le configurez autrement. Si vous souhaitez démarrer dans un autre dossier que votre boîte de réception, cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Options, cliquez sur Avancé et dans la section Démarrer et quitter Outlook, modifiez le paramètre Démarrer Outlook dans ce dossier. Vous pouvez cliquer sur son bouton Parcourir et parcourir tous les dossiers de votre fichier de données Outlook. Pour démarrer dans un autre module, choisissez un dossier qui correspond à ce module (par exemple, Calendrier, Tâches ou Notes).

Suivez ces étapes pour créer un e-mail rapide et sale :

Démarrez Outlook. Le module Mail apparaît, affichant votre boîte de réception.

Cliquez sur le bouton Nouvel e-mail.

Saisissez une adresse e-mail dans la zone À.

Entrez un sujet dans la zone Sujet.

Saisissez un message dans la zone Message.

Cliquez sur le bouton Envoyer. Tu as bien réussi, n'est-ce pas ? C'était facile ou quoi ?

Le moyen lent mais complet de créer un message dans Outlook 2019

Vous préférerez peut-être une approche plus détaillée pour créer un message électronique. Si vous aimez les e-mails sophistiqués, en particulier si vous souhaitez profiter de chaque cloche et sifflet qu'Outlook peut ajouter à votre message, procédez comme suit :

1. Dans le module Courrier, cliquez sur le bouton Nouvel e-mail sur le ruban (ou appuyez sur Ctrl+N).

Le formulaire Nouveau message s'ouvre, comme illustré.

Le formulaire Nouveau message.

2. Cliquez sur la zone de texte À et saisissez les adresses e-mail de la personne à qui vous envoyez votre message.

Si vous envoyez des messages à plusieurs personnes, séparez leurs adresses par des virgules ou des points-virgules.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton À lui-même, rechercher les noms des personnes à qui vous envoyez le message dans votre Carnet d'adresses, double-cliquer sur leurs noms pour les ajouter à la zone de texte À, puis cliquer sur le bouton OK.

3. Cliquez sur la zone de texte Cc et saisissez les adresses e-mail de la personne à qui vous souhaitez envoyer une copie de votre message.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Cc pour ajouter des personnes à partir du carnet d'adresses.

4. Cliquez sur le bouton Vérifier les noms sur le ruban du formulaire Nouveau message (ou appuyez sur Ctrl+K).

Si vous n'avez pas mémorisé l'adresse e-mail exacte de toutes les personnes que vous connaissez (halètement !), la fonction Vérifier les noms vous permet de saisir une partie d'une adresse, puis de rechercher l'adresse exacte dans votre carnet d'adresses afin que vous n'ayez pas à le faire. être dérangé. Vérifiez ce que Check Names entre ; parfois, il entre automatiquement une adresse similaire de votre carnet d'adresses au lieu de celle que vous vouliez, ce qui peut donner des résultats embarrassants si vous ne le réalisez pas et envoyez le message à quelqu'un pour qui il serait inapproprié, comme une note romantique conçue pour votre compagnon va à votre patron.

5. Saisissez l'objet du message dans la zone de texte Objet.

Vous devez garder votre ligne d'objet brève. Une ligne d'objet percutante et pertinente donne envie à quelqu'un de lire votre message ; une ligne d'objet longue ou étrange ne le fait pas.

Si vous oubliez d'ajouter un objet et essayez d'envoyer un message, Outlook ouvre une fenêtre qui vous demande si vous vouliez vraiment envoyer le message sans objet. Cliquez sur le bouton Ne pas envoyer pour revenir au message et ajouter un objet. Si vous souhaitez envoyer votre message sans objet, cliquez simplement sur le bouton Envoyer quand même (mais pas avant d'avoir écrit votre message).

6. Tapez le texte de votre message dans la zone Message.

Si vous utilisez Microsoft Word comme traitement de texte, vous connaissez probablement la mise en forme, les graphiques, les tableaux et toutes les astuces disponibles dans Word pour rendre votre courrier électronique plus attrayant. Ces mêmes astuces sont disponibles dans Outlook en utilisant les outils en haut du formulaire de message sous l'onglet Format du texte.

Il peut arriver que vous n'ayez pas besoin de mettre quoi que ce soit dans la zone de texte Message, par exemple lorsque vous transférez un message ou envoyez une pièce jointe. Si tel est le cas, ignorez simplement ceci et passez à l'étape suivante.

Faites attention à la façon dont vous formatez les e-mails à envoyer aux personnes sur Internet. Tous les systèmes de messagerie ne peuvent pas gérer les graphiques ou le texte formaté, tels que les caractères gras ou italiques, de sorte que le chef-d'œuvre de l'art de la correspondance que vous envoyez à votre client peut arriver sous forme de charabia. De plus, de nombreuses personnes lisent les e-mails sur leur téléphone portable, ce qui peut faire des choses étranges sur le texte que vous envoyez. Si vous ne savez pas avec certitude comment votre destinataire reçoit votre e-mail, allez-y léger sur les graphiques. Lorsque vous envoyez des e-mails à vos collègues dans le même bureau ou si vous êtes sûr que la personne à qui vous envoyez a également Outlook, la mise en forme et les graphiques devraient être corrects.

7. Sélectionnez l'onglet Révision et cliquez sur le bouton Orthographe et grammaire en haut de l'écran du message (ou appuyez sur F7).

Outlook exécute une vérification orthographique pour s'assurer que votre message vous donne l'air aussi intelligent que vous l'êtes réellement.

8. Cliquez sur le bouton Envoyer (ou appuyez sur Ctrl+Entrée ou Alt+S).

Outlook déplace votre courrier vers la boîte d'envoi. Si votre ordinateur est en ligne, Outlook envoie immédiatement tous les messages de la boîte d'envoi. Si Outlook est configuré pour ne pas envoyer immédiatement de messages (comme cela peut être le cas dans certains bureaux), vous pouvez appuyer sur F9 (ou sélectionner l'onglet Envoyer/Recevoir sur le ruban et cliquer sur le bouton Envoyer/Recevoir tous les dossiers) pour envoyer des messages électroniques qui sont mis en file d'attente dans la boîte d'envoi. Si vous avez composé des messages alors que votre ordinateur était hors ligne, vous pouvez appuyer sur F9 pour envoyer vos messages lorsqu'il sera à nouveau connecté à Internet. Lorsqu'un message est envoyé, il est automatiquement placé dans le dossier Éléments envoyés.

Une autre façon de dire à Outlook d'envoyer des messages à partir de la boîte d'envoi consiste à cliquer sur le petit bouton qui ressemble à deux enveloppes superposées situées dans la barre d'outils d'accès rapide dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Outlook, visible depuis n'importe quel module d'Outlook. Si vous passez le pointeur de la souris sur ce bouton, une info-bulle apparaît, vous indiquant qu'il s'agit du bouton Envoyer/Recevoir tous les dossiers. Chaque fois que vous envoyez des messages en cliquant sur le bouton Envoyer dans un message, en cliquant sur le bouton Envoyer/Recevoir tous les dossiers ou en appuyant sur F9, vous dites également à Outlook de récupérer tous les messages entrants, alors ne soyez pas surpris si vous en recevez messages chaque fois que vous demandez à Outlook d'envoyer des messages.

Comment définir les priorités des messages électroniques dans Outlook 2019

Some messages are more important than others. The momentous report you’re sending to your boss demands the kind of attention that wouldn’t be appropriate for the wisecrack you send to your friend in the sales department. Setting the importance level to High tells the recipient that your message requires some serious attention.

You can choose from three importance levels:

• Low
• Normal
• High

To set the priority for a message, follow these steps:

1. While typing a message in the Mail module, select the Message tab on the Ribbon and click the Properties button in the lower-right corner of the Tags group.

The Properties dialog box opens, as shown. This dialog box enables you to define a number of optional qualities about your message.

Use the Properties dialog box to set the priority for your message.

2. Click the triangle beside the Importance box.

Un menu de choix se déroule.

3. Choisissez Bas, Normal ou Haut.

Habituellement, Importance est défini sur Normal, vous n'avez donc rien à faire.

4. Cliquez sur le bouton Fermer (ou appuyez sur Échap) pour fermer la boîte de dialogue Propriétés.

Un moyen encore plus rapide de définir la priorité d'un message consiste à utiliser les boutons de l'onglet Message du ruban, dans le groupe Balises. Le bouton Importance élevée (avec le point d'exclamation rouge) marque votre message comme étant d'importance élevée. Le bouton de faible importance (avec la flèche bleue pointant vers le bas) marque votre message comme un message de faible importance.

Vous pourriez vous demander pourquoi quelqu'un marquerait un message de faible importance. Après tout, si c'est si peu important, pourquoi envoyer le message en premier lieu ? Apparemment, certains patrons aiment que leurs employés envoient des rapports de routine avec un marquage d'importance faible afin que les patrons sachent lire ce genre de choses après tous ces nouveaux messages électroniques passionnants qu'ils lisent tous les jours. Vous pouvez également attribuer une importance aux messages reçus dans votre boîte de réception pour vous dire quels messages peuvent être traités plus tard, le cas échéant.

Comment définir la sensibilité des messages électroniques dans Outlook

Vous voudrez peut-être que votre message soit vu par une seule personne, ou vous voudrez peut-être empêcher que votre message ne soit modifié par quiconque après l'avoir envoyé. Les paramètres de sensibilité vous permettent de restreindre ce que quelqu'un d'autre peut faire à votre message après l'avoir envoyé, et ils vous permettent de définir qui cette autre personne peut être.

Pour définir la sensibilité d'un message, ouvrez la boîte de dialogue Propriétés d'un message. Cliquez sur la flèche de la zone de liste à côté du mot Sensibilité et sur l'un des niveaux affichés, comme décrit brièvement.

La plupart des messages que vous envoyez auront une sensibilité normale, c'est donc ce qu'utilise Outlook si vous ne dites pas le contraire. Les paramètres Personnel, Privé et Confidentiel informent uniquement les personnes recevant le message qu'elles peuvent souhaiter gérer le message différemment d'un message normal. (Certaines organisations ont même des règles spéciales pour traiter les messages confidentiels.) Pour ce que ça vaut, j'utilise Outlook depuis plus de 20 ans et je n'ai jamais modifié le paramètre de sensibilité d'un message dans le cadre de mes activités normales.

La sensibilité ne veut rien dire, en pratique. Définir la sensibilité d'un message sur Privé ou Confidentiel ne le rend pas plus privé ou confidentiel que tout autre message ; il informe simplement le destinataire que le message contient des informations particulièrement sensibles. De nombreuses entreprises sont très prudentes quant au type d'informations pouvant être envoyées par courrier électronique à l'extérieur de l'entreprise. Si vous utilisez Outlook au travail, vérifiez auprès de vos administrateurs système avant de supposer que les informations que vous envoyez par courrier électronique sont sécurisées.

La commande Autorisation apparaît dans l'onglet Options du ruban lors de la rédaction d'un message. Contrairement à la sensibilité, la permission a en fait le potentiel d'empêcher certaines choses d'arriver à votre message, comme par exemple demander à quelqu'un de transmettre votre message à toutes les personnes que vous connaissez. (Comme c'est embarrassant.) Cependant, vous et votre destinataire devez être configurés sur un système de messagerie compatible avec ce qu'on appelle un service de gestion des droits relatifs à l'information pour que cela fonctionne. Vous ne pouvez pas non plus être sûr que cela fonctionnera avec tous les services de messagerie ; certains des sites Web comme Hotmail ou Yahoo! Mail peut ne pas le prendre en charge. En savoir plus sur la gestion des droits relatifs à l'information.