Comment créer des tâches récapitulatives et des sous-tâches dans Project 2016

Lorsque vous examinez une structure de répartition du travail de projet dans Project 2016, également appelée WBS, ou une liste de tâches de projet, telle que celle illustrée dans la figure suivante, vous constatez qu'elle organise les tâches en niveaux. Les niveaux supérieurs proviennent de la WBS. Le niveau inférieur comprend les tâches qui ont été décomposées à partir de la WBS.

Une tâche qui a d'autres tâches en retrait en dessous dans cette structure hiérarchique est une tâche récapitulative ou une tâche parent. Les tâches en retrait sous la tâche récapitulative sont des sous - tâches ou des tâches enfants. Les tâches récapitulatives sont indiquées en gras dans l'aperçu du projet.

Vous pouvez savoir quand une tâche récapitulative a une famille de sous-tâches accrochées à ses jupes : Lorsqu'une sous-tâche est masquée, un petit triangle clair s'affiche à gauche de la tâche récapitulative. Lorsque vous cliquez sur le triangle avec la pointe du pointeur, la tâche se développe pour afficher tout son clan de sous-tâches, et la tâche récapitulative ajoute un triangle noir à sa gauche.

Aperçu du projet, montrant les tâches récapitulatives et les sous-tâches.

Dans la figure, vous pouvez voir que les tâches récapitulatives de la base de données et de l'interface utilisateur ont des sous-tâches cachées. Les tâches récapitulatives Paiement et Confirmation affichent toutes leurs sous-tâches.

Toutes les informations sur une famille de tâches sont regroupées dans sa tâche récapitulative de plus haut niveau. Par conséquent, toute tâche avec des sous-tâches n'a pas d'informations sur le temps ou le coût : elle rassemble sa durée totale et son coût à partir de la somme de ses parties.

Cette fonctionnalité de cumul est cumulative : la tâche de niveau le plus bas se cumule jusqu'à son parent, qui peut se cumuler dans une autre tâche récapitulative, qui se cumule (par exemple) dans une tâche récapitulative de projet. Toute tâche avec des tâches en dessous obtient sa durée et ses informations de coût à partir d'un cumul de ses sous-tâches, peu importe à quel point elle est imbriquée dans la hiérarchie.

La structure des familles dans un plan est également utile lorsque vous devez réorganiser un plan : lorsque vous déplacez une tâche récapitulative, toutes ses sous-tâches se succèdent, qu'elles soient ou non développées !

Si une tâche récapitulative est planifiée manuellement, la fonctionnalité de cumul ne fonctionne pas et Project affiche des avertissements vous l'indiquant. La barre du Gantt de la tâche récapitulative comporte une barre d'avertissement rouge qui vous indique la durée calculée des sous-tâches lorsqu'elles ne correspondent pas à la durée de la tâche récapitulative. L'entrée du champ Fin de la tâche récapitulative comporte également un soulignement rouge ondulé pour indiquer un problème de planification potentiel.

Pour faire face à cette situation, vous pouvez modifier la tâche récapitulative pour utiliser la planification automatique, auquel cas elle calcule correctement les données de cumul. Si vous souhaitez que la tâche récapitulative continue d'être planifiée manuellement, vous pouvez modifier sa date de fin ou utiliser l'inspecteur de tâches pour corriger la planification de la tâche récapitulative.

Combien de niveaux pouvez-vous atteindre dans le WBS ?

Vous n'avez aucune limite pratique sur le nombre de niveaux de tâches que vous pouvez créer dans un plan. Project vous permet de mettre en retrait plus de niveaux de détail que nécessaire pour tous les plannings, sauf les plus complexes.

N'oubliez pas, cependant : à un moment donné, vous devez gérer l'attribution du temps et des ressources à chacune de ces tâches, puis suivre leur progression. Trop de détails peuvent rendre votre plan de projet difficile à gérer. Par exemple, si votre projet dure quelques mois, vous ne voulez pas suivre à un niveau où les activités ne durent que quelques heures. Les meilleures pratiques suggèrent que vous définissiez toujours votre emploi du temps au niveau auquel vous souhaitez gérer votre équipe - généralement, des jours ou des semaines ouvrables (ouvrables).

Pour les projets plus longs, vous pouvez planifier en utilisant la planification par vagues progressives , une méthode d'élaboration progressive de la quantité de détails pour le travail à court terme et de maintenir à un niveau supérieur tout travail plus avancé. Par exemple, si vous avez un projet de deux ans, vous pouvez avoir les trois premiers mois planifiés en détail, les trois mois suivants à un niveau supérieur et le reste du calendrier du projet affichant uniquement les jalons et les principaux livrables. Au fur et à mesure que vous progressez dans le projet, vous commencez à ajouter plus de détails pendant six mois et au-delà. Une bonne règle de base est de conserver une bonne quantité de détails pendant 90 jours.

La planification des vagues déferlantes n'est pas une excuse pour ajouter de la portée ; ce n'est que l'élaboration de la portée existante.

La tâche récapitulative du projet

Tout comme un navire n'a qu'un seul capitaine, une seule tâche résume toutes les autres tâches d'un projet. Affichez la tâche récapitulative du projet, qui représente le niveau d'informations le plus élevé (le moins détaillé) et est souvent simplement le titre du projet, tel que Déploiement d'un nouveau produit. Lorsque vous indiquez à Project d'afficher la tâche récapitulative du projet, chaque tâche du projet en fait partie dans le plan, comme illustré ici.

La tâche récapitulative du projet.

Au fur et à mesure que vous créez votre projet, vous pouvez facilement créer vous-même une tâche récapitulative du projet (mettre en retrait d'autres tâches en dessous) ou utiliser une fonctionnalité de projet pour en générer une automatiquement à tout moment, même après avoir créé toutes les phases de votre projet. Pour que Project affiche automatiquement une tâche récapitulative du projet, procédez comme suit :

Dans la vue Diagramme de Gantt, sélectionnez l'onglet contextuel Format des outils de diagramme de Gantt.

Dans le groupe Afficher/Masquer, cochez la case Tâche récapitulative du projet.

Comme vous pouvez le voir, la tâche 0, Course/marche 10 km du Centre des jeunes, est la tâche récapitulative du projet. Notez que la barre de la tâche récapitulative du projet sur le graphique est grise et que les barres des autres tâches récapitulatives sont noires.

Lorsque vous y réfléchissez, un titre de niveau supérieur dans un plan est la somme de ses parties : Le titre reflète le sujet global pour tous les éléments en dessous. La tâche récapitulative du projet fait avancer ce concept un peu plus loin : cette tâche regroupe toutes les données réelles d'autres tâches dans un seul élément de ligne. Ainsi, la durée de la tâche récapitulative du projet reflète la durée de l'ensemble du projet. D'un point de vue monétaire, le coût total de la tâche récapitulative du projet reflète les coûts totaux de l'ensemble du projet. Des chiffres comme ceux-ci peuvent être pratiques à avoir à portée de main - et c'est l'une des valeurs d'une tâche récapitulative.

Si vous n'êtes pas sûr de la durée de votre tâche récapitulative, n'oubliez pas que la durée de la tâche récapitulative est la différence entre la date de début de la tâche la plus ancienne et la date de fin de la tâche la plus récente. Cependant, les jours chômés ne sont pas comptés dans la durée de la tâche récapitulative. La durée de la tâche récapitulative est donc égale au nombre de jours de travail au cours des sous-tâches, et non au nombre de jours calendaires entre le début de la première tâche et la fin de la dernière.

Tout le monde n'utilise pas les tâches récapitulatives du projet. Vous pouvez simplement créer, au plus haut niveau de votre plan, des tâches qui représentent les principaux livrables ou phases du projet - avec des sous-phases et des sous-tâches en dessous - et ne pas créer une tâche qui est plus élevée dans l'ordre que toutes les autres. Cependant, avoir une tâche récapitulative de projet présente certains avantages :

• Vous pouvez rapidement afficher les totaux du projet en un coup d'œil dans les colonnes de données de la vue Diagramme de Gantt et d'autres vues.
• Vous pouvez placer un lien vers votre tâche récapitulative de projet dans un autre projet afin que toutes les données d'un projet soient reflétées dans un autre. Par exemple, si vous créez cinq calendriers pour les lancements de nouveaux produits dans votre entreprise, vous pouvez facilement créer un calendrier principal pour tous les lancements de produits de l'entreprise en établissant un lien avec les tâches récapitulatives du projet dans chacun des projets.