Comment créer un formulaire dans Word 2016

Un formulaire dans Word 2016 est un moyen de solliciter et d'enregistrer des informations. Vous pouvez utiliser des formulaires comme celui illustré pour saisir les données plus rapidement et réduire les erreurs de saisie. Au lieu de saisir toutes les informations à la main, vous ou un commis à la saisie de données pouvez choisir des entrées dans des listes déroulantes, des listes déroulantes et des sélecteurs de dates.

Vous gagnez du temps car vous n'avez pas à saisir toutes les informations à la main, et les informations que vous saisissez sont plus susceptibles d'être exactes car vous les choisissez dans des listes prescrites au lieu de les saisir vous-même.

Un formulaire de saisie de données.

Pour créer un formulaire comme celui illustré, commencez par créer un modèle pour votre formulaire et placez des contrôles de saisie de données - les zones de liste déroulante, les listes déroulantes et les sélecteurs de date - dans le formulaire. Pour remplir un formulaire, vous créez un document à partir du modèle de formulaire et vous y accédez. Ces pages expliquent comment créer un formulaire et utiliser des formulaires pour enregistrer des informations.

Création d'un formulaire informatisé

La première étape de la création d'un formulaire de saisie de données consiste à créer un modèle pour contenir le formulaire. Après cela, vous concevez le formulaire lui-même en étiquetant les champs de données et en créant les contrôles de saisie de données. Mieux vaut continuer à lire.

Création d'un modèle pour contenir le formulaire

Suivez ces étapes pour créer un nouveau modèle :

Appuyez sur Ctrl+N pour créer un nouveau document.

Dans l'onglet Fichier, choisissez Enregistrer sous.

Vous voyez la fenêtre Enregistrer sous.

Cliquez sur le bouton Parcourir.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre.

Ouvrez le menu Enregistrer sous et choisissez Modèle Word.

Saisissez un nom descriptif pour votre modèle et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Word stocke votre modèle dans le dossier Emplacement des modèles personnels par défaut.

Création du formulaire et des champs de saisie

Votre prochaine tâche consiste à créer le formulaire et les contrôles de saisie de données pour votre modèle. Entrez les étiquettes sur le formulaire où vous entrerez les informations. Le formulaire présenté précédemment, par exemple, comporte cinq libellés : Nom, Téléphone, Frais payés ?, Association et Date. Après avoir saisi les libellés, procédez comme suit pour créer les contrôles de saisie de données :

Affichez l'onglet Développeur, si nécessaire.

Si cet onglet ne s'affiche pas, accédez à l'onglet Fichier, choisissez Options, et dans la catégorie Personnaliser le ruban de la boîte de dialogue Options Word, cochez la case Développeur et cliquez sur OK.

Cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer un contrôle, puis créez le contrôle en cliquant sur un bouton Contrôles suivi du bouton Propriétés de l'onglet Développeur.

Voici les instructions pour créer trois types de contrôles :

• Liste déroulante : une liste déroulante est un menu qui « s'abaisse » lorsque vous l'ouvrez pour révéler différents choix d'options. Cliquez sur le bouton Contrôle du contenu de la liste déroulante, puis sur le bouton Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés de contrôle du contenu s'affiche, comme illustré ici. Pour chaque option que vous souhaitez placer dans la liste déroulante, cliquez sur le bouton Ajouter et dans la boîte de dialogue Ajouter un choix, saisissez le nom de l'option dans la zone de texte Nom d'affichage et cliquez sur OK.

  

  Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer des options pour un menu déroulant ou une zone de liste déroulante.

• Zone de liste déroulante : comme une liste déroulante, une zone de liste déroulante « s'abaisse » pour révéler les choix. Cependant, en plus de choisir une option dans la liste déroulante, les commis à la saisie des données peuvent saisir des informations dans la boîte. Cliquez sur le bouton Contrôle du contenu de la zone de liste déroulante, puis sur le bouton Propriétés. Dans la boîte de dialogue Propriétés de contrôle du contenu, saisissez les noms d'option de la même manière que vous les saisissez dans une liste déroulante.

• Sélecteur de date : Un sélecteur de date est un mini-calendrier à partir duquel les commis à la saisie de données peuvent saisir une date. Cliquez sur le bouton Contrôle du contenu du sélecteur de date, puis sur le bouton Propriétés. Dans la boîte de dialogue Propriétés de contrôle du contenu, choisissez un format d'affichage pour les dates et cliquez sur OK.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre modèle.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser votre nouveau formulaire pour saisir des données.

Saisie des données dans le formulaire

Maintenant que vous avez le modèle, vous ou quelqu'un d'autre pouvez saisir les données proprement dans des formulaires faciles à lire :

Dans l'onglet Fichier, choisissez Nouveau.

Vous voyez la nouvelle fenêtre.

Cliquez sur l'onglet Personnel.

Cet onglet répertorie les modèles stockés sur votre ordinateur.

Double-cliquez sur le nom du modèle que vous avez créé pour saisir des données dans votre formulaire.

Le formulaire apparaît.

Saisissez les informations dans les champs de saisie.

Appuyez sur la flèche vers le haut ou vers le bas, ou appuyez sur Tab et Maj+Tab pour passer d'un champ à l'autre. Vous pouvez également cliquer sur les champs de saisie pour y déplacer le curseur.

Lorsque vous avez terminé, imprimez le document ou enregistrez-le.