Comment créer un index dans Word 2013

Créer un index serait un peu intimidant sans outils pour vous aider. Avec les outils d'indexation de Word 2013, vous devez marquer les mots importants à inclure dans votre index, mais Word peut classer les entrées par ordre alphabétique pour vous et garder une trace des numéros de page sur lesquels ces mots apparaissent.

En d'autres termes, la création d'un index est un processus en deux étapes :

Marquez les entrées d'index dans le document.

Compilez l'index.

Lors du marquage des entrées, chaque entrée peut être de l'un des trois types suivants :

• Une entrée principale apparaît par ordre alphabétique dans l'index. Ce sont les mots importants que vos lecteurs pourraient rechercher.

• Une sous- entrée apparaît subordonnée à une entrée principale. Les sous-entrées sont appropriées lorsqu'un terme n'a de sens que dans le contexte d'un terme principal. Par exemple, si l'entrée principale est Guerre civile , vous pouvez avoir une sous-entrée Impact économique .

• Une référence croisée est une référence à une entrée principale. Une référence croisée est utile lorsqu'un terme est l'abréviation d'un autre. Par exemple, l'entrée principale peut être États-Unis d'Amérique et la référence croisée peut être USA .

• Les références croisées sont également utiles lorsqu'un certain mot qu'un utilisateur est susceptible de rechercher n'est pas le même mot que celui utilisé pour ce sujet dans le livre. Par exemple, supposons que vous écriviez sur la fonctionnalité Rechercher dans Word ; vous pouvez lister Search comme référence croisée à Find, au cas où le lecteur ne connaîtrait pas le nom officiel de la fonctionnalité.

Comment marquer les entrées d'index

Pour marquer les entrées d'un index, vous utilisez l'outil Marquer l'entrée dans l'onglet Références. Lorsque vous marquez une entrée d'index, Word place un code masqué dans le document immédiatement après le mot ou l'expression.

Le marquage des entrées d'index peut être une tâche fastidieuse. Bien que l'outil Marquer l'entrée dispose d'une option Marquer tout, qui marque toutes les instances d'un mot à la fois, l'option Marquer tout a tendance à sur-marquer. Cela signifie que votre index inclura les utilisations accidentelles d'un mot plutôt que seulement les utilisations importantes, et rendra ainsi votre index moins utile pour vos lecteurs.

Pour générer un index qui ne cite que les utilisations significatives de vos termes indexés, marquez chaque entrée d'index individuellement. Évitez l'option Marquer tout sauf dans des cas particuliers où le marquage de chaque instance d'un terme est souhaité.

Les index de qualité professionnelle sont notés par des indexeurs professionnels, et un document volumineux, tel qu'un livre, peut prendre plusieurs jours à marquer.

Dans le premier paragraphe de votre document, sélectionnez un texte d'entrée principal, dans cet exemple Première Guerre mondiale , puis choisissez Références→Marquer l'entrée.

La boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index s'ouvre.

Cliquez sur le bouton Marquer tout.

Un code d'entrée d'index est inséré dans le document. Word affiche les caractères masqués s'ils ne sont pas déjà affichés afin que le code d'index soit visible. Tous les autres cas de la Première Guerre mondiale sont également marqués. La boîte de dialogue reste ouverte.

Vous pouvez marquer les instances individuellement ou toutes les marquer en même temps, selon que vous souhaitez ou non que chaque instance soit indexée. Entre les entrées, vous pouvez fermer la boîte de dialogue ou la laisser ouverte. Si vous le fermez puis sélectionnez du texte, le texte sélectionné apparaît automatiquement dans la zone de texte Entrée principale.

Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue, puis utilisez le même processus qu'aux étapes 1 et 2 pour marquer toutes les instances d'autres entrées principales, telles que Royal Australian Air Force , pour cet exemple.

Mark All doit être utilisé avec parcimonie en raison des problèmes évoqués précédemment, mais Mark All est approprié dans les cas où le lecteur peut être intéressé à trouver chaque mention d'un terme.

Laissez la boîte de dialogue ouverte lorsque vous avez terminé.

Dans le premier paragraphe, sélectionnez un texte d'entrée principal, tel que RAAF. Ensuite, dans la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index, remplacez le texte de la zone Entrée principale par RAAF.

Sélectionnez l'option Référence croisée, puis cliquez après Voir et tapez Royal Australian Air Force, pour cet exemple.

Cliquez sur le bouton Marquer. Fermez ensuite la boîte de dialogue.

Enregistrez le document et fermez-le.

Comment générer un index

Une fois que le document a été entièrement balisé pour l'indexation, vous pouvez générer l'index. Par rapport au marquage, la génération de l'index est simple et rapide, ne nécessitant que quelques étapes.

Ouvrez votre document bio indexé.

Déplacez le point d'insertion à la fin du document, appuyez sur Ctrl+Entrée pour commencer une nouvelle page et choisissez Références→Insérer un index.

La boîte de dialogue Index s'ouvre.

Dans la liste déroulante Formats, choisissez Classique, puis cliquez sur OK.

L'index apparaît dans le document.

Si des caractères non imprimables apparaissent, choisissez Accueil→Afficher/Masquer pour masquer tous les codes d'index et autres caractères non imprimables.

Enregistrez et fermez le document.