Comment filtrer les données dans Access 2016

Parfois, vous devez voir un groupe d'enregistrements partageant une valeur commune dans un champ dans Access. Peut-être qu'ils énumèrent tous une ville particulière, un certain titre de poste, ou ce sont tous des produits qui ont le même coût. Toujours prêt à aider, Access inclut un outil spécial à cet effet : la commande Filtre.

Le filtre utilise vos critères et affiche tous les enregistrements correspondants, créant une mini-table des seuls enregistrements qui répondent à vos exigences. C'est comme une requête instantanée sans tout le travail et la planification. Bien sûr, ce n'est pas aussi flexible ou puissant qu'une requête, mais c'est tout ce dont vous avez besoin lorsque vous recherchez une réponse assez simple.

L'outil Filtre apparaît dans la section Trier et filtrer de l'onglet Accueil du ruban et vous avez les choix suivants pour un filtre simple :

• Filtre

• Sélection

• Filtrer avancé par formulaire

• Filtrer/Trier Avancé

• Basculer le filtre

Chaque type de filtre remplit la même fonction de base, mais d'une manière légèrement différente. L'option Filtre/tri avancé, trouvée en cliquant sur le bouton Avancé, ouvre une fenêtre qui vous permet de créer une requête - en sélectionnant des tables et des champs à filtrer, en définissant des critères pour le filtre à utiliser pendant qu'il recherche des enregistrements spécifiques, ce genre de chose.

Les filtres fonctionnent dans les tables, les formulaires et les requêtes. Bien que vous puissiez appliquer un filtre à un rapport, le filtrage des rapports peut être une tâche ardue. Bien sûr, ce que vous lisez ici peut être appliqué à ce processus, si vous voulez l'essayer par vous-même. Et ce que vous apprenez à appliquer à une table peut également être appliqué lorsque vous travaillez avec des requêtes et des formulaires.

Filtrage par le contenu d'un champ

La commande principale Filtre vous permet de filtrer vos enregistrements afin de n'afficher que les enregistrements qui répondent à des critères spécifiques. Supposons, par exemple, que vous vouliez voir tous les enregistrements des personnes vivant dans une ville particulière. Voici comment procéder :

Dans votre table d'intérêt, cliquez sur le petit triangle sur le nom du champ pour le champ que vous souhaitez filtrer (Ville dans ce cas).

Access affiche un menu contextuel.

Ne faites pas un clic droit sur l'en-tête en haut de la colonne (où il est écrit Ville). Un clic droit là-bas affiche un menu contextuel différent rempli de choses merveilleuses que vous pouvez faire sur cette colonne de votre tableau.

Filtrage d'un seul champ en fonction des entrées de ce champ.

Si vous souhaitez omettre certaines entrées de votre filtre, supprimez leurs coches dans le menu contextuel.

Tu peux soit

• Supprimez les coches des entrées individuelles.

  ou

• Décochez la case Sélectionner tout pour décocher tous les éléments.

Décochez tout pour pouvoir facilement vérifier uniquement les entrées dont vous souhaitez voir les enregistrements correspondants. Avec toutes les entrées cochées, vous voyez tous les enregistrements.

Placez des coches à côté des entrées que vous souhaitez utiliser dans la construction de votre filtre pour le champ.

Access recherche le champ sélectionné et affiche uniquement les enregistrements qui répondent à vos critères de filtre.

Cliquez sur OK.

Tous les enregistrements répondant aux critères définis (en raison des éléments que vous avez cochés) sont affichés. Il peut s'agir de plusieurs enregistrements, de nombreux enregistrements ou d'un seul.

Pour revenir en arrière et voir tous les enregistrements originaux (non filtrés), vous pouvez soit

• Cliquez sur le bouton Basculer le filtre dans la section Trier et filtrer du ruban pour supprimer le dernier filtre appliqué.

  ou

• Cliquez à nouveau sur le petit triangle du nom du champ et choisissez Effacer le filtre du nom du champ.

  Si vous ne vous souvenez pas des champs que vous avez filtrés, vous pouvez les indiquer par le petit symbole d'entonnoir qui apparaît à côté du nom du champ en mode Feuille de données.

La table entière, pleine d'enregistrements, revient à la vue.

Filtrer par sélection

La commande Sélection est la plus simple des commandes Trier et Filtrer à utiliser. Il suppose que vous avez trouvé un enregistrement qui correspond à vos critères. Utiliser le filtre de sélection, c'est un peu comme saisir quelqu'un dans une foule et crier : « D'accord, tous ceux qui sont comme ce type ici, alignez-vous là-bas. »

Par exemple, imaginez que vous vouliez trouver tous les bénévoles qui vivent à Landisville. Vous pouvez utiliser le filtre de sélection de cette manière :

Cliquez sur le champ contenant les informations que vous souhaitez faire correspondre.

Dans ce cas, il s'agit du champ Ville.

Faites défiler la liste jusqu'à ce que vous trouviez l'entrée de champ qui servira d'exemple approprié pour votre filtre.

Cliquez pour sélectionner la valeur que vous recherchez, cliquez avec le bouton droit sur la cellule contenant la sélection, puis choisissez Égal à tout . (Dans ce cas, ce serait Equals Landisville.) Vous pouvez également sélectionner la cellule, puis cliquer sur le bouton Sélection de l'onglet Accueil (dans la section Trier et filtrer) pour accéder à la même liste de choix.

Access affiche immédiatement un tableau contenant uniquement les enregistrements correspondant à votre sélection.

Access affiche uniquement les enregistrements correspondant au critère Filtrer par sélection.

Cliquez sur le bouton Basculer le filtre dans la barre d'outils après avoir fini d'utiliser le filtre.

Votre tableau ou formulaire revient à son affichage normal.

At this stage of the game, you may want to save a list of everything that matches your filter. Unfortunately, the Filter’s simplicity and ease of use now come back to haunt you. To permanently record your filtered search, you have to create a query.

You can also use the Filter menu that shows sorting options and the list of checked field values. When you display the pop-up menu, unclick Select All and then check the value you want to look for. Then choose Text Filters from that same pop-up menu. The same list of options (Equals, Does Not Equal, Begins With, and so on) appears as a fly-out menu, and you can make your choice there.

Filter by Form

You can tighten a search by using additional filters to weed out undesirable matches, but that takes a ton of extra effort. For an easier way to isolate a group of records according to the values in more than one field, try Filter by Form.

Filter by Form uses more than one criterion to sift through records. In some ways, it’s like a simple query. It’s so similar to a query that you can even save your Filter by Form criteria as a full-fledged query!

Suppose, for example, that you need a list of all the employees at your company who work in a certain department and have a particular title. You can perform two Selection filters (on the Department and Job Title fields, using the employee database as an example) and write down the results of each to get your list, or you can do just one search with Filter by Form and see all the records that meet your criteria (based on their entries in multiple tables) in a single step.

To use Filter by Form, follow these steps:

On the Ribbon’s Home tab, click the Advanced button in the Sort & Filter section.

A menu appears.

Choose Filter by Form from the menu.

The table is replaced by a single row of cells, one under each field header in your table.

Click in the empty cell beneath field name for the first column that you want to filter.

Use the scroll bars to bring the column onscreen if it’s off to the right and can’t be seen.

The down arrow jumps to the column you click.

• Normally, Access shows a down-arrow button next to the first field in the table.

• If you previously used a Filter command with the table, Access puts the down-arrow button in the last field you filtered.

  

  Filter by Form offers a grid and drop-down lists to set criteria for each field.

Click the down arrow to see a list of values that the field contains.

The drop-down list shows all unique values in a field.

In the list of values, click the value that you want to use in this filter.

Par exemple, si vous sélectionnez Landisville dans la liste déroulante du champ Ville, « Landisville » se déplace dans la colonne Ville. Access ajoute les citations automatiquement - un détail de moins dont vous devez vous souvenir !

Pour ajouter une autre option de filtre pour le champ choisi, cliquez sur l'onglet Ou dans le coin inférieur gauche du tableau.

Une nouvelle fenêtre Filtrer par formulaire apparaît, vous permettant d'ajouter une autre condition de recherche. Access propose également un onglet Ou dans le coin inférieur gauche de l'écran.

La commande Filtrer par formulaire aime répondre à des questions simples, telles que « Montrez-moi tous les bénévoles qui vivent à Lancaster ». Il fournit également des réponses à des questions plus complexes telles que « Montrez-moi tous les enregistrements contenant Th dans le champ AvailableDays et qui ont Landisville dans le champ City », et il effectue facilement les deux tâches.

Poser une question plus complexe (telle que « Montrez-moi tous les bénévoles de Lancaster qui aiment la collecte de fonds ») nécessite une requête.

Cliquez sur l'onglet Ou pour définir davantage les critères.

Pour chaque champ supplémentaire que vous souhaitez filtrer, cliquez sur l'onglet Ou et répétez les étapes 3 à 6.

Dans cet exemple, le deuxième champ à filtrer est VolunteerInfo, et Fundraising a été saisi dans la zone du champ.

Lorsque vous avez terminé de saisir tous les critères du filtre, cliquez sur le bouton Basculer le filtre.

Access trouve tous les bénévoles qui aiment collecter des fonds en filtrant deux des champs de la table.

Une dernière réflexion sur le filtre par formulaire :

Bien que vous puissiez avoir de la fantaisie en ajoutant des recherches Ou au contenu de votre cœur, le suivi de votre création devient difficile en un rien de temps. Avant d'aller trop loin , rappelez-vous que les requêtes fonctionnent mieux que les filtres lorsque les questions deviennent complexes.

Lorsque vous avez fini de manipuler votre filtre, cliquez sur le bouton Basculer le filtre. À ce stade, votre table revient à la normale (ou au moins aussi normale que les tables de données ne l'ont jamais été).

Défiltrage dans un formulaire

Que faites-vous lorsque vous saisissez des critères par erreur ? Ou lorsque vous décidez que vous ne voulez vraiment pas inclure Lancaster dans votre filtre juste après avoir cliqué sur Lancaster ? Pas de problème, la commande Clear Grid vient à la rescousse !

Lorsque vous cliquez sur la commande Effacer la grille (qui se trouve dans le menu Avancé de la section Trier et filtrer), Access efface toutes les entrées de la grille Filtrer par formulaire et vous offre un endroit agréable et propre pour recommencer.

Filtrer en excluant la sélection

Le filtre Sélection peut également être utilisé pour exclure certains enregistrements. Cela fonctionne très bien lorsque vous souhaitez masquer brièvement un groupe d'enregistrements qui partagent tous un attribut unique (un état, une ville ou un code postal particulier).

Voici comment faire en sorte que le filtre de sélection exclue les enregistrements pour vous :

Faites défiler le tableau jusqu'à ce que vous trouviez la valeur que vous souhaitez exclure.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ contenant la valeur, puis choisissez Différent de ______ (où le blanc représente la valeur sur laquelle vous avez cliqué avec le bouton droit) dans le menu qui apparaît.

Les enregistrements correspondant à la valeur que vous avez choisie sont écartés afin que vous puissiez vous concentrer sur les enregistrements qui vous intéressent vraiment.

En un clic, Access masque tous les volontaires dont la valeur du champ Statut est Prospective.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélection (dans la section Trier et filtrer de l'onglet Accueil) et choisir N'est pas égal dans le menu qui s'y trouve. Vous remarquerez également les commandes Contient et Ne contient pas. Ceux-ci sont pratiques pour éliminer les enregistrements qui ont quelque chose en commun, comme un mot ou un nombre particulier à l'intérieur. Vous pouvez également combiner des filtres, en excluant non seulement (par exemple) les volontaires potentiels, mais les volontaires potentiels qui vivent dans une certaine ville ou un certain état.