Comment fonctionne Access 2019 et comment vous lutilisez

Lorsque vous examinez toutes les applications de Microsoft Office 2019 - Word, Excel, PowerPoint, Outlook et bien sûr Access - vous verrez certaines fonctionnalités cohérentes dans toute la suite. Access a plusieurs fonctionnalités en commun avec le reste des applications de la suite Microsoft Office. Vous trouverez les mêmes boutons sur plusieurs des onglets et la barre d'outils d'accès rapide apparaît dans toutes les applications.

Si vous savez déjà ouvrir, enregistrer et imprimer dans Word, par exemple, vous êtes probablement prêt à faire les mêmes choses dans Access sans aucune difficulté.

Pour vous assurer que vous êtes totalement prêt pour Access, voici un aperçu des procédures de base qui peuvent vous donner une base solide sur laquelle construire.

Comment ouvrir Access

L'accès s'ouvre de plusieurs manières. Alors, comme un restaurant avec un menu très complet, certains vont adorer tous les choix, et d'autres diront : « Je ne peux pas décider ! Il y a trop d'options parmi lesquelles choisir !

Maintenant, vous rencontrerez des situations dans lesquelles l'un des moyens est de toute évidence le meilleur choix – haut la main, et celui-ci sera la voie à suivre. Mais que faire si vous n'en avez jamais entendu parler ? Vous allez essayer de trouver mon numéro de téléphone (je ne suis pas répertorié - ha!) Alors pour vous familiariser avec tous vos choix (afin d'être prêt à faire face à toutes les situations), voici toutes les manières d'ouvrir Access :

• Les utilisateurs de Windows 8.1 peuvent utiliser plusieurs méthodes pour démarrer une application : cliquez sur le coin inférieur gauche de l'écran pour afficher l'icône Démarrer, appuyez sur la touche Windows du clavier ou, si vous avez un écran tactile, appuyez sur le bouton Démarrer. Une fois que l'écran de démarrage apparaît, appuyez sur la vignette de l'application Accès.

Si vous avez récemment utilisé Access, vous le verrez dans la liste sur le côté gauche du menu Démarrer. Choisissez simplement Démarrer → Microsoft Access 2019, et Access s'ouvre.

• Double-cliquez sur n'importe quel fichier de base de données Access existant sur votre bureau ou dans un dossier (comme indiqué). L'accès s'ouvre automatiquement.

Double-cliquez sur un fichier de base de données Access et Access s'ouvre tout de suite.

Bonne nouvelle : Access 2019 ouvrira les fichiers de base de données que vous avez créés avec les versions précédentes d'Access et devrait prendre en charge toutes les fonctionnalités utilisées dans ces fichiers de base de données. Toutes vos tables doivent s'ouvrir correctement et les rapports, formulaires et requêtes doivent également fonctionner correctement.

• Si une personne utile a ajouté Access à la barre d'outils de lancement rapide (dans la barre des tâches), vous pouvez cliquer sur l'icône Access 2019 (elle ressemble à un A sur la couverture d'un livre), et c'est parti. L'accès s'ouvre pour vous sur-le-champ.

Comment sélectionner un point de départ dans Access

Ainsi, Access est ouvert et (en supposant que vous l'ayez ouvert à partir du menu Démarrer ou de la partie Lancement rapide de la barre des tâches), vous regardez l'interface Access. Vous pouvez voir des fonctionnalités dont les finalités vous échappent ou que vous ne savez pas encore utiliser.

Examinez les façons dont Access vous propose de démarrer avec votre base de données, qu'il s'agisse d'une base de données existante qui a besoin de travail ou d'une nouvelle que vous avez tous planifiée et prête à utiliser.

Ouvrir une base de données existante

Eh bien, c'est le plus facile. Si une base de données existe déjà, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'onglet Fichier (en haut à gauche de l'espace de travail) et en choisissant Ouvrir dans la liste de commandes qui apparaît. Comme illustré ici, un panneau s'ouvre, affichant les types de fichiers que vous pouvez ouvrir (juste à droite du long panneau rouge Fichier) et les bases de données que vous avez utilisées le plus récemment. Cliquez sur le mot Récent dans la liste à gauche, puis cliquez sur la base de données dans la liste Récent, et elle s'ouvre, répertoriant ses tables, requêtes, rapports et formulaires actuels à l'extrême gauche de la fenêtre.

Choisissez votre base de données récemment utilisée dans la liste Récente sur la droite.

Lorsque la base de données s'ouvre, vous pouvez ouvrir et afficher ses différentes parties simplement en double-cliquant dessus dans ce panneau le plus à gauche ; tout ce que vous ouvrez apparaît dans la partie principale et centrale de la fenêtre. La figure suivante montre un exemple : une table, prête à être éditée.

Une table existante, prête pour plus d'enregistrements.

Après avoir ouvert une table, vous pouvez commencer à saisir ou à modifier des enregistrements. Si vous souhaitez modifier des requêtes existantes, vous pouvez également les ouvrir en cliquant simplement dessus dans la liste sur le côté gauche de l'espace de travail.

Démarrer une nouvelle base de données à partir de zéro

Donc, vous n'avez pas de base de données à ouvrir, hein ? Eh bien, ne laissez pas cela vous arrêter. Pour en démarrer un nouveau, il vous suffit d'ouvrir Access.

Un fichier de base de données contient tous les composants de votre base de données. Tout ce qui est associé aux données fait partie de la base de données, y compris :

• Toutes les tables qui hébergent vos données
• Requêtes qui vous aident à rechercher et à utiliser les données
• Des rapports qui montrent quelles sont vos données et ce qu'elles signifient
• Formulaires permettant aux utilisateurs d'afficher, de saisir et de modifier des données

Une fois Access ouvert, cliquez sur la commande Nouveau dans l'onglet Fichier (si ce n'est pas déjà la commande active). À partir de l'affichage résultant, vous pouvez cliquer sur le bouton Blank Desktop Database (illustré ici) pour commencer.

Cliquez sur le bouton Base de données de bureau vide dans le groupe Nouveau.

Ensuite, donnez un nom à votre base de données (voir la boîte de dialogue qui apparaît dans la figure suivante) et cliquez sur le bouton Créer.

Nommez votre base de données quelque chose qui remplace le DatabaseX.accdb générique.

Le X dans la légende représente un nombre ; Access attribue des numéros consécutifs aux noms par défaut. La figure montre un 1 ajouté au nom de fichier.

S'il s'agit de votre première base de données absolue dans une nouvelle installation d'Access, le nom de fichier proposé dans ce panneau sera Database1. Notez que vous n'avez pas besoin de saisir une extension de fichier ici ; Access ajoutera le bon pour vous.

Quel est ce petit dossier jaune dans la boîte de dialogue où vous avez nommé votre nouvelle base de données ? Il vous permet de choisir un dossier (autre que le dossier Documents par défaut dans Windows 8/8.1) dans lequel vous pouvez enregistrer votre base de données. Cliquez sur l'icône du dossier après avoir tapé un nom pour votre base de données, puis utilisez la boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données résultante pour choisir un emplacement - un sous-dossier existant dans Documents, le bureau, un lecteur réseau (si vous êtes sur un réseau, dites à votre bureau) ou votre Office 365 OneDrive. La boîte de dialogue semble très familière à quiconque a utilisé une application Windows, ce ne sera donc pas un nouveau territoire pour vous.

À ce stade, avec votre nouvelle base de données ouverte, vous pouvez commencer à saisir des enregistrements dans votre première table ou commencer à nommer vos champs et à les configurer. Les noms de champ vont dans la ligne la plus haute (le champ ID est déjà créé, par défaut dans la nouvelle table), et l'étiquette Cliquer pour ajouter est au-dessus de la colonne avec la cellule active. Si vous choisissez d'enregistrer votre table maintenant (cliquez avec le bouton droit sur l'onglet Table1 et choisissez Enregistrer), vous pouvez nommer votre table quelque chose de plus utile que Table1.

Commencer par un modèle

Access fournit des modèles (fichiers préparés qui fonctionnent un peu comme des emporte-pièces de base de données) pour vos nouveaux besoins de base de données. Vous trouverez un ensemble d'icônes de modèles dans le même panneau Nouveau où nous venons de choisir une base de données de bureau vierge. Comme indiqué, vous pouvez choisir une catégorie de modèles en cliquant sur l'un des mots sous la zone de recherche Rechercher des modèles en ligne et rechercher en ligne des modèles dans cette catégorie.

Affichez les modèles de base de données pour la catégorie que vous avez choisie.

Une fois la recherche en ligne terminée (en supposant que vous soyez en ligne à ce moment-là), une série de gros boutons, un pour chaque modèle trouvé correspondant à votre recherche, apparaît. Notez qu'une plus grande liste de catégories — à utiliser si vous souhaitez rechercher à nouveau une autre catégorie de modèles — apparaît sur la droite.