Comment gérer les autorisations et les groupes SharePoint Online

Pour maintenir la sécurité et l'intégrité de votre site SharePoint Online, attribuez le bon niveau d'autorisation ou de privilège aux utilisateurs de votre site. Comme meilleure pratique, créez d'abord un groupe SharePoint, attribuez un niveau d'autorisation au groupe, puis commencez à ajouter des utilisateurs aux groupes appropriés.

Un exemple de groupe SharePoint pourrait être le groupe « Exécutif » avec un accès Contribute où tous vos cadres de niveau C sont membres. Un autre exemple est un groupe « Propriétaires du site » avec des privilèges de contrôle total, composé de quelques membres de votre équipe qui sont techniquement avancés.

Le regroupement de vos utilisateurs ayant des besoins d'accès similaires minimise la charge administrative d'ajouter ou de supprimer individuellement des utilisateurs de sites, de bibliothèques et de listes. Cela vous permet d'utiliser ces groupes dans les flux de travail, par exemple en affectant des tâches à un groupe plutôt qu'à un individu.

Dans SharePoint 2010, vous pouvez attribuer des autorisations au niveau de la collection de sites et faire hériter ou non ces autorisations au niveau du sous-site. Vous pouvez également personnaliser davantage l'autorisation sur les bibliothèques de documents ou les listes de sorte que même si les utilisateurs peuvent avoir accès au site, ils peuvent ou non avoir accès à certains contenus du site.

Vous pouvez aller encore plus loin au niveau granulaire en personnalisant l'autorisation pour les éléments d'une liste ou le contenu d'une bibliothèque de sorte que même si un groupe peut avoir accès à une bibliothèque de documents, seules certaines personnes ont accès à certains fichiers.

• Pour gérer les autorisations de votre site, accédez à Actions du site → Paramètres du site, puis suivez les liens sous Utilisateur et autorisations.

• Pour gérer les autorisations sur une liste, une bibliothèque ou un élément, survolez la liste, la bibliothèque ou l'élément, cliquez sur la flèche vers le bas à droite, puis sélectionnez Gérer les autorisations.