Comment gérer les ressources dans Microsoft Project 2019

Avant de créer des ressources dans Microsoft Project 2019, bon gré mal gré, vous devez comprendre comment elles affectent votre projet. D'abord et avant tout, une ressource est un actif qui aide à réaliser un projet, qu'il s'agisse d'une personne, d'un équipement, d'un matériel ou d'une fourniture. L'un des aspects de l'utilisation efficace des ressources consiste à gérer le flux de travail de toute ressource dont la disponibilité est limitée dans le temps pour votre projet. Lorsque vous créez des ressources, vous indiquez leur disponibilité par heures dans la journée ou les jours de la semaine.

Par exemple, une personne peut être disponible 50 pour cent du temps, ou 20 heures dans la semaine de travail standard de 40 heures, tandis qu'une autre peut être disponible à temps plein (40 heures). Lorsque vous affectez ce type de ressources à votre projet, vous pouvez utiliser divers affichages, rapports et outils pour voir si une ressource est surbookée à un moment quelconque du projet. Vous pouvez également voir quand les gens sont assis, se tournent les pouces ou quand ils peuvent être disponibles pour aider à une autre tâche. Vous pouvez même comptabiliser les ressources qui travaillent sur plusieurs projets au sein de votre organisation et vous assurer qu'elles sont utilisées efficacement.

Un autre aspect de l'utilisation efficace des ressources consiste à comprendre comment le nombre de ressources que vous affectez pour travailler sur une tâche affecte la durée de cette tâche. En d'autres termes, si vous avez une certaine quantité de travail à effectuer mais peu de personnes pour le faire, une tâche typique prend plus de temps à terminer que si des dizaines de personnes sont disponibles.

Le type de tâche détermine si la durée d'une tâche change en fonction du nombre de ressources qui lui sont affectées. N'oubliez pas : le type de tâche peut être des unités fixes, une durée fixe ou un travail fixe.

Enfin, les ressources ajoutent des coûts à un projet. Pour tenir compte des coûts de votre projet, comme une personne travaillant de nombreuses heures sur une tâche, des ordinateurs que vous devez acheter ou des services payants, vous devez créer des ressources et les affecter à une ou plusieurs tâches.

Types de ressources : travail, matériel et coût

Aux fins de la planification des ressources, Project reconnaît uniquement ces trois types de ressources :

• Travail : Cette personne, comme un programmeur ou un plombier, peut être réaffectée mais pas épuisée. Les ressources de travail sont affectées à des tâches pour accomplir le travail.
• Matériel : Le matériel a un coût unitaire et ne consomme pas d'heures de travail, mais il peut être épuisé. Des exemples de coûts de matériaux sont l'acier, le bois et les livres.
• Coût : l' utilisation d'une ressource de coût vous donne la possibilité de spécifier le coût applicable, tel que le déplacement ou l'expédition, chaque fois que vous utilisez la ressource.

Décider du type de ressource à utiliser lors de l'ajout d'un fournisseur externe ou d'une ressource d'équipement au projet peut être délicat. Si vous souhaitez éviter d'ajouter des heures de travail au projet lorsque cette ressource est utilisée, ne configurez pas la ressource en tant que ressource de travail. Utilisez plutôt une ressource de coût ou une approche à coût fixe.

Comment les ressources affectent le timing des tâches

Dans les paramètres par défaut de Project 2019, la planification pilotée par l'effort est désactivée pour les tâches planifiées manuellement et automatiquement. Ainsi, quel que soit le nombre de ressources de travail que vous affectez, la durée de la tâche reste la même et Project accumule plus d'heures de travail pour la tâche, afin de refléter plus d'effort.

Cependant, dans certains cas d'un type de tâche à unité fixe ou à travail fixe, l'ajout ou la suppression de ressources affectées à la tâche devrait avoir un impact sur le temps qu'il faut pour terminer la tâche. En substance, la vieille maxime « Deux têtes valent mieux qu'une » peut être modifiée en « Deux têtes valent plus vite qu'une ».

L'affectation de personnes supplémentaires à des tâches ne réduit pas toujours proportionnellement le temps de travail, même si c'est ainsi que Project le calcule. Lorsque vous avez plus de personnes, vous avez également plus de réunions, de mémos, d'efforts en double et de conflits, par exemple. Si vous ajoutez plus de ressources à une tâche, envisagez également d'augmenter la quantité d'efforts requis pour effectuer cette tâche afin de tenir compte des inévitables inefficacités du groupe de travail.

Comment estimer les besoins en ressources

Vous savez généralement combien de ressources matérielles il faut pour accomplir une tâche : dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser une formule standard pour calculer le nombre de livres, de tonnes, de yards ou d'une autre quantité. Mais comment savoir combien d'efforts vos ressources de travail doivent investir pour accomplir les tâches du projet ?

Incluez une certaine quantité de ressources matérielles supplémentaires si vous pensez en avoir besoin pour des retouches ou des rebuts.

Comme pour de nombreux aspects des informations que vous mettez dans un calendrier de projet, la détermination du niveau d'effort repose dans une large mesure sur votre propre expérience avec des tâches et des ressources similaires. Cependant, n'oubliez pas ces mises en garde :

• La compétence compte. Une ressource moins qualifiée ou moins expérimentée prendra probablement plus de temps pour terminer une tâche. Expérimentation — augmentez la durée de 20 % pour une ressource moins qualifiée, par exemple, ou réduisez-la de 20 % pour une ressource plus qualifiée.
• L'histoire se répète. Regardez les projets et les tâches déjà terminés. Si vous avez suivi le temps des gens, vous pouvez probablement voir combien d'efforts ont été nécessaires pour accomplir divers types de tâches sur d'autres projets et établir des parallèles avec votre projet. Cette technique d'estimation de la durée de l'effort est similaire à une estimation analogue. Découvrez l' apprentissage continu des projets Microsoft Project 2019 .
• Demande et tu recevras. Demandez aux ressources elles-mêmes d'estimer combien de temps elles pensent qu'une tâche prendra. Après tout, les personnes qui effectuent le travail doivent savoir au mieux combien de temps cela prend.

Prévoyez du temps de réserve dans un projet pour tenir compte des circonstances imprévues, telles que des ressources moins qualifiées que vous ne l'aviez prévu. Pour s'assurer que les dates jalons sont respectées, de nombreuses personnes ajoutent une tâche appelée Réserve d'urgence ou Buffer à leurs plannings immédiatement avant la livraison d'un jalon ou la fin d'une phase.

Comment créer des ressources Microsoft Project

Tout comme quelqu'un remplit le certificat de naissance chaque fois qu'un bébé est né, un formulaire est rempli chaque fois qu'une ressource dans Project est née (c'est-à-dire créée ). Dans le formulaire Informations sur la ressource, vous entrez des informations telles que le nom de la ressource, la disponibilité et le tarif horaire ou le coût par utilisation. Vous pouvez également saisir des informations facultatives, telles que le groupe (groupe de travail de l'entreprise) auquel appartient la ressource ou l'adresse e-mail de la ressource.

Vous pouvez créer une ressource en tant que personne ou entité unique, une ressource générique (telle qu'un ensemble de compétences sans personne affectée, comme un assistant ou un ingénieur), ou même un groupe de plusieurs ressources qui travaillent ensemble. Souvent, au début de la planification d'un projet, vous ne connaissez que la compétence de la ressource dont vous avez besoin, pour être remplacé plus tard par une personne nommée qui a à la fois le temps et les qualifications nécessaires pour accomplir la tâche.

Au niveau le plus simple, une ressource est créée en tant qu'entité unique - une personne en particulier, une salle de réunion ou un équipement. Vous créez la ressource en entrant des informations dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource.

Lorsque vous créez une ressource, vous devez saisir au minimum le nom de la ressource, mais vous pouvez également ajouter autant d'informations que vous le souhaitez. Certaines personnes préfèrent d'abord créer toutes les ressources et ajouter des informations de contact et de coût plus tard.

To create a resource using the Resource Information dialog box, follow these steps:

Click the bottom of the Gantt Chart button on the Task tab in the View group of the Ribbon, and click Resource Sheet.
At that point the view changes to Resource Sheet View.

Double-click a blank cell in the Resource Name column.
The Resource Information dialog box appears, as shown.

Type a name in the Resource Name text box.

Click the down arrow in the Type box (on the right) to choose Work, Material, or Cost.
The settings that are available to you differ slightly, depending on which option you choose. For example, a material resource has neither the Email nor Logon Account option, and a work resource or cost resource has no Material Label option.

For a material resource, enter a description of the units in the Material Label field.
For example, you might enter pounds for a Flour resource or tons for a Steel resource.

In the Initials field, type an abbreviation or initials for the resource.
If you don’t enter anything, the first letter of the resource name is inserted when you save the resource.

Continue to enter any information you want to include about the resource.
This information may include an email address, the group type (a department, division, or workgroup, for example), booking type (proposed or committed), or code (such as a cost-center code).
If you enter information in the Group field, you can then use the Filter, Sort, and Group By features to look at sets of resources.

Click the OK button to save the new resource.

These four tabs can hold a wealth of information about any resource.

To enter information about several resources at a time, display Resource Sheet view and enter information in the columns. You can even paste resources copied from another source (such as an Excel spreadsheet) into this view.

How to identify Microsoft Project resources

In the planning stages of a project, you often find that not all resources are assembled. Even well into the project, sometimes you don’t know what resource you’ll be using; you know only that you need a resource with a certain skill set to complete upcoming tasks. In this case, consider creating certain resources as generic resources.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

A resource is assigned to a task at 100 percent availability (or units) by default, but you can modify that setting if you know that a resource will be assigned to several tasks and can only spend a limited amount of time working each one.

Estimating and setting availability

Availability is easier to estimate for some resources than for others. A manager is unlikely to devote an entire day to any single task, because he has to deal with all the employees who report to him and also sign authorizations, attend meetings concerning various projects, and develop budgets, for example. A production worker’s availability may be simpler to pin down to a single task: If one manufacturing job spends three days on the line and one person is working on the line the entire time, it’s more accurate to say that she is working on that task full time.

One mistake made by Project beginners is to overthink availability. Of course, no one spends eight hours every day on a single task in a project. Employees spend part of their workdays reading email, chatting with coworkers, and answering phone calls about issues unrelated to their projects. A resource may spend seven hours on a task one day and only three hours the next. Don’t get hung up on a day-by-day resource schedule when estimating availability. If, over the life of a task, the employee focuses on it, 100 percent availability is an appropriate setting. If that person works only five days on a ten-day task, however, that’s 50 percent availability, whether she works four hours per day for ten days or five full days at any point.

Le paramètre Unités (disponibilité) vous aide à repérer la surréservation d'une ressource qui peut travailler sur plusieurs tâches en même temps dans un calendrier de projet.

Pour définir des unités de ressources par défaut afin de spécifier la disponibilité, procédez comme suit :

Affichez la vue Tableau des ressources.

Cliquez sur la colonne Max de la ressource.

Tapez un nombre représentant le pourcentage de temps pendant lequel la ressource est disponible pour travailler sur le projet.
Par exemple, tapez 33 pour une ressource qui est disponible un tiers du temps ou 400 pour une ressource qui peut fournir quatre travailleurs à temps plein. (Les entrées supérieures à 100 % représentent des ressources qui fournissent un groupe ou une équipe pour gérer les affectations.) L'entrée la plus courante (valeur par défaut) est 100 pour une seule ressource travaillant à temps plein sur les affectations du projet.

Appuyez sur Entrée ou Tab.
L'entrée est terminée.

Notez que cela ne fonctionne que pour les ressources dont le type est défini sur Travail.

Quand une ressource Microsoft Project va et vient

En plus d'être disponible pour un projet seulement un certain pourcentage du temps (disons, 50 pour cent de la durée totale du projet), une ressource peut être disponible seulement pendant une certaine période (peut-être d'avril à juin) pendant la durée de vie du projet. projet — généralement, lorsque vous utilisez une ressource empruntée à un autre département ou lorsque vous travaillez avec un pigiste qui se penche sur votre projet avec d'autres. Une autre ressource possible est celle qui est disponible à mi-temps pendant les premiers jours du projet, puis à temps plein pour le reste. Dans ce cas, vous entrez une plage de dates dans les colonnes Disponible à partir de et Disponible jusqu'à de la zone Disponibilité des ressources dans la boîte de dialogue Informations sur les ressources, comme illustré, pour spécifier une disponibilité variable.

Périodes et unités de disponibilité.

Pour spécifier une période limitée pendant laquelle une ressource est disponible pour travailler sur votre projet, procédez comme suit :

Affichez la vue Tableau des ressources.

Double-cliquez sur une ressource.
L'onglet Général de la boîte de dialogue Informations sur la ressource s'affiche.

Utilisez les colonnes Disponible à partir de et Disponible jusqu'à (dans la zone Disponibilité des ressources) pour spécifier la période de disponibilité.

Dans la colonne Unités de la même ligne, cliquez sur les flèches pour augmenter ou diminuer la disponibilité par incréments de 50 %, ou saisissez un nombre.
Appuyez sur Entrée pour terminer la saisie.

Répétez les étapes 3 et 4 pour spécifier des périodes de disponibilité supplémentaires sur les lignes suivantes de la zone Disponibilité des ressources.

Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications.