Comment importer des données vers Excel avec lassistant dexportation Microsoft Access

Microsoft Access est utilisé dans de nombreuses organisations pour gérer une série de tables qui interagissent les unes avec les autres, telles qu'une table Clients, une table Commandes et une table Factures. La gestion des données dans Access offre l'avantage d'une base de données relationnelle dans laquelle vous pouvez garantir l'intégrité des données, empêcher la redondance et générer facilement des ensembles de données via des requêtes.

Access dispose d'un assistant d'exportation et il est relativement simple à utiliser. Suivez simplement ces étapes :

Avec votre base de données Access ouverte, cliquez sur votre table ou requête cible pour la sélectionner.

Dans l'onglet Données externes du ruban, sélectionnez l'icône Excel sous le groupe Exporter.

L'assistant que vous voyez ici s'ouvre.

Exportez les données vers Excel à l'aide de l'assistant d'exportation Excel.

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez spécifier certaines options dans l'assistant d'exportation Excel. Vous pouvez spécifier l'emplacement du fichier, le type de fichier et certaines options de conservation du format.

Dans l'assistant d'exportation Excel, sélectionnez Exporter les données avec mise en forme et mise en page, puis sélectionnez Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée.

Cliquez sur OK.

Excel s'ouvre pour vous montrer les données exportées.

Dans Access, la dernière page de l'assistant d'exportation, illustrée dans la figure suivante, vous demande si vous souhaitez enregistrer vos étapes d'exportation. L'enregistrement de vos étapes d'exportation peut être utile si vous prévoyez d'envoyer fréquemment cette requête ou cette table particulière vers Excel. L'avantage de cette méthode est que contrairement au glisser-déposer, la possibilité d'enregistrer les étapes d'exportation vous permet d'automatiser vos exportations à l'aide de macros Access.

Utilisez l'option Enregistrer les étapes d'exportation si vous exportez fréquemment vos données.

Vous pouvez exporter votre table ou requête Access vers un fichier Excel existant au lieu de créer un nouveau fichier. Mais notez que le nom de l'objet exporté sera le nom de la table ou de la requête dans Access. Soyez prudent si vous avez un objet Excel portant le même nom dans votre classeur, car il peut être écrasé.

Par exemple, l'exportation d'une table Access nommée PriceMaster vers une feuille de calcul Excel contenant déjà une feuille de calcul nommée PriceMaster entraîne le remplacement de la feuille de calcul Excel PriceMaster d'origine. Assurez-vous également que le classeur vers lequel vous exportez est fermé. Si vous essayez d'exporter vers un classeur ouvert, vous recevrez probablement une erreur dans Access.