Comment importer des tâches à partir de Microsoft Outlook

Microsoft fournit une fonctionnalité d'importation facile à utiliser qui transfère les tâches que vous créez dans Outlook vers Project 2013. Après avoir commencé à réfléchir à ce qui doit être accompli dans un projet, les tâches commencent à ressembler à des lapins reproducteurs ; ce qui peut commencer comme une série de tâches simples dans Outlook devient souvent un projet à part entière. C'est là qu'intervient l'importation.

La fonctionnalité Importer des tâches Outlook est essentiellement une carte d'importation prédéfinie pour fonctionner avec les champs de tâches Outlook. Suivez ces étapes pour importer des tâches Outlook dans Project :

Ouvrez le plan dans lequel vous souhaitez insérer des tâches ou ouvrez un nouveau projet (choisissez Fichier → Nouveau, cliquez sur Projet vide, puis sur Créer).

Cliquez sur l'onglet Tâche sur le ruban, cliquez sur la partie inférieure (avec la flèche vers le bas) du bouton Tâche dans le groupe Insérer, puis cliquez sur Importer des tâches Outlook.

Si un message d'avertissement Microsoft Outlook s'affiche, cliquez sur Autoriser.

La boîte de dialogue Importer des tâches Outlook s'affiche.

Cochez la case en regard de chaque tâche que vous souhaitez importer ou cliquez sur le bouton Sélectionner tout pour importer toutes les tâches Outlook.

Par défaut, Outlook stocke les tâches dans le dossier Tâches. Cocher la case Dossier : Tâches est un autre moyen de sélectionner toutes les tâches dans Outlook.

Cliquez sur le bouton OK.

Les tâches sont importées puis apparaissent à la fin de la liste des tâches avec la mise en évidence des modifications appliquée.

Lorsque vous importez une tâche à partir d'Outlook, son nom, sa durée et les notes (le cas échéant) sont également importés. Si une tâche dans Outlook n'a pas de durée et que vous avez défini la planification automatique comme mode de tâche de projet, Project crée la tâche avec un délai estimé d'une journée.

Insertion d'hyperliens

Vous pouvez insérer des hyperliens dans un aperçu de projet, ce qui constitue un moyen pratique d'ouvrir rapidement un autre projet, un autre fichier de tout type ou une page Web.

Vous pouvez insérer un lien hypertexte et créer une tâche que vous pouvez utiliser pour représenter le calendrier ou les coûts d'un autre projet ou sous-projet dans le plan, car les informations de calendrier et de coût ne sont pas transportées à partir du projet hypertexte. Les hyperliens sont plus souvent utilisés pour créer un lien vers la documentation d'une tâche existante, telle que la documentation technique, les hypothèses ou les informations externes.

Pour insérer un lien hypertexte vers un autre dans le projet, procédez comme suit :

Tapez le nom de la nouvelle tâche dans une cellule de nom de tâche vide.

Cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle cellule du nom de la tâche pour laquelle vous souhaitez que la tâche hyperliée apparaisse.

Choisissez Lien hypertexte.

La boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte apparaît.

Dans la zone Texte à afficher, tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître pour le lien hypertexte.

Assurez-vous que ce texte indique clairement quelles informations sont résumées.

Dans la zone Lien vers, cliquez sur l'icône Fichier ou page Web existant.

Vous pouvez créer un lien vers un document de tout type ou vers une page Web.

Dans la liste Regarder dans, recherchez et sélectionnez le fichier vers lequel vous souhaitez insérer un lien hypertexte.

Cliquez sur le bouton OK.

Le texte du lien est inséré et un symbole de lien hypertexte apparaît dans le champ Indicateur. Vous pouvez simplement cliquer sur ce symbole de lien pour ouvrir l'autre fichier.

Insérer un projet dans un autre

Vous pouvez également insérer des tâches d'un projet dans un autre. Pour ce faire, vous insérez un projet existant entier dans un autre projet. Le projet inséré est un sous - projet. Cette méthode est utile lorsque divers membres de l'équipe de projet gèrent différentes phases d'un projet plus vaste.

La possibilité d'assembler des sous-projets en un seul endroit vous permet de créer un programme principal à partir duquel vous pouvez visualiser, en un seul endroit, toutes les pièces d'un projet plus vaste et plus complexe.

Si vous insérez plusieurs sous-projets, créez un pool de ressources que vous mettez à la disposition de tous les sous-projets pour la cohérence de l'affectation des ressources.

Suivez ces étapes pour insérer un autre fichier de projet dans le planning :

En mode Diagramme de Gantt, sélectionnez la tâche dans la liste des tâches au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer l'autre projet.

Choisissez Projet → Sous-projet.

La commande Sous-projet se trouve dans le groupe Insérer.

À l'aide du volet de navigation et de la liste des fichiers, recherchez le fichier que vous souhaitez insérer et cliquez dessus pour le sélectionner.

Si vous souhaitez créer un lien vers l'autre fichier afin que toute mise à jour de celui-ci soit reflétée dans la copie du projet que vous insérez, assurez-vous que la case Lier au projet est cochée.

Cliquez sur le bouton Insérer pour insérer le fichier.

Le projet inséré apparaît au-dessus de la tâche que vous avez sélectionnée lorsque vous avez commencé le processus d'insertion.

La tâche de plus haut niveau du projet inséré apparaît au niveau de la tâche que vous avez sélectionnée lors de l'insertion du projet, avec toutes les autres tâches en dessous dans l'ordre hiérarchique. Si nécessaire, utilisez les outils Retrait et Retrait de la barre d'outils Mise en forme pour placer les tâches insérées au niveau approprié dans le projet.