Comment intégrer SharePoint avec Power BI

Microsoft Power BI (prononcé « bee-eye » comme acronyme de Business Intelligence ) est un service d'analyse commerciale basé sur le cloud. Ici, l'accent est mis sur la façon dont vous pouvez intégrer SharePoint avec Power BI. Vous apprenez à connecter vos rapports à SharePoint afin que les utilisateurs puissent les utiliser sans jamais avoir besoin de quitter un site SharePoint.

Vous n'avez pas besoin d'avoir un abonnement Office 365 pour utiliser Power BI ; une version gratuite est disponible pour vous aider à démarrer et une version plus avancée (appelée Power BI Pro) pour laquelle vous payez un petit abonnement mensuel (environ 10 $ par mois). Si vous achetez un abonnement Office 365 E5, vous obtenez la version Pro de Power BI incluse.

Vous pouvez utiliser d'innombrables sources de données pour vos rapports Power BI. Une option consiste à extraire les données directement de l'application Bibliothèque et de l'application Liste de SharePoint.

Comment extraire des données d'une application de bibliothèque SharePoint dans Power BI

Une application de bibliothèque SharePoint inclut du contenu ainsi que des métadonnées sur ce contenu sous la forme de colonnes. Vous pouvez extraire ces données dans Power BI afin de pouvoir les inclure dans vos rapports.

Pour extraire les données d'application de la bibliothèque SharePoint dans votre rapport Power BI :

Dans l'application Power BI Desktop, cliquez sur le menu déroulant Obtenir des données situé dans la section Données externes du ruban et sélectionnez Plus.
La boîte de dialogue Obtenir des données s'affiche.

Faites défiler vers le bas et choisissez Dossier SharePoint, comme illustré dans la figure suivante.

Choisir une source de données dans Power BI Desktop.

Cliquez sur Connecter.

Entrez l'URL de votre site SharePoint.
Dans cet exemple, nous entrons https://sp2019fd.sharepoint.com/sites/SharePoint2019ForLuckyTemplates .

Cliquez sur OK pour vous connecter.

Entrez les informations d'identification que le rapport utilisera pour autoriser l'accès au site SharePoint.
Dans cet exemple, nous choisissons le compte Microsoft et nous cliquons sur Se connecter pour pouvoir utiliser nos informations d'identification Office 365.

Cliquez sur Connecter pour connecter Power BI Desktop à votre site SharePoint.
Les données de votre site SharePoint seront affichées afin que vous puissiez les prévisualiser, comme illustré ici.

Chargement de données à partir d'une application de bibliothèque SharePoint dans Power BI Desktop.

Cliquez sur Charger pour charger les données dans Power BI Desktop.
Une fois le chargement de vos données SharePoint terminé, vous pouvez les utiliser pour créer un rapport avec Power BI. Certains des types de données que vous pouvez inclure pour le contenu incluent la date d'accès, la date de création, la date de modification, l'extension de fichier, le chemin du dossier et le nom.

Comment extraire des données d'une application de liste SharePoint

Une application de liste SharePoint est similaire à une feuille de calcul. Votre application contient des colonnes et des lignes de données. Ces applications sont au cœur de SharePoint et vous pouvez importer les données qu'elles contiennent dans vos rapports Power BI.

L'importation de données d'application de liste SharePoint est le même processus que celui décrit précédemment pour l'importation de données d'application de bibliothèque SharePoint ; cependant, au lieu de sélectionner Dossier SharePoint comme source de données, sélectionnez Liste SharePoint.

La boîte de dialogue Obtenir des données comprend de nombreuses sources de données différentes, y compris tous les sites tiers populaires tels que GitHub, Google Analytics, Adobe, Facebook, Mailchimp, QuickBooks, Stripe, Twilio, Zendesk, Webtrends et SurveyMonkey, pour n'en nommer que quelques-uns . Si vous avez des données sur lesquelles vous souhaitez créer des rapports, il est probable que vous puissiez utiliser Power BI pour vous connecter et créer des rapports.

Comment afficher un rapport Power BI sur une page SharePoint

Après avoir publié un rapport Power BI sur le site Web de l'espace de travail Power BI, les utilisateurs peuvent afficher ce rapport en ouvrant leur navigateur Web et en entrant un lien partageable que vous leur fournissez. Vous pouvez également intégrer un rapport directement dans une page SharePoint sur un site SharePoint.

Pour intégrer un rapport sur une page SharePoint, vous devez utiliser un composant WebPart spécial pour Power BI. Pour ajouter un rapport Power BI, choisissez le composant WebPart Power BI, comme illustré dans la figure suivante.

Choisir le composant WebPart Power BI à ajouter à une page SharePoint.

Une fois que vous avez ajouté le composant WebPart à une page, vous devez le configurer. La configuration est très simple. Il vous suffit de fournir le lien vers le rapport Power BI et SharePoint se charge de le restituer pour vous directement dans la page SharePoint, comme illustré ici.

Rendu d'un rapport Power BI dans SharePoint. Les personnes utilisant SharePoint peuvent désormais afficher vos rapports Power BI sans jamais s'en rendre compte. Tout ce qu'un utilisateur régulier sait, c'est qu'un rapport apparaît sur la page SharePoint.

Afin de partager des rapports directement depuis votre espace de travail Power BI, vous aurez besoin de la licence Power BI Pro. Cette licence est livrée avec un abonnement Office 365 E5. Vous pouvez également obtenir une licence moyennant des frais autonomes d'environ 10 $ par mois.