Feuille intelligente 9.1.1
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Comment marquer dans SharePoint
Les balises sont des mots-clés que vous attribuez au contenu. Le marquage des pages à partager avec d'autres est un signet social , très populaire sur le Web et facile dans SharePoint. Si vous avez déjà utilisé un site comme Delicious , vous savez déjà comment fonctionne le bookmarking social.
À mesure que de plus en plus de personnes attribuent les mêmes balises, les balises deviennent un moyen de naviguer vers un contenu similaire. Le groupe Balises et notes sur le ruban vous permet de saisir vos propres mots-clés de balises, afin que vous puissiez marquer le contenu avec des termes qui sont significatifs pour vous. Ce bouton vous permet également d'accéder au tableau de notes , que vous pouvez utiliser pour laisser des commentaires visibles publiquement sur un document ou une page.
L'accent est mis sur le mot-clé dans le balisage. SharePoint ne vous empêche pas de taper des balises plus longues, mais il est préférable d'utiliser des mots simples ou des phrases très courtes comme balises. Sinon, vous contrecarrez l'objectif en utilisant le balisage comme moyen rapide et concis de catégoriser les informations. Si vous avez besoin de faire des remarques plus longues, utilisez le tableau de notes.
Pour baliser le contenu dans SharePoint, procédez comme suit :
Accédez à la page que vous souhaitez baliser.
Pour baliser des éléments ou des documents individuels, vous devez accéder à l'application et cliquer sur la ligne que vous souhaitez baliser. Les balises et les notes pour des éléments ou des documents individuels se trouvent dans l'onglet Éléments du ruban.
Localisez le groupe Balises et notes sur l'onglet Liste ou Bibliothèque du ruban pour voir vos options de balisage.
Cliquez sur le bouton Balises et notes.
La fenêtre Balises et tableau de notes apparaît remplie avec les balises récentes que vous avez appliquées.
Dans la zone de texte Mes balises, cliquez sur une balise existante et/ou saisissez les balises que vous souhaitez appliquer au contenu.
Utilisez un point-virgule pour séparer les balises.
(Facultatif) Pour marquer vos tags comme privés afin que les autres ne puissent pas les voir, cochez la case Privé.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos balises.
Lorsque vous enregistrez vos balises, elles apparaissent dans la section Balises suggérées de la page. Vous pouvez cliquer sur l'une des balises de cette section pour afficher la page Profil des balises.
Pour ajouter une note à un élément, procédez comme suit :
Cliquez sur l'onglet Tableau de notes et saisissez votre note dans la zone de texte.
Contrairement aux balises, les notes saisies avec le tableau de notes ne peuvent pas être marquées comme privées et sont donc visibles par toute autre personne disposant du même accès. Choisissez vos mots avec soin.
Cliquez sur le bouton Publier pour publier la note.
La note apparaît dans la fenêtre, avec toutes les autres notes saisies. Vous pouvez faire défiler tous les articles saisis pour ce contenu à l'aide des boutons Suivant et Précédent.
Pour fermer la fenêtre, cliquez sur le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Avantages du marquage actif
Le balisage actif améliore considérablement la vitesse et la précision de la recherche, ce qui le rend également idéal pour le système de gestion de documents.
En voici quelques uns:
| Catégorie | Avantage | Description |
| Recherche et récupération améliorées | Des recherches plus rapides | Le marquage actif améliore considérablement la vitesse et la précision des résultats de recherche. |
| Précision dans les résultats de recherche | Les balises agissent comme des panneaux spécifiques, dirigeant les utilisateurs directement vers le contenu dont ils ont besoin, réduisant ainsi le temps de recherche. | |
| Gestion de contenu améliorée | Une organisation plus simple | Le balisage actif rend l'organisation du contenu plus gérable en catégorisant les éléments. |
| Récupération simplifiée de documents | Les documents correctement étiquetés sont faciles à récupérer à des fins de référence, de reporting ou d'audit. | |
| Collaboration améliorée | Facilite le travail d’équipe | Les balises aident les membres de l'équipe à trouver rapidement des documents pour des projets collaboratifs, en particulier dans les grandes équipes. |
| Cohérence des flux de travail | Le balisage actif garantit une classification cohérente du contenu et rationalise les flux de travail. | |
| Meilleure conformité et gouvernance | Aides à la conformité | Les balises catégorisent les documents conformément aux exigences légales et réglementaires pour une meilleure gestion. |
| Gouvernance améliorée | Le balisage actif applique les politiques de gouvernance du contenu et standardise l'accès au contenu catégorisé. | |
| Expérience utilisateur personnalisée | Vues personnalisées | Les utilisateurs peuvent créer des vues personnalisées basées sur des balises pour un accès rapide au contenu pertinent. |
| Adaptabilité aux besoins des utilisateurs | Le balisage actif s'adapte aux besoins changeants de l'organisation, permettant la création de nouvelles balises selon les besoins. |
Conventions de nommage
Des conventions de dénomination efficaces sont importantes pour un balisage convivial et efficace dans SharePoint.
Les Conventions de dénomination appropriées améliorent la visibilité du contenu et contribuent à l'organisation globale du système.
Voici quelques directives essentielles à prendre en compte lors de la création de conventions de dénomination :
- Soyez descriptif mais concis : les noms doivent être explicites et fournir suffisamment d'informations pour comprendre le fichier ou l'élément d'un seul coup d'œil. Évitez toutefois les noms trop longs qui pourraient être fastidieux à lire ou à gérer.
- Utiliser des formats standardisés : établissez un format standard pour les noms, par exemple commençant par la date (dans un format cohérent tel que AAAA-MM-JJ pour les fichiers qui nécessitent un tri par date), suivi d'une description claire. La cohérence facilite le tri et la localisation des fichiers.
- Incorporer des éléments de catégorisation : incluez dans le nom des éléments qui catégorisent le fichier ou l'élément, tels que les noms de projet, les numéros de version ou les codes de service. Cette pratique est particulièrement utile dans les environnements collaboratifs.
- Évitez les caractères spéciaux et les espaces : utilisez des traits de soulignement (_) ou des traits d'union (-) au lieu d'espaces dans les noms de fichiers, car certains systèmes peuvent ne pas bien gérer les espaces. Évitez d'utiliser des caractères spéciaux tels que /, , ?, %, *, :, |, “, <, > et ., qui peuvent provoquer des problèmes dans de nombreux systèmes d'exploitation.
- Utilisez CamelCase ou Snake_case : pour le codage et les ressources numériques, CamelCase (où la première lettre de chaque mot est en majuscule, par exemple ProjectReport) ou Snake_case (mots séparés par des traits de soulignement, par exemple , project_report) peut être utilisé pour des raisons de lisibilité et de compatibilité du système.
- Gardez-la évolutive et flexible : la convention de dénomination doit être suffisamment évolutive et flexible pour s'adapter aux ajouts ou modifications futurs sans devenir obsolète.
- Documentez et communiquez la convention : documentez clairement la convention de dénomination et assurez-vous qu'elle est communiquée à tous les membres de l'équipe. Une application cohérente est la clé de son efficacité.
- Examinez et révisez si nécessaire : examinez périodiquement la convention de dénomination pour vous assurer qu'elle répond toujours aux besoins de votre équipe ou de votre projet. Soyez ouvert à apporter des ajustements à mesure que votre organisation ou votre projet évolue.
Erreurs de marquage courantes
Lors de la mise en œuvre et de la gestion d'un système de balisage dans SharePoint, des erreurs courantes peuvent nuire à son efficacité.
Identifier et comprendre ces erreurs est important pour maintenir une stratégie de marquage fonctionnelle et efficace.
Voici quelques-unes des erreurs de marquage les plus courantes et des conseils pour les éviter :
| Erreur | Problème | Stratégie |
| Sur-étiquetage | Ajouter trop de balises, provoquant du désordre et de la confusion. | Établissez des lignes directrices pour le nombre optimal de balises et formez les utilisateurs à être sélectifs. |
| Marquage incohérent | Manque d’uniformité dans l’utilisation des balises, conduisant à une inefficacité. | Développer et appliquer un protocole de marquage standardisé à l’échelle de l’organisation. Des formations et des audits réguliers contribuent à maintenir la cohérence. |
| Utiliser des balises non descriptives ou ambiguës | Balises vagues ou génériques qui n’ajoutent aucune valeur à la catégorisation ou à la recherche de contenu. | Encouragez les balises claires, spécifiques et descriptives. Fournissez des exemples de balises efficaces dans la formation. |
| Négliger la structure hiérarchique | Ne pas utiliser une approche structurée de marquage, ce qui est crucial pour des ensembles d'informations complexes. | Mettez en œuvre le balisage hiérarchique et informez les utilisateurs de ses avantages. |
| Ignorer les commentaires et la participation des utilisateurs | Ne pas impliquer les utilisateurs dans le développement et le perfectionnement du système de marquage. | Établissez des canaux de rétroaction et impliquez les utilisateurs dans le développement continu du système de marquage. |
| Ne pas examiner et mettre à jour régulièrement les balises | Balises obsolètes ou non pertinentes au fil du temps, conduisant à une inefficacité. | Planifiez des révisions régulières du système de marquage et mettez à jour les balises pour vous aligner sur les besoins actuels. |
| Manque d'intégration avec d'autres fonctionnalités SharePoint | Ne pas utiliser toutes les fonctionnalités de SharePoint, telles que les types de contenu et les flux de travail. | Éduquez les utilisateurs sur la manière dont le balisage interagit avec d’autres fonctionnalités SharePoint et sur leurs avantages. |
SharePoint
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