Comment partager des ressources Microsoft Project

De nombreuses organisations utilisant Microsoft Project 2019 gèrent de nombreux projets en même temps. Parfois, un projet est le seul projet de ce type dans une entreprise, comme l'organisation d'un déménagement de bureau. D'autres projets, comme un projet de conception de bâtiment dans un cabinet d'architectes, se déroulent simultanément avec plusieurs autres projets similaires et font appel à bon nombre des mêmes ressources, telles que des architectes et des dessinateurs.

Lorsqu'une organisation s'engage dans des projets de nature similaire en même temps, puiser dans un pool de ressources centralisé peut lui faire gagner du temps car elle n'a pas besoin de créer des ressources qui existent déjà. Le suivi des ressources entre les projets peut également être utile.

Vous pouvez utiliser une autre fonctionnalité de Project permettant de gagner du temps pour extraire des ressources existantes d'un carnet d'adresses d'entreprise ou de votre propre carnet d'adresses dans Outlook.

Comment créer des fichiers partagés

Les ressources individuelles et les ressources génériques peuvent être créées dans un projet vierge en tant que pool de ressources et enregistrées dans un emplacement accessible sur le réseau de votre entreprise. Ensuite, tout chef de projet peut affecter ces ressources à ses propres projets. Ces projets sont alors appelés fichiers partagéscar ils partagent les ressources du pool de ressources. Par exemple, si vous disposez d'un groupe de personnes chargées de la maintenance que tout le monde dans votre entreprise de fabrication affecte à des projets, créez un fichier de projet nommé Pools de ressources et entrez toutes les ressources à partager dans la vue Tableau des ressources. Ou créez le fichier de pool de ressources nommé PDG et laissez tous ceux qui gèrent des projets nécessitant l'implication du PDG et l'affectent à partir de cet emplacement central. Utilisez ensuite les outils de partage de ressources dans Project pour affecter ces ressources aux tâches de votre plan.

Lorsque quelqu'un utilise des affectations de ressources à partir d'un fichier partagé, ces informations sont également enregistrées dans le fichier de pool de ressources. Ensuite, n'importe qui peut utiliser ce fichier pour examiner les allocations de ressources dans tous les projets de l'organisation.

Comment parcourir les pools de ressources de gestion de projet

Si vous utilisez Project dans toute votre entreprise, vous pouvez disposer d'un pool de ressources, un référentiel centralisé de ressources communes qui permet aux chefs de projet d'affecter ces ressources à leurs différents projets. En utilisant un pool de ressources, vous pouvez vous faire une idée plus réaliste de l'occupation des ressources dans tous les projets à tout moment.

Ne confondez pas les pools de ressources avec les ressources d'entreprise, qui nécessitent la configuration de Project Professional, Project Server et Microsoft Office Project Web App. Un pool de ressources est simplement un fichier de projet qui contient uniquement une liste de ressources en mode Tableau des ressources et est enregistré sur un lecteur réseau partagé pour votre groupe de travail ou sur le serveur de votre entreprise. Toute personne ayant accès au fichier de pool de ressources peut affecter les ressources qu'il contient aux projets. Un pool de ressources évite à tout le monde d'avoir à créer à plusieurs reprises ces ressources dans ses projets individuels.

Pour accéder à une ressource disponible pour l'ensemble de votre organisation, suivez cette procédure :

Ouvrez le fichier de pool de ressources, puis ouvrez le fichier qui sera le fichier de partage.

Dans le fichier partagé, choisissez Ressource → Pool de ressources → Partager des ressources.
La boîte de dialogue Partager les ressources s'affiche.

Spécifiez les ressources du projet.
Si vous souhaitez spécifier qu'un projet n'utilisera que ses propres ressources (paramètre par défaut), sélectionnez l'option Utiliser ses propres ressources. Si vous souhaitez partager des ressources, sélectionnez l'option Utiliser les ressources, puis choisissez un projet dans la liste De.

Spécifiez ce que Project doit faire lorsqu'un paramètre de ressource en conflit, tel que le calendrier de base de ressources, existe.
Si les paramètres de votre projet ont la priorité, sélectionnez l'option Sharer a la priorité. Si vous souhaitez que le paramètre de pool soit appliqué, sélectionnez Pool Takes Precedence.

Cliquez sur le bouton OK pour terminer le processus.
Toutes les ressources du pool de ressources spécifié sont ajoutées à la liste des ressources de votre propre projet, prêtes à être affectées à des tâches.

Après avoir ajouté une ressource partagée à votre projet, vous pouvez mettre à jour les informations sur les ressources partagées, au cas où la personne qui gère ces ressources partagées a apporté une modification, telle que l'augmentation du taux horaire de la ressource. Pour ce faire, choisissez Ressource →Partage de ressources → Actualiser le pool de ressources.

Si vous combinez des projets distincts dans un projet principal à tout moment, Project vous permet d'avoir des ressources en double. Si vous liez les projets combinés, puis supprimez une ressource en double dans le projet principal, elle est également supprimée dans le sous-projet. Une meilleure pratique consiste à faire en sorte que tous les projets distincts partagent les ressources d'un pool de ressources afin qu'aucune ressource en double n'existe lorsque vous créez le fichier de projet principal.

L'extraction de ressources à partir de pools de ressources vous fait gagner du temps car vous n'avez pas à recréer ces ressources à plusieurs reprises. Cependant, vous pouvez vous demander si vous devez suivre le temps de votre ressource dans le fichier de pool de ressources pour voir si la ressource est surbookée. La plupart des projets dans le monde réel utilisent des ressources qui ne sont pas uniquement dédiées à un seul projet. Les nouveaux utilisateurs de Project sont souvent confus car presque toutes les personnes travaillant sur leurs projets passent du temps sur d'autres travaux, de la communication générale avec les collègues et les clients aux efforts investis dans d'autres projets. Ces débutants devraient-ils créer des pools de ressources pour tenir compte du temps partagé entre plusieurs projets à la fois ?

De manière générale, essayer de suivre chaque minute de la journée de chaque ressource pour voir si les ressources travaillent à 100 % ou à 50 % sur vos tâches ou sont partagées entre plusieurs projets équivaut au chaos. Posez-vous cette question : lorsque cette ressource travaille sur une tâche de votre projet, se concentrera-t-elle entièrement sur cette tâche à ce moment-là ? Si tel est le cas, vous n'aurez peut-être pas besoin de vous tromper avec le suivi des ressources partagées sur de nombreux projets. Surtout sur des tâches plus courtes, résister à l'envie de microgérer les efforts de vos ressources en dehors de votre propre projet fonctionne généralement bien. Si, d'un autre côté, vous avez des ressources qui ne travaillent que la moitié du temps ou qui partagent régulièrement le temps entre deux projets, envisagez d'utiliser des outils de ressources partagées pour suivre ces ressources d'un projet à l'autre.

Comment importer des ressources depuis Outlook

Project vous permet d'économiser le temps passé à saisir des informations sur les ressources en vous permettant d'extraire des ressources d'Outlook.

Pour extraire des ressources d'Outlook, vous devez l'avoir spécifié comme programme de messagerie par défaut : ouvrez Outlook, et lorsqu'il vous est demandé si vous voulez qu'il soit votre programme par défaut, dites oui.

Lorsque vous insérez une ou plusieurs ressources Outlook dans votre projet, elles sont ajoutées à votre liste de projets, en utilisant le nom de la ressource et l'adresse e-mail tels qu'ils existent dans le carnet d'adresses Outlook. L'initiale de la première lettre par défaut et le type de travail sont également préaffectés. Vous pouvez ensuite ajouter à la ressource tous les détails que vous souhaitez.

Pour insérer des ressources à partir de votre carnet d'adresses Outlook, affichez le mode Feuille de ressources et procédez comme suit :

Accédez à l'onglet Ressource sur le ruban. Dans le groupe Insertion, cliquez sur Ajouter des ressources, puis sur Carnet d'adresses.
La boîte de dialogue Sélectionner les ressources s'affiche.

Cliquez sur le nom d'une ressource dans la liste Nom.

Cliquez sur Ajouter pour placer le nom sélectionné dans la liste des ressources.

Répétez les étapes 2 et 3 pour ajouter à votre projet tous les noms de ressources que vous souhaitez importer.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Les noms apparaissent maintenant dans la liste des ressources du projet, prêts à être affectés à des tâches.

Pour plus d'informations sur la gestion de vos ressources Microsoft Project, consultez Comment gérer les ressources dans Microsoft Project 2019 .