Comment partager et suivre des sites SharePoint

Il est facile de suivre un site SharePoint et de recevoir des mises à jour sur ce qui se passe sur ce site. Avec la dernière version de SharePoint, l'option est aussi simple que de cliquer sur une icône en forme d'étoile sur la page principale d'un site Web SharePoint, comme illustré.

Cliquez sur l'étoile sur un site SharePoint pour suivre le site.

Si vous utilisez l'application mobile SharePoint, l'étoile est à portée de main, comme illustré dans la figure suivante.

Appuyez sur l'étoile sur l'application mobile SharePoint pour suivre un site.

Une fois que vous suivez un site SharePoint, il apparaîtra sur votre tableau de bord SharePoint principal — le tableau de bord principal que vous voyez lorsque vous vous connectez à Microsoft Office 365 et cliquez sur l'application SharePoint. Vous pouvez toujours revenir au tableau de bord en cliquant sur le menu de l'application (l'icône de la gaufre dans le coin supérieur gauche de votre écran) et en cliquant sur SharePoint.

Lorsque vous suivez un site, vous recevez toutes les actualités, mises à jour et activités sur votre tableau de bord principal SharePoint. Dans la figure suivante, vous pouvez voir que nous suivons le site SharePoint For LuckyTemplates, et sous « Actualités des sites », nous voyons qu'un nouvel article d'actualité a été publié.

Les actualités et les activités des sites que vous suivez apparaissent sur votre tableau de bord SharePoint.

Si vous utilisez l'application mobile SharePoint, vous verrez un onglet Actualités sur l'écran principal. Cet onglet affiche toutes les actualités et activités des sites que vous suivez. L'onglet Actualités est affiché ici.

Les actualités et l'activité des sites que vous suivez apparaissent dans l'onglet Actualités de l'application mobile SharePoint.

Le même article de presse qui était précédemment affiché dans le navigateur Web est également affiché ici dans l'application mobile SharePoint. C'est un thème récurrent. L'application mobile SharePoint affiche le même contenu que vous trouverez lors de l'utilisation de SharePoint dans votre navigateur Web. C'est juste une version mobile conçue pour être plus facile à utiliser sur de petits appareils.

Le tableau de bord Office 365 SharePoint ne sera disponible que si vous utilisez SharePoint dans le cadre d'Office 365. Si vous utilisez SharePoint sur site, vérifiez auprès de votre service informatique pour savoir s'il existe un site consolidé pour les notifications et l'activité.

Comment configurer des alertes pour SharePoint

En plus de suivre un site, vous pouvez également configurer des alertes pour d'autres domaines de SharePoint. Par exemple, les documents sont stockés dans une application de conteneur SharePoint spéciale appelée bibliothèque. L'application Documents qui s'affiche dans la navigation de gauche de votre site d'équipe par défaut est un exemple. Les alertes sont un excellent moyen de suivre les modifications apportées par vos coéquipiers aux documents et aux éléments.

Vous devez avoir une adresse e-mail configurée dans votre profil SharePoint afin de recevoir des alertes. Si votre serveur SharePoint se trouve sur votre réseau, ce n'est généralement pas un problème. Cependant, Office 365 peut ne pas être intégré à vos informations de réseau et de messagerie. Dans ces situations, votre administrateur peut soit configurer manuellement votre adresse e-mail, soit vous accorder la permission de le faire.

Pour configurer une alerte de contenu dans l'application Documents, procédez comme suit :

Ouvrez votre navigateur Web et accédez au site Web de Microsoft Office .

Connectez-vous si vous y êtes invité.

Sélectionnez votre site SharePoint pour ouvrir le site.

Sélectionnez l'application Documents qui apparaît dans le volet de navigation de gauche.

En haut de l'application Documents, cliquez sur les points de suspension, puis sur M'alerter, comme indiqué.
La boîte de dialogue M'avertir lorsque des éléments changent s'ouvre.

Sélection de l'option M'alerter dans une application de documents SharePoint.

Si vous utilisez SharePoint sur site et que vous ne voyez pas le bouton M'alerter, il est probable que votre administrateur n'ait pas configuré les paramètres de courrier électronique sortant. Si les paramètres de courrier électronique sortant ne sont pas configurés dans l'Administration centrale, le bouton M'alerter n'apparaîtra tout simplement pas aux utilisateurs. Cependant, si vous utilisez SharePoint Online, le courrier électronique sortant a déjà été configuré par Microsoft et vous êtes prêt à partir.

Dans la zone de texte Titre de l'alerte, saisissez un nom pour l'alerte.
Nous vous suggérons de faire quelque chose de significatif pour vous dans votre boîte de réception, comme Documents modifiés aujourd'hui - Site de l'équipe budgétaire. Sinon, vous n'avez aucun moyen significatif de distinguer une alerte d'une autre.

Dans la zone de texte Envoyer les alertes à, entrez les noms des personnes en plus de vous qui devraient recevoir l'alerte.
C'est vrai, vous pouvez abonner d'autres personnes à une alerte ! Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les alertes, qui est accordée par défaut aux propriétaires de site.

Les organisations et les propriétaires de sites peuvent souhaiter inscrire plusieurs utilisateurs à une alerte pour s'assurer qu'ils reçoivent des mises à jour importantes, ainsi que pour les encourager à contribuer à un forum de discussion, un blog ou un wiki. Les utilisateurs peuvent toujours se désinscrire en modifiant les paramètres dans leurs paramètres d'alerte.

Dans la section Mode de livraison, sélectionnez si vous souhaitez recevoir des alertes par e-mail ou SMS sur votre téléphone portable.
La messagerie texte nécessite que votre administrateur SharePoint configure ce service via un tiers, vous ne pourrez donc peut-être pas envoyer d'alertes sur votre téléphone.

Dans la section Type de modification, sélectionnez l'option qui correspond au type de notifications que vous souhaitez recevoir : toutes les modifications, les nouveaux éléments sont ajoutés, les éléments existants sont modifiés ou les éléments sont supprimés.
Si vous êtes responsable de la gestion d'une application, nous vous recommandons de recevoir une alerte chaque fois que des éléments sont supprimés.

Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications, choisissez quand recevoir des alertes.
Les options que vous voyez ici varient en fonction du type d'application avec laquelle vous travaillez. Par exemple, une application Tâches vous permet de recevoir une alerte lorsqu'une tâche est marquée comme terminée ou chaque fois que l'état d'une tâche prioritaire change.

Dans la section Quand envoyer des alertes, choisissez la fréquence d'envoi de vos alertes.
Vous pouvez les recevoir immédiatement, une fois par jour ou une fois par semaine. Nous aimons recevoir un résumé quotidien; sinon, nous recevons trop d'e-mails.

Cliquez sur OK pour créer votre alerte, comme indiqué.

Création d'une nouvelle alerte pour une application de documents SharePoint.

Vous avez besoin de l'autorisation Créer des alertes pour créer des alertes. Cette autorisation est généralement accordée avec la configuration prête à l'emploi du groupe SharePoint des membres du site.

Chaque fois que les utilisateurs disent avoir besoin d'un flux de travail pour recevoir une notification des modifications apportées aux fichiers de projet, essayez d'abord une alerte. Vous seriez surpris de la fréquence à laquelle les alertes fournissent les options nécessaires.

Si votre application a une vue personnelle ou publique qui inclut un filtre, vous pouvez vous abonner aux modifications de cette vue uniquement. Par exemple, supposons que vous souhaitiez être averti par SMS lorsqu'un élément dans une application de suivi des problèmes a sa priorité définie sur Élevée. Vous créeriez une vue qui filtrerait l'application pour les problèmes prioritaires. Sélectionnez la vue filtrée dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications lorsque vous créez votre alerte, et vous recevrez des alertes lorsque les éléments répondent aux critères de filtrage.

Comment gérer les alertes pour les sites SharePoint

Vous pouvez toujours revenir en arrière et ajuster les alertes. Lorsque vous cliquez sur les points de suspension (illustrés précédemment dans la Figure 10-5), vous pouvez choisir Gérer les alertes et modifier les alertes que vous avez déjà créées. Ce bouton vous amène à une seule page au lieu de naviguer vers chaque application où vous avez défini une alerte. La figure suivante montre la page Mes alertes.

Gestion de vos alertes pour l'ensemble d'un site SharePoint.

Pour gérer toutes les alertes que vous avez sur un site donné et les modifier ou les supprimer, suivez ces étapes :

Accédez à une application où vous êtes actuellement abonné à une alerte.

Dans la liste déroulante des points de suspension, choisissez Gérer mes alertes.
La page Mes alertes sur ce site apparaît.

Sélectionnez le lien de nom d'alerte approprié.
La page Modifier l'alerte sur ce site s'affiche avec toutes les options que vous avez consultées lorsque vous avez créé l'alerte pour la première fois. Modifiez les paramètres comme vous le souhaitez.
Vous n'avez pas défini l'alerte au départ ? Vous pouvez toujours lire les paramètres et modifier les choix (voir les étapes précédentes). Vos modifications n'affectent pas les paramètres d'alerte pour les autres si l'alerte a été créée pour plusieurs utilisateurs en même temps.

Cliquez sur OK pour modifier l'alerte avec vos nouveaux paramètres ou sur Supprimer pour supprimer l'alerte.
La suppression d'une alerte qui a été créée pour vous ne supprime pas l'alerte des autres utilisateurs qui font partie du groupe pour lequel l'alerte a été créée.

Si vous êtes l'administrateur du site, vous pouvez gérer les alertes de tout le monde sur le site en cliquant sur le lien Alertes utilisateur dans la section Administration du site de la page Paramètres du site.

Lorsque survient l'événement correspondant à votre alerte (par exemple, l'heure ou le lieu d'un changement d'événement du calendrier), vous recevez un e-mail dans votre boîte de réception. La notification par e-mail que vous recevez est basée sur un modèle. Ces modèles peuvent être modifiés par votre administrateur, afin qu'ils puissent fournir plus de détails.