Comment rechercher et filtrer une base de données Access 2019

Une base de données papier est utile pour stocker des informations, mais pas si utile pour les retrouver. Avec Access 2019, la recherche et la recherche d'informations sont faciles. Si vous avez un millier de cartes de visite stockées dans un fichier Rolodex, combien de temps voulez-vous perdre à essayer de trouver le numéro de téléphone d'une seule personne ? Avec Access 2019, ce n'est plus un problème.

La recherche dans une base de données est cruciale pour rendre vos données utiles, c'est pourquoi Access propose deux manières de rechercher une base de données :

• Rechercher un enregistrement spécifique.
• Utilisez un filtre pour afficher un ou plusieurs enregistrements qui répondent à un critère spécifique.

Recherche MS Access pour un enregistrement spécifique

Le type de recherche le plus simple recherche un enregistrement spécifique. Pour rechercher un enregistrement, vous devez connaître les données stockées dans au moins un de ses champs, comme un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.

Plus vous connaissez déjà d'informations, plus il est probable qu'Access trouvera l'enregistrement que vous recherchez. Si vous recherchez tous les enregistrements contenant le prénom Bill, Access peut trouver des dizaines d'enregistrements. Si vous recherchez uniquement tous les enregistrements contenant le prénom Bill, le nom de famille Johnson et une adresse dans l'État de l' Alaska, Access trouvera probablement l'enregistrement souhaité.

Pour rechercher un enregistrement spécifique dans une table de base de données Access, procédez comme suit :

Dans le volet Tous les objets d'accès à gauche de l'écran, double-cliquez sur le nom de la table de base de données que vous souhaitez rechercher.

Access affiche le mode Feuille de données de votre base de données.

Cliquez sur l'onglet Accueil.

Dans le groupe Rechercher, cliquez sur l'icône Rechercher.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'affiche.

Recherchez un enregistrement spécifique dans une table de base de données.

Cliquez dans la zone de texte Rechercher et saisissez les données dont vous savez qu'elles sont stockées dans l'enregistrement que vous souhaitez rechercher.

Par exemple, si vous souhaitez rechercher le numéro de téléphone d'une personne mais que vous ne connaissez que son nom de famille, saisissez le nom de famille dans la zone de texte Rechercher.

Cliquez sur la zone de liste Regarder dans et choisissez Champ actuel ou Document actuel (recherche dans tous les champs).

(Facultatif) Cliquez dans la zone de liste Correspondance et choisissez l'une des options suivantes :

• N'importe quelle partie du champ : le texte Rechercher peut apparaître dans n'importe quelle partie d'un champ.
• Champ entier : le texte Rechercher est le seul texte stocké dans un champ.
• Début de champ : le texte Rechercher ne peut être qu'au début d'un champ.

(Facultatif) Cliquez dans la zone de liste Rechercher et choisissez l'une des options suivantes :

• Vers le haut : recherche à partir de l'enregistrement où le curseur apparaît, jusqu'au début de la table de la base de données
• Vers le bas : recherche à partir de l'enregistrement où le curseur apparaît, jusqu'à la fin de la table de la base de données
• Tout : recherche dans toute la table de la base de données

Cliquez sur Rechercher suivant.

Access met en surbrillance le champ où il trouve le texte que vous avez tapé à l'étape 4.

Répétez l'étape 8 pour rechercher d'autres enregistrements pouvant contenir le texte que vous avez tapé à l'étape 4.

Cliquez sur Annuler ou sur le bouton Fermer.

Filtrage d'une base de données Access

La recherche dans une base de données est facile mais quelque peu limitée car vous ne pouvez récupérer qu'un seul enregistrement à la fois qui correspond au texte que vous souhaitez rechercher. Si vous souhaitez rechercher plusieurs enregistrements, vous pouvez utiliser un filtre.

Un filtre vous permet de dire à Access d'afficher uniquement les enregistrements qui répondent à certains critères, tels que tous les enregistrements contenant des personnes qui gagnent plus de 200 000 $ par an, sont actuellement mariées, vivent à Las Vegas, Nevada et possèdent deux chats ou plus.

Pour filtrer une table de base de données, vous devez indiquer à Access le ou les champs à utiliser comme filtre, puis vous devez définir les critères de ce filtre. Par exemple, si vous souhaitez filtrer votre table de base de données pour n'afficher que les enregistrements répertoriant les noms de personnes âgées d'au moins 65 ans, vous filtrez le champ Âge et définissez le critère sur Supérieur ou égal à 65.

Le filtrage masque simplement tous les enregistrements d'une table de base de données qui ne correspondent pas à vos critères. Le filtrage ne supprime ni n'efface aucun enregistrement.

Utilisation d'une correspondance exacte pour un filtre dans Access 2019

Le critère de filtrage le plus simple recherche une correspondance exacte. Lorsque vous filtrez un champ par correspondance exacte, vous dites à Access : « Je veux voir uniquement les enregistrements qui contiennent ce bloc de données spécifique dans ce champ particulier. » En utilisant un filtre de correspondance exacte, vous pouvez afficher, par exemple, uniquement les enregistrements qui contiennent CA dans le champ État.

Pour filtrer une table de base de données, procédez comme suit :

Dans le volet Tous les objets d'accès à gauche de l'écran, double-cliquez sur le nom de la table de base de données que vous souhaitez filtrer.

Access affiche le mode Feuille de données de votre base de données.

Cliquez sur l'onglet Accueil.

Cliquez dans le champ (colonne) que vous souhaitez utiliser comme filtre.

Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur l'icône Filtrer.

Un menu contextuel apparaît. Vous pouvez soit

• Cochez ou décochez les cases de ce menu.
• Continuez avec les étapes 5 à 7 pour plus de flexibilité.

Choisissez Filtres de texte.

Un sous-menu apparaît.

Le menu local Filtre vous permet de spécifier les critères d'un champ spécifique.

Choisissez une option de filtre, telle que Égal à, Commence par ou Contient.

Une boîte de dialogue Filtre personnalisé apparaît.

La boîte de dialogue Filtre personnalisé vous permet d'affiner davantage un critère de filtre.

Saisissez les données que vous souhaitez rechercher et cliquez sur OK.

Access affiche vos données filtrées et une icône de filtre apparaît dans l'en-tête de la colonne. Access mémorise vos paramètres de filtrage. Si vous souhaitez effacer le filtre, cliquez sur l'icône de filtre dans l'en-tête de colonne ; lorsqu'un menu contextuel apparaît, choisissez Effacer le filtre.

Vous pouvez effacer un filtre d'un en-tête de colonne.

Pour afficher toutes les données de votre table de base de données, cliquez sur l'onglet Accueil. Ensuite, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur l'icône Basculer le filtre.

Filtrage des bases de données Access par formulaire

One problem with defining filters in Datasheet view is that you have all your database table records cluttering the screen. To avoid this problem, Access lets you define filters by using a form, which basically displays an empty record so you can click the fields that you want to use to filter your database table.

To define a filter by form, follow these steps:

In the All Access Objects pane on the left of the screen, double-click the name of the database table that you want to filter.

Access displays the Datasheet view of your database.

Click the Home tab.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon.

A pull-down menu appears.

Choose Filter by Form.

The Advanced pop-up menu lets you specify the criteria for a specific field.

Access displays a blank record.

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

Critères communs pour le filtrage des dates

Pour créer les critères de filtrage, procédez comme suit :

Dans le volet Tous les objets d'accès à gauche de l'écran, double-cliquez sur le nom de la table de base de données que vous souhaitez filtrer.

Access affiche le mode Feuille de données de votre base de données.

Cliquez sur l'onglet Accueil.

Cliquez dans le champ (colonne) que vous souhaitez utiliser comme filtre.

Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur l'icône Filtrer.
Un menu contextuel apparaît.

Sélectionnez l'option Filtres, telle que Filtres de texte ou Filtres numériques.

Un sous-menu d'options de filtre apparaît.

Le menu local Filtre vous permet de spécifier les critères d'un champ spécifique.

Cliquez sur une option de filtre, telle que Entre ou Inférieur à.
La boîte de dialogue Filtre personnalisé s'affiche. La boîte de dialogue Filtre personnalisé contient le nom de votre option de filtre, par exemple Entre les nombres ou Inférieur à.

Saisissez une valeur pour vos critères de filtre.

Tapez une ou plusieurs valeurs dans chaque zone de texte de la boîte de dialogue Filtre personnalisé, puis cliquez sur OK.
Access filtre votre table de base de données selon vos critères.

Répétez les étapes 5 à 7 pour chaque filtre supplémentaire que vous souhaitez ajouter.

Vous pouvez à nouveau cliquer sur l'icône Basculer le filtre pour afficher toutes les données de votre table de base de données.

Effacer un filtre dans Access 2019

Lorsque vous appliquez un filtre à une table de base de données, vous ne voyez que les enregistrements qui correspondent à ce filtre. Access affiche un message Filtré en bas de l'écran pour vous informer lorsque vous consultez une table de base de données filtrée.

Pour supprimer un filtre afin de voir tous les enregistrements, choisissez l'une des options suivantes :

• Cliquez sur l'icône Basculer le filtre dans le groupe Trier et filtrer.
• Cliquez sur le bouton Filtré ou Non filtré dans la barre d'état près du bas de l'écran.

Access désactive temporairement tous les filtres afin que vous puissiez voir toutes les informations stockées dans votre table de base de données.

Lorsque vous choisissez la commande Enregistrer (Ctrl+S) pour enregistrer une table de base de données, Access enregistre également votre dernier filtre. La prochaine fois que vous ouvrirez cette table de base de données, vous pourrez utiliser le dernier filtre que vous avez créé. Si vous souhaitez enregistrer plusieurs filtres, vous devrez les enregistrer en tant que requête.

Consultez ces raccourcis clavier Access pratiques pour plus d'informations.