Comment travailler dans Microsoft Teams à partir dOffice 365

Alors que les bibliothèques de documents et les listes de tâches SharePoint représentent des référentiels de données plus ou moins permanents, Microsoft Teams est destiné à servir le lieu de travail moderne en constante évolution. Au cours d'une année, vous pouvez vous retrouver dans plusieurs équipes différentes. Au sein d'une même équipe, vous pouvez vous retrouver à participer à plusieurs canaux.

Cet article explique ce que sont les équipes et les canaux. Il montre comment dire à vos collègues lorsque vous êtes occupé ou disponible pour des collaborations et comment effectuer des recherches.

Présentation des équipes et des canaux Microsoft

La façon dont vous exécutez l'application Teams dépend de vous. Exécutez-le comme une application de bureau, une application de navigateur Web, sur un ordinateur Macintosh ou sur un téléphone mobile. L'interface Teams est presque la même dans tous les formats, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises aiment Teams.

Dans la plupart des cas, un administrateur système ou un responsable affecte des individus aux équipes. Cependant, si vous disposez des privilèges appropriés, vous pouvez créer votre propre équipe. Chaque équipe peut avoir un ou plusieurs canaux. Un canal est un espace de travail consacré à un projet spécifique ou à un groupe spécifique d'employés. En règle générale, les administrateurs invitent des collègues à participer à des canaux créés précédemment. Selon les privilèges attribués par l'administrateur, les individus peuvent parfois créer et archiver des canaux eux-mêmes.

Ces pages expliquent comment visiter des équipes et des canaux et déclarer une équipe ou un canal comme « favori » afin que vous puissiez le revoir facilement.

Ouverture d'une équipe et visualisation de ses chaînes

Suivez ces étapes pour accéder à une équipe et visiter ses canaux :

Cliquez sur Équipes dans la barre de navigation.
L'onglet Équipes apparaît, comme illustré. Vous voyez les noms des équipes auxquelles vous avez été affecté. À partir de cet onglet, vous pouvez créer une équipe (si vous en avez l'autorisation) et rejoindre une équipe en saisissant le code d'échange de l'équipe.

Sélectionnez le nom d'une équipe à laquelle vous êtes affecté.
Chaque équipe se compose d'un ou plusieurs canaux. Les créateurs de chaînes choisissent le nom et l'objectif de chaque chaîne. Vous pouvez créer une chaîne si vous en avez l'autorisation.

Sélectionnez une chaîne et parcourez son contenu.
Les chaînes proposent les onglets suivants :

• Conversations : discutez de sujets en ligne avec des collègues.
• Fichiers : téléchargez et modifiez les fichiers d'un projet.
• Notes de réunion : suivez les notes de réunion dans un environnement collaboratif et multi-édition.
• Ajouter un onglet : ajoutez de nouveaux onglets à la chaîne si vous en avez l'autorisation.

Cliquez sur Équipes pour revenir à la liste Équipes.

L'onglet Équipes répertorie les équipes auxquelles vous appartenez.

Mettre une équipe ou une chaîne dans la liste des favoris

Mettez le nom d'une équipe ou d'une chaîne sur la liste des favoris afin de pouvoir y revenir rapidement. La figure suivante montre la liste des favoris. Pour voir cette liste, il vous suffit de cliquer sur Équipes dans la barre de navigation. Dans la liste, vous pouvez cliquer sur le nom d'une équipe ou d'un canal et y accéder directement. Suivez ces étapes pour marquer une équipe ou une chaîne favorite que vous avez l'intention de revoir souvent :

Cliquez sur l'onglet Équipes dans la barre de navigation.
Vous voyez les listes des équipes auxquelles vous appartenez.

Sélectionnez une équipe.

Cliquez sur le lien points de suspension à côté d'une équipe pour ajouter une équipe à la liste des favoris.
L'équipe que vous avez choisie apparaît en premier dans votre liste d'équipes.

Accédez à une chaîne que vous visitez souvent.

Cliquez sur l'icône en forme d'étoile à droite du nom de la chaîne pour ajouter votre chaîne à la liste des favoris.
Comme indiqué, l'icône de démarrage est remplie pour indiquer que la chaîne est une favorite. Les équipes et les chaînes favorites sont répertoriées en premier dans la liste des favoris pour faciliter la recherche des équipes et des chaînes dont vous avez besoin.

Mettez les équipes et les chaînes que vous visitez souvent dans la liste des favoris.

Comment définir votre statut dans Teams

L'indication de votre statut permet aux collègues de vérifier plus facilement votre disponibilité pour la communication. Prenez l'habitude de définir votre statut afin que les membres de l'équipe sachent s'ils peuvent vous joindre et comment. Suivez ces étapes pour gérer votre statut dans Teams :

Ouvrez votre menu utilisateur.
Ce menu est situé dans le coin supérieur droit de l'écran. Lorsque vous l'ouvrez, vous voyez un menu déroulant similaire à celui affiché.

Déplacez le pointeur sur l'option d'état, la première option du menu, pour afficher une liste déroulante des options d'état.
La figure montre la liste d'état. Choisissez Disponible, Occupé ou une autre option.

Supposons que vous vouliez savoir si un collègue est disponible, occupé ou absent ? Placez votre curseur dans la barre de recherche en haut de l'écran et commencez à saisir le nom de votre collègue. Le nom de votre collègue doit apparaître dans une liste déroulante. Sélectionnez le nom de votre collègue pour accéder à sa page de conversation.

Déclarez votre statut pour que vos collègues sachent si vous êtes disponible.

Comment filtrer et rechercher dans Microsoft Teams

Parfois, il est utile de réduire le « bruit » et d'explorer le contenu qui correspond à vos intérêts professionnels. À partir de l'onglet Activité, vous pouvez filtrer l'activité de l'équipe pour ne voir que ce qui vous intéresse. Vous pouvez également effectuer des recherches puissantes. L'onglet Activité est un guichet unique pour identifier ce qui est pertinent pour vous : canaux, conversations, chats, fichiers, etc.

Filtrage de votre flux d'activité

Le flux d'activité présente les actions que vous pouvez effectuer dans les canaux auxquels vous participez. De nombreuses personnes commencent leur journée de travail en voyant ce qui se passe dans le fil d'activité, où vous trouverez des mentions, des réponses et d'autres notifications.

Suivez ces étapes pour filtrer votre flux d'activité afin de vous concentrer sur les informations dont vous avez besoin :

Cliquez sur Activité dans la barre de navigation.

Dans le sélecteur d'activité, choisissez Flux (s'il n'est pas déjà sélectionné).
Le sélecteur d'activité est situé en haut du volet Activité, comme illustré. Le sélecteur propose deux choix :

• Flux : affiche toutes vos mentions et vos réponses.
• Mon activité : affiche les publications que vous avez lancées.

Cliquez sur le bouton Filtrer et sélectionnez une option dans le menu déroulant.
Vous pouvez filtrer votre flux d'activités à l'aide de différents critères, comme indiqué.

Filtrez le fil d'activité Teams pour n'afficher que les événements qui vous intéressent.

Recherche de contenu dans les équipes

Comment trouvez-vous le dossier que votre manager a évoqué au passage la semaine dernière ? Ou vous souvenez-vous du nom du film suggéré par un collègue lors d'un chat privé il y a trois mois ? Voici comment rechercher dans Teams une publication, un message ou un fichier spécifique :

À partir de n'importe quelle page de Teams, placez le curseur dans la zone Rechercher ou tapez une commande.
Cette zone de texte est située en haut de l'écran.

Tapez un terme de recherche ou, alternativement, entrez une commande barre oblique (/) suivie d'un terme de recherche.

Un exemple de terme de recherche peut être « rapports du service commercial » ou simplement « rapports ». Utilisez des commandes à barre oblique pour combiner la recherche d'une personne, d'un canal, d'un groupe ou d'un fichier avec une action concrète. Lorsque vous entrez la barre oblique, une liste déroulante de commandes apparaît. Choisissez une commande et entrez un terme de recherche. Par exemple, choisissez /chat et envoyez à Mark un message de discussion.

Appuyez sur Entrée.
Les résultats de la recherche apparaissent sur trois onglets : Messages, Personnes et Fichiers.

Sélectionnez un onglet pour orienter votre recherche dans la bonne direction.

Comment choisir les paramètres de notification

Les équipes peuvent vous avertir lorsqu'un collègue mentionne votre nom, publie un type de fichier particulier ou fait une poignée d'autres choses à savoir. Suivez ces étapes pour indiquer à Teams ce dont vous souhaitez être informé :

Ouvrez le menu utilisateur et sélectionnez Paramètres.
Le menu utilisateur est situé dans le coin supérieur droit de l'écran. La fenêtre Paramètres apparaît.

Sélectionnez Notifications.
Les options de notification s'affichent, comme indiqué.

Choisissez les préférences de notification.
Fermez la fenêtre Paramètres lorsque vous avez terminé. Teams enregistre vos paramètres dès que vous les définissez.

Choisir comment vous souhaitez être averti.