Comment trier dans Excel 2019 : listes de données

Chaque liste de données que vous mettez en place dans Excel aura une sorte d'ordre préféré pour maintenir et afficher les enregistrements. Selon la façon dont vous triez Excel pour afficher cette liste, vous souhaiterez peut-être voir les enregistrements par ordre alphabétique par nom de famille. Dans le cas d'un tableau de données client, vous souhaiterez peut-être voir les enregistrements classés par ordre alphabétique par nom de société. Dans le cas d'une liste de données sur les employés, l'ordre préféré est dans l'ordre numérique du numéro d'identification attribué à chaque employé lors de son embauche.

Lorsque vous entrez initialement des enregistrements pour une nouvelle liste de données dans Excel, vous les entrez sans aucun doute dans l'ordre préféré ou dans l'ordre dans lequel vous récupérez leurs enregistrements. Quelle que soit la manière dont vous commencez, comme vous le découvrirez bientôt, vous n'avez pas la possibilité d'ajouter les enregistrements suivants dans cet ordre préféré. Chaque fois que vous ajoutez un nouvel enregistrement, Excel trie et vire cet enregistrement au bas de la base de données en ajoutant une nouvelle ligne.

Supposons que vous saisissiez initialement tous les enregistrements d'une liste de données client par ordre alphabétique par société (de Acme Pet Supplies à Zastrow and Sons), puis que vous ajoutiez l'enregistrement pour un nouveau client : Pammy's Pasta Palace . Excel place le nouveau record au fond du baril - dans la dernière rangée juste après Zastrow and Sons - au lieu de l'insérer dans sa bonne position, qui est quelque part après Acme Pet Supplies mais certainement bien avant Zastrow et ses merveilleux garçons !

Ce n'est pas le seul problème que vous pouvez avoir avec la commande d'enregistrement d'origine. Même si les enregistrements de la liste de données restent stables, l'ordre préféré représente simplement l'ordre que vous utilisez la plupart du temps dans Excel. Qu'en est-il de ces moments où vous avez besoin de voir les enregistrements dans une autre commande spéciale ?

Par exemple, si vous travaillez habituellement avec une liste de données client par ordre numérique par numéro de dossier, vous devrez peut-être plutôt voir les enregistrements par ordre alphabétique du nom de famille du client pour localiser rapidement un client et rechercher son solde dû dans un imprimer. Lorsque vous utilisez des enregistrements pour générer des étiquettes de publipostage pour un envoi en masse, vous souhaitez que les enregistrements soient dans l'ordre du code postal. Lorsque vous générez un rapport pour vos représentants de compte indiquant quels clients se trouvent sur le territoire de qui, vous avez besoin des enregistrements par ordre alphabétique par état et peut-être même par ville.

Pour qu'Excel trie correctement les enregistrements d'une liste de données, vous devez spécifier les valeurs de champ qui déterminent le nouvel ordre des enregistrements. (Ces champs sont techniquement connus sous le nom de clés de tri dans le jargon des passionnés de bases de données.) De plus, vous devez spécifier le type de commande que vous souhaitez créer en utilisant les informations contenues dans ces champs. Choisissez parmi deux ordres possibles pour trier Excel :

• Ordre croissant : les entrées de texte sont classées par ordre alphabétique de A à Z, les valeurs sont classées par ordre numérique du plus petit au plus grand et les dates sont classées du plus ancien au plus récent.
• Ordre décroissant : C'est l'ordre alphabétique inverse de Z à A, l'ordre numérique du plus grand au plus petit et les dates du plus récent au plus ancien.

Trier Excel sur un seul champ

Lorsque vous devez trier la liste de données sur un seul champ particulier (comme le champ Numéro d'enregistrement, Nom ou Société), il vous suffit de cliquer sur le bouton Filtre automatique de ce champ, puis de cliquer sur l'option de tri appropriée dans sa liste déroulante :

• Trier de A à Z ou Trier de Z à A dans un champ de texte
• Trier du plus petit au plus grand ou Trier du plus grand au plus petit dans un champ numérique
• Trier du plus ancien au plus récent ou Trier du plus récent au plus ancien dans un champ de date

Excel réorganise ensuite tous les enregistrements de la liste de données selon le nouvel ordre croissant ou décroissant dans le champ sélectionné. Si vous constatez que vous avez trié la liste par erreur, cliquez simplement sur le bouton Annuler de la barre d'outils d'accès rapide ou appuyez immédiatement sur Ctrl+Z pour remettre la liste dans son ordre avant de sélectionner l'une de ces options de tri.

Excel indique lorsqu'un champ a été utilisé pour trier la liste de données en ajoutant une flèche vers le haut ou vers le bas à son bouton Filtre automatique. Une flèche pointant vers le haut indique que l'ordre de tri croissant a été utilisé et une flèche pointant vers le bas indique que l'ordre de tri décroissant a été utilisé.

Tri sur plusieurs champs dans Excel 2019

Vous devez utiliser plusieurs champs lors du tri lorsque le premier champ que vous utilisez contient des valeurs en double et que vous souhaitez avoir votre mot à dire sur la manière dont les enregistrements contenant des doublons sont organisés. (Si vous ne spécifiez pas un autre champ sur lequel effectuer le tri, Excel place simplement les enregistrements dans l'ordre dans lequel vous les avez saisis.)

L'exemple le meilleur et le plus courant lorsque vous avez besoin de plus d'un champ est le tri d'une grande base de données par ordre alphabétique de nom de famille. Supposons que vous ayez une base de données contenant plusieurs personnes portant le nom de famille Smith, Jones ou Zastrow (comme c'est le cas lorsque vous travaillez chez Zastrow and Sons). Si vous spécifiez le champ Nom de famille comme le seul champ sur lequel effectuer le tri (en utilisant l'ordre croissant par défaut), tous les Smiths, Jones et Zastrows en double sont placés dans l'ordre dans lequel leurs enregistrements ont été saisis à l'origine. Pour mieux trier ces doublons, vous pouvez spécifier le champ Prénom comme deuxième champ sur lequel trier (en utilisant à nouveau l'ordre croissant par défaut), en faisant du deuxième champ la condition de départage, de sorte que l'enregistrement de Ian Smith précède celui de Sandra Smith, et Le record de Vladimir Zastrow vient après celui de Mikhail Zastrow.

Pour trier les enregistrements Excel dans une liste de données sur plusieurs champs, procédez comme suit :

Positionnez le curseur de cellule dans l'une des cellules du tableau de liste de données.

Si l'onglet Accueil du ruban est sélectionné, cliquez sur Tri personnalisé dans la liste déroulante du bouton Trier et filtrer (Alt+HSU). Si l'onglet Données est sélectionné, cliquez sur le bouton de commande Trier.
Excel sélectionne tous les enregistrements de la base de données (sans inclure la première ligne de noms de champs) et ouvre la boîte de dialogue Trier.

Configurez pour trier les enregistrements par ordre alphabétique par nom de famille, puis par prénom.

Cliquez sur le nom du champ sur lequel vous voulez d'abord trier les enregistrements dans la liste déroulante Trier par.

Si vous souhaitez que les enregistrements soient classés par ordre décroissant, n'oubliez pas de sélectionner également l'option de tri décroissant (Z à A, Du plus grand au plus petit ou du plus récent au plus ancien) dans la liste déroulante Ordre à droite.

(Facultatif) Si le premier champ contient des doublons et que vous souhaitez spécifier comment les enregistrements de ce champ sont triés, cliquez sur le bouton Ajouter un niveau pour insérer un autre niveau de tri. Sélectionnez un deuxième champ sur lequel effectuer le tri dans la liste déroulante Puis par et sélectionnez l'option ascendante ou descendante dans sa liste déroulante Ordre à sa droite.

(Facultatif) Si nécessaire, répétez l'étape 4 en ajoutant autant de niveaux de tri supplémentaires que nécessaire.

Cliquez sur OK ou appuyez sur Entrée.

Excel ferme la boîte de dialogue Trier et trie les enregistrements de la liste de données à l'aide des champs de tri dans l'ordre de leurs niveaux dans cette boîte de dialogue. Si vous constatez que vous avez trié la base de données sur les mauvais champs ou dans le mauvais ordre, cliquez sur le bouton Annuler de la barre d'outils d'accès rapide ou appuyez sur Ctrl+Z pour ( consulter les autres raccourcis Excel ) restaurer les enregistrements de la base de données dans leur ordre précédent.

Découvrez comment la recherche est configurée dans la boîte de dialogue Trier ci-dessus. Dans la liste des données des employés, le champ Nom de famille a été choisi comme premier champ sur lequel trier (Trier par) et le champ Prénom comme deuxième champ (Puis par) — le deuxième champ trie les enregistrements avec des entrées en double dans le premier champ. Les enregistrements de la liste des données des employés ont également été triés par ordre alphabétique (A à Z) par nom de famille, puis par prénom. Consultez la liste des données des employés juste après le tri. Notez comment les Edwards - Cindy et Jack - sont maintenant classés dans l'ordre alphabétique approprié des prénoms/noms de famille.

La liste des données des employés triée par ordre alphabétique par nom de famille puis par prénom.

Tri d'Excel : trier les éléments qui ne sont pas une liste de données

La commande Trier ne sert pas uniquement à trier les enregistrements Excel dans la liste de données. Vous pouvez également l'utiliser pour trier des données financières ou des en-têtes de texte dans les tableaux de feuilles de calcul que vous créez. Lorsque vous triez des tableaux de feuilles de calcul Excel ordinaires, assurez-vous simplement de sélectionner toutes les cellules contenant les données à trier (et uniquement celles contenant les données à trier) avant d'ouvrir la boîte de dialogue Trier en cliquant sur Tri personnalisé sur le bouton Trier et filtrer. vers le bas dans l'onglet Accueil du ruban ou le bouton Trier dans l'onglet Données.

Excel exclut automatiquement la première ligne de la sélection de cellules du tri (en supposant que cette ligne est une ligne d'en-tête contenant des noms de champs qui ne devraient pas être inclus). Pour inclure la première ligne de la sélection de cellules dans le tri, veillez à décocher la case Mes données ont des en-têtes avant de cliquer sur OK pour commencer le tri.

Si vous souhaitez trier les données d'une feuille Excel par colonnes, cliquez sur le bouton Options dans la boîte de dialogue Trier. Cliquez sur le bouton Trier de gauche à droite dans la boîte de dialogue Options de tri, puis cliquez sur OK. Vous pouvez maintenant désigner le numéro de la ligne (ou des lignes) sur laquelle trier les données dans la boîte de dialogue Trier.