Comment utiliser Flash Fill dans Excel 2016

La fonction pratique de remplissage Flash d'Excel 2016 vous permet de prendre une partie des données saisies dans une colonne d'un tableau de feuille de calcul et d'entrer uniquement ces données dans une nouvelle colonne de tableau en utilisant seulement quelques frappes.

La série d'entrées apparaît dans la nouvelle colonne, littéralement en un éclair (ainsi, le nom Flash Fill ), au moment où Excel détecte un modèle dans votre entrée de données initiale qui lui permet de comprendre les données que vous souhaitez copier. La beauté est que tout cela se passe sans que vous ayez besoin de construire ou de copier n'importe quel type de formule.

La meilleure façon de comprendre Flash Fill est de le voir en action. La figure contient un nouveau tableau de données composé de quatre colonnes. La première colonne contient déjà les noms complets des clients (prénom, deuxième et dernier). Les deuxième, troisième et quatrième colonnes doivent contenir uniquement le premier, le deuxième prénom et les noms de famille, respectivement (afin que des parties particulières des noms des clients puissent être utilisées dans les salutations des e-mails et des lettres, comme dans , « Bonjour Keith » ou « Cher M. Harper »).

Nouveau tableau de données contenant les noms complets qui doivent être divisés en colonnes séparées avec Flash Fill.

Plutôt que de saisir manuellement le prénom, le deuxième prénom ou le nom de famille dans les colonnes respectives (ou d'essayer de copier le nom complet du client de la colonne A, puis de supprimer les parties inutiles dans les colonnes Prénom, Deuxième prénom et Nom de famille), vous pouvez utiliser Flash Fill pour faire le travail rapidement et efficacement. Et voici comment procéder :

Tapez Keith dans la cellule B2 et complétez l'entrée avec la touche flèche vers le bas ou la touche Entrée.

Lorsque vous complétez cette entrée avec la touche fléchée vers le bas ou la touche Entrée de votre clavier, Excel déplace le pointeur de cellule vers la cellule B3, où vous devez taper uniquement la première lettre du nom suivant pour que Flash Fill obtienne l'image.

Dans la cellule B3, tapez uniquement J, la première lettre de Jonas, le prénom du deuxième client.

Flash Fill effectue immédiatement une manœuvre de type AutoFill en suggérant le reste du prénom du deuxième client, Jonas, comme texte à saisir dans cette cellule. Dans le même temps, Flash Fill propose de saisir tous les prénoms restants parmi les noms complets de la colonne A de la colonne B.

Complétez l'entrée de Jonas dans la cellule B3 en cliquant sur le bouton Entrée ou en appuyant sur une touche fléchée.

Au moment où vous terminez la saisie des données dans la cellule B3, la colonne Prénom est terminée : Excel saisit tous les autres prénoms dans la colonne B en même temps !

Pour compléter cet exemple de table de noms en entrant respectivement le deuxième prénom et le nom de famille dans les colonnes C et D, il vous suffit de répéter ces étapes dans ces colonnes. Vous entrez le deuxième prénom, Austen, de la cellule A2 dans la cellule C2, puis tapez W dans la cellule C3. Complétez l'entrée dans la cellule C3 et les entrées du deuxième prénom dans cette colonne sont terminées. De même, vous entrez le prénom, Harper, de la cellule A2 dans la cellule D2, puis tapez S dans la cellule D3. Complétez l'entrée dans la cellule D3, et les entrées de nom de famille pour la colonne D sont terminées, terminant la table de données entière.

D'après mes calculs, la saisie des données dans ce tableau Nom du client m'a obligé à effectuer un total de 26 frappes, dont 20 pour saisir le prénom, le deuxième prénom et le nom du premier client ainsi que les lettres initiales du premier , deuxième prénom et nom du deuxième client et des six autres pour compléter ces entrées. Si la colonne A de ce tableau des noms de clients contient les noms complets de centaines voire de milliers de clients, ces 26 frappes sont insignifiantes par rapport au nombre qui serait nécessaire pour saisir manuellement leurs prénom, deuxième et dernier nom dans leur prénom séparé, Colonnes Deuxième prénom et Nom de famille ou même pour éditer des copies des noms complets dans chacune d'elles.

Gardez à l'esprit que Flash Fill fonctionne parfaitement pour extraire des parties d'entrées de données plus longues dans une colonne à condition que toutes les entrées suivent le même modèle et utilisent le même type de séparateurs (espaces, virgules, tirets, etc.). Par exemple, dans la figure, il y a une anomalie dans les entrées de nom complet dans la cellule A9 où seule l'initiale du milieu avec un point est entrée au lieu du milieu complet. Dans ce cas, Flash Fill entre simplement M dans la cellule C9 et vous devez modifier manuellement son entrée pour ajouter la période nécessaire. N'oubliez pas non plus que l'utilité de Flash Fill ne se limite pas aux entrées de texte, comme dans mon exemple de table de nom de client. Il peut également extraire des parties d'entrées qui mélangent du texte et des chiffres, comme les numéros d'identification (AJ-1234, RW-8007, etc.).