Comment utiliser la fonctionnalité de catégories dOutlook 2013

La fonctionnalité Catégories d'Outlook est conçue pour vous aider à distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre. Une bonne collecte d'informations a beaucoup de valeur. Cependant, vous ne pouvez pas tirer pleinement parti d'une liste de contacts ou de tâches si vous ne pouvez pas déterminer rapidement quels éléments sont importants et lesquels ne le sont pas.

Attribuer une catégorie dans Outlook 2013

Lorsque vous configurez Outlook pour la première fois, vous pouvez découvrir les catégories disponibles en cliquant sur le bouton Catégoriser dans l'onglet Accueil. Le bouton Catégoriser ressemble à un petit carré de morpion multicolore. Plusieurs autres modules Outlook affichent également le bouton Catégoriser ; il fait le même travail où que vous le trouviez.

Cliquer sur le bouton Catégoriser ouvre une liste de catégories (surprise !), chacune portant le nom d'une couleur. Si vous souhaitez simplement coder par couleur vos éléments par défaut, le processus est assez simple.

Suivez ces étapes pour attribuer une catégorie à un élément :

Cliquez sur l'élément que vous souhaitez classer.

L'élément est mis en surbrillance.

Cliquez sur le bouton Catégoriser et choisissez dans la liste.

Un bloc de couleur apparaît dans l'élément pour indiquer la catégorie que vous avez choisie.

Vous pouvez attribuer plusieurs catégories à chaque élément, bien qu'en mettre trop sur un élément puisse être plus déroutant que de n'attribuer aucune catégorie.

Renommer une catégorie dans Outlook

Vous pouvez mémoriser la signification de chaque couleur de catégorie Outlook si vous le souhaitez, mais il serait probablement plus facile de renommer les catégories en couleurs spécifiques :

Cliquez sur le bouton Catégoriser et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs s'affiche.

Cliquez sur la catégorie que vous souhaitez renommer.

La catégorie que vous sélectionnez est mise en surbrillance.

Cliquez sur Renommer.

La catégorie que vous avez choisie est entourée d'une case pour indiquer que vous pouvez la modifier.

Tapez le nouveau nom que vous souhaitez attribuer à cette catégorie.

Le nom que vous saisissez apparaît à la place de l'ancien nom.

Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs se ferme.

Si vous modifiez le nom d'une catégorie que vous aviez déjà attribuée à certains éléments Outlook, ce nom de catégorie change automatiquement sur ces éléments.

Changer une couleur de catégorie dans Outlook

Vous pouvez changer la couleur d'une catégorie ainsi que son nom. L'attribution de couleurs mémorables peut donner des indices importants sur la façon dont votre travail se déroule ou sur la façon dont vous suivez les projets en cours.

Suivez ces étapes pour changer la couleur d'une catégorie :

Cliquez sur le bouton Catégoriser et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs s'affiche.

Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez affecter une nouvelle couleur.

La catégorie que vous sélectionnez est mise en surbrillance.

Cliquez sur le bouton Couleur.

Une liste déroulante apparaît, indiquant les couleurs que vous pouvez choisir.

Cliquez sur la couleur que vous souhaitez attribuer.

La couleur que vous avez choisie apparaît à la place de l'ancienne couleur.

Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs se ferme.

Vous pouvez choisir Aucun et créer une catégorie incolore. C'est un peu terne, mais si cela correspond à votre humeur, allez-y. L'une des raisons possibles de la création de catégories incolores est qu'Outlook n'offre que 25 couleurs et que vous pouvez avoir plus de 25 catégories. Mais après avoir dépassé les 25 catégories, vous pouvez envisager de réduire le nombre de catégories pour réduire la confusion.

Attribuer une touche de raccourci de catégorie dans Outlook

Vous pouvez attribuer à chaque catégorie une touche de raccourci, ce qui vous permet d'attribuer une catégorie sans toucher à votre souris. C'est très pratique lorsque vous souhaitez zoomer sur un écran rempli de messages électroniques ou de tâches et tout mettre en ordre.

Pour attribuer une touche de raccourci à une catégorie, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton Catégoriser et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs s'affiche.

Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez affecter une touche de raccourci.

La catégorie que vous sélectionnez est mise en surbrillance pour indiquer que vous l'avez sélectionnée.

Cliquez sur le menu Touche de raccourci.

La liste des touches de raccourci apparaît.

Cliquez sur la touche de raccourci que vous souhaitez attribuer.

Le nom de la touche de raccourci que vous avez choisie apparaît à droite de la catégorie.

Cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas affecter plus d'une touche de raccourci à une catégorie ; ce serait déroutant. Cependant, vous pouvez affecter plusieurs catégories à un élément.