Comment utiliser la validation des données pour garder les données Excel propres

Une commande utile liée à cette activité de maintien de la propreté de vos données Excel est la commande de validation des données. Utilisez cette commande pour décrire les informations pouvant être saisies dans une cellule. La commande vous permet également de fournir des messages qui donnent des informations de saisie de données et des messages d'erreur qui tentent d'aider quelqu'un à corriger les erreurs de saisie de données.

Pour utiliser la validation des données, procédez comme suit :

1Sélectionnez la plage de la feuille de calcul où iront les données à valider.

Vous pouvez le faire en faisant glisser votre souris ou en utilisant les touches de navigation.

2Choisissez la commande Validation des données de l'onglet Données pour indiquer à Excel que vous souhaitez configurer la validation des données pour la plage sélectionnée.

Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données.

3Dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue Validation des données, utilisez les zones de texte Critères de validation pour décrire ce que sont des données valides.

Utilisez les choix de la zone de liste déroulante Autoriser, par exemple, pour fournir les types d'informations pouvant entrer dans la plage : nombres entiers, nombres décimaux, valeurs de la liste, dates valides, heures valides, texte d'une longueur particulière et bientôt.

Utilisez les choix de la zone de liste déroulante Données pour définir davantage vos critères de validation. La zone de liste déroulante Données propose plusieurs comparaisons pouvant être effectuées dans le cadre de la validation : entre, pas entre, égal à, différent de, supérieur à, etc.

Affinez les critères de validation, si nécessaire, à l'aide de l'une des autres listes déroulantes disponibles. Remarque : les autres options de critères de validation dépendent de ce que vous saisissez dans les zones de liste déroulante Autoriser et Données. Si vous indiquez que vous souhaitez autoriser uniquement les nombres entiers entre une plage particulière de valeurs minimales et maximales, Excel fournit des zones de texte Minimum et Maximum pour que vous puissiez saisir ou définir la plage.

Cependant, si vous sélectionnez d'autres entrées dans les zones de liste déroulante Autoriser ou Données, d'autres zones de texte s'affichent dans l'onglet Paramètres. En d'autres termes, Excel personnalise l'onglet Paramètres en fonction du type de critères de validation que vous définissez.

4Affiner la validation.

Après avoir décrit les critères de validation, cochez ou décochez (décochez) la case Ignorer les blancs pour indiquer si les cellules vides sont autorisées.

5Envisagez d'élargir la portée de la validation des données.

Cochez la case Appliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres pour indiquer si les critères de validation doivent être étendus à d'autres cellules similaires.

Cliquez sur le bouton Effacer tout et Excel efface (supprime) les critères de validation.

6Fournissez un message d'entrée à partir de l'onglet Message d'entrée de la boîte de dialogue Validation des données.

L'onglet Message d'entrée vous permet de dire à Excel d'afficher un petit message lorsqu'une cellule avec une validation de données spécifiée est sélectionnée. Pour créer le message d'entrée, vous entrez un titre pour le message dans la zone de texte Titre et le texte du message dans la zone de texte Message d'entrée. Assurez-vous que la case à cocher Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée est cochée.

7Fournissez un message d'erreur à partir de l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue Validation des données.

Vous pouvez également fournir un message d'erreur qu'Excel affiche lorsque quelqu'un tente de saisir des données non valides.

Pour créer un message d'erreur, vérifiez d'abord que la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides est cochée. Utilisez ensuite la zone de liste déroulante Style pour sélectionner ce qu'Excel doit faire lorsqu'il rencontre des données non valides : arrêtez la saisie de données sur l'utilisateur sans la saisie de données incorrecte ou affichez simplement un message d'information une fois les données saisies.

8Tout comme pour créer un message d'entrée, saisissez le titre du message d'erreur dans la zone de texte Titre. Saisissez ensuite le texte intégral du message d'erreur dans la zone de texte Message d'erreur.

Curieux de connaître les options de la zone de liste déroulante Style ? Le style de l'alerte d'erreur détermine les boutons de commande que le message d'erreur présente lorsque quelqu'un tente d'entrer des données incorrectes. Si le style d'erreur est Arrêter, la boîte de message d'erreur affiche les boutons de commande Réessayer et Annuler.

Si le style d'erreur est Avertissement, la boîte de message d'erreur affiche les boutons de commande Oui, Non et Annuler. Si le style d'erreur est Informationnel, la boîte de message d'erreur affiche les boutons de commande OK et Annuler.