Comment utiliser le filtre automatique dans Excel 2019

La fonction de filtre automatique d'Excel permet de filtrer les données indésirables dans une liste de données aussi facilement que de cliquer sur le bouton Filtre automatique de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer les données, puis de choisir les critères de filtrage appropriés dans le menu déroulant de cette colonne.

Si vous ouvrez une feuille de calcul avec une liste de données et que vous ne trouvez pas les boutons de filtre automatique d'Excel attachés à chacun des noms de champ en haut de la liste, vous pouvez les afficher simplement en positionnant le pointeur de cellule dans l'une des cellules avec le champ noms, puis en cliquant sur le bouton de commande Filtrer dans l'onglet Données du ruban ou en appuyant sur Ctrl+Maj+L ou Alt+AT.

Les options de filtrage du menu déroulant Filtre automatique d'une colonne dépendent du type d'entrées dans le champ. Dans le menu déroulant d'une colonne qui ne contient que des entrées de date, le menu contient une option Filtres de date à laquelle un sous-menu des filtres réels est attaché. Dans le menu déroulant d'une colonne qui ne contient que des entrées numériques (en plus des dates) ou un mélange de dates avec d'autres types d'entrées numériques, le menu contient une option Filtres numériques. Dans le menu déroulant d'une colonne qui contient uniquement des entrées de texte ou un mélange de texte, de date et d'autres entrées numériques, le menu contient une option Filtres de texte.

Effectuer un filtrage de base dans Excel 2019 en sélectionnant des entrées de champ spécifiques

En plus des options Filtres de date, Filtres de texte ou Filtres de nombres (selon le type de champ), le menu déroulant Filtre automatique pour chaque champ de la liste de données contient une zone de liste avec une liste complète de toutes les entrées effectuées dans ce colonne, chacune avec sa propre case à cocher. Au niveau le plus élémentaire, vous pouvez filtrer la liste de données en décochant la case de toutes les entrées dont vous ne souhaitez pas voir les enregistrements dans la liste.

Ce type de filtrage de base fonctionne mieux dans des champs tels que Ville, État ou Pays, qui contiennent de nombreux doublons. Vous pouvez donc voir un sous-ensemble de la liste de données qui contient uniquement les villes, les États ou les pays avec lesquels vous souhaitez travailler au temps.

Le moyen le plus simple d'effectuer ce type de filtrage de base sur un champ est de d'abord décocher la case devant l'option (Sélectionner tout) en haut de la zone de liste du champ pour décocher les cases, puis de sélectionner chacune des cases à cocher. boîtes contenant les entrées pour les enregistrements que vous souhaitez afficher dans la liste de données filtrées. Une fois que vous avez terminé de cocher les cases de toutes les entrées que vous souhaitez conserver, vous cliquez sur OK pour fermer le menu déroulant Filtre automatique.

Excel masque ensuite les lignes de la liste de données pour tous les enregistrements, à l'exception de ceux qui contiennent les entrées que vous venez de sélectionner. Le programme vous permet également de savoir quel ou quels champs ont été utilisés dans l'opération de filtrage en ajoutant une icône de filtre conique au bouton Filtre automatique de la colonne. Pour restaurer tous les enregistrements dans la liste de données, vous pouvez supprimer le filtrage en cliquant sur le bouton de commande Effacer dans le groupe Trier et filtrer de l'onglet Données du ruban ou en appuyant sur Alt+AC.

Lorsque vous effectuez ce type de filtrage de liste de base, vous pouvez sélectionner des entrées spécifiques dans plusieurs champs de cette liste. L'image suivante illustre ce genre de situation. Ici, je veux uniquement les employés de l'entreprise qui travaillent dans les départements d'ingénierie et de services d'information des bureaux de Chicago et de Seattle. Pour ce faire, j'ai sélectionné uniquement les entrées Engineering and Information Services dans la zone de liste du menu déroulant AutoFilter du champ Dept et uniquement les entrées Chicago et Seattle dans la zone de liste du menu déroulant AutoFilter du champ Emplacement.

La liste des données des employés après filtrage des champs Dept et Location.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, après avoir filtré la liste des données des employés de sorte que seuls les enregistrements des employés du service d'ingénierie ou des services d'information des bureaux de Chicago ou de Seattle soient répertoriés, Excel ajoute l'icône de filtre conique aux boutons de filtre automatique sur les deux les champs Dept et Location dans la rangée supérieure, indiquant que la liste est filtrée à l'aide de critères impliquant les deux champs.

Gardez à l'esprit qu'après avoir filtré la liste de données de cette manière, vous pouvez ensuite copier les enregistrements restants qui constituent le sous-ensemble souhaité de la liste de données dans une nouvelle zone de la même feuille de calcul ou dans une nouvelle feuille du classeur. Vous pouvez ensuite trier les données (en ajoutant des boutons Filtre automatique avec le bouton de commande Filtrer sous l'onglet Données), représenter les données, analyser les données ou résumer les données dans un tableau croisé dynamique Excel .

Utilisation des options de filtres de texte dans Excel 2019

Le menu déroulant Filtre automatique d'un champ contenant uniquement du texte ou une combinaison d'entrées de texte, de date et de chiffres contient une option Filtres de texte qui, lorsque vous cliquez ou mettez en surbrillance, affiche son sous-menu contenant les options suivantes :

• Égal à : Ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Égal sélectionné dans la première condition.
• Différent : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Différent sélectionné dans la première condition.
• Commence par : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Commence par sélectionné dans la première condition.
• Se termine par : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Se termine par sélectionné dans la première condition.
• Contient : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Contient sélectionné dans la première condition.
• Ne contient pas : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Ne contient pas sélectionné dans la première condition.
• Filtre personnalisé : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé dans laquelle vous pouvez sélectionner vos propres critères pour appliquer des conditions AND ou plus complexes.

Utilisation des options de filtres de date dans Excel 2019

Le menu déroulant Filtre automatique pour un champ qui ne contient que des entrées de date contient une option Filtres de date qui, lorsque vous cliquez ou mettez en surbrillance, affiche son sous-menu contenant les options suivantes :

• Égal à : Ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Égal sélectionné dans la première condition.
• Avant : ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Est avant sélectionné dans la première condition.
• Après : Ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Est après sélectionné dans la première condition.
• Entre : Ouvre la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé avec l'opérateur Est après ou égal à sélectionné dans la première condition et l'opérateur Est avant ou égal à sélectionné dans la deuxième condition ET.
• Demain : filtre la liste de données afin que seuls les enregistrements avec la date de demain dans ce champ soient affichés dans la feuille de calcul.
• Aujourd'hui : filtre la liste de données afin que seuls les enregistrements avec la date actuelle dans ce champ soient affichés dans la feuille de calcul.
• Yesterday: Filters the data list so that only records with yesterday’s date in this field are displayed in the worksheet.
• Next Week: Filters the data list so that only records with date entries in the week ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Week: Filters the data list so that only records with date entries in the current week in this field are displayed in the worksheet.
• Last Week: Filters the data list so that only records with date entries in the previous week in this field are displayed in the worksheet.
• Next Month: Filters the data list so that only records with date entries in the month ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Month: Filters the data list so that only records with date entries in the current month in this field are displayed in the worksheet.
• Last Month: Filters the data list so that only records with date entries in the previous month in this field are displayed in the worksheet.
• Next Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the three-month quarterly period ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the current three-month quarterly period in this field are displayed in the worksheet.
• Last Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the previous three-month quarterly period in this field are displayed in the worksheet.
• Next Year: Filters the data list so that only records with date entries in the calendar year ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Year: Filters the data list so that only records with date entries in the current calendar year in this field are displayed in the worksheet.
• Last Year: Filters the data list so that only records with date entries in the previous calendar year in this field are displayed in the worksheet.
• Year to Date: Filters the data list so that only records with date entries in the current year up to the current date in this field are displayed in the worksheet.
• All Dates in the Period: Filters the data list so that only records with date entries in the quarter (Quarter 1 through Quarter 4) or month (January through December) that you choose from its submenu are displayed in the worksheet.
• Custom Filter: Opens the Custom AutoFilter dialog box where you can select your own criteria for more complex AND or conditions.

When selecting dates for conditions using the Equals, Is Before, Is After, Is Before or Equal To, or Is After or Equal To operator in the Custom AutoFilter dialog box, you can select the date by clicking the Date Picker button (the one with the calendar icon) and then clicking the specific date on the drop-down date palette. When you open the date palette, it shows the current month and the current date selected. To select a date in an earlier month, click the Previous button (the one with the triangle pointing left) until its month is displayed in the palette. To select a date in a later month, click the Next button (the one with the triangle pointing right) until its month is displayed in the palette.

Using the Number Filters options in Excel 2019

The AutoFilter drop-down menu for a field that contains only number entries besides dates or a combination of dates and other numeric entries contains a Number Filters option that when you click or highlight it displays its submenu containing the following options:

• Equals: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Equals operator selected in the first condition.
• Does Not Equal: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Does Not Equal operator selected in the first condition.
• Greater Than: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than operator selected in the first condition.
• Greater Than or Equal To: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than or Equal To operator selected in the first condition.
• Less Than: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Less Than operator selected in the first condition.
• Less Than or Equal To: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Less Than or Equal to operator selected in the first condition.
• Between: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than or Equal To operator selected in the first condition and the Is Less Than or Equal To operator selected in the second AND condition.
• Top 10: Opens the Top 10 AutoFilter dialog box so that you can filter the list to just the ten or so top or bottom values or percentages in the field.
• Above Average: Filters the data list to display only records where the values in the field are greater than the average of the values in this field.
• Below Average: Filters the data list to display only records where the values in the field are less than the average of the values in this field.
• Custom Filter: Opens the Custom AutoFilter dialog box where you can select your own criteria for more complex AND or conditions.

Making it to the Top Ten!

L'option Top Ten du sous-menu de l'option Number Filters vous permet de filtrer tous les enregistrements sauf ceux dont les entrées dans ce champ sont en haut ou en bas de la liste par un certain nombre (10 par défaut) ou dans un certain pourcentage supérieur ou inférieur (10 par défaut). Bien entendu, vous ne pouvez utiliser l'élément Top Ten que dans les champs numériques et les champs de date ; ce type de filtrage n'a aucun sens lorsqu'il s'agit d'entrées dans un champ de texte.

Lorsque vous cliquez sur l'option Top Ten dans le sous-menu de l'option Number Filters, Excel ouvre la boîte de dialogue Top 10 AutoFilter dans laquelle vous pouvez spécifier vos critères de filtrage. Par défaut, la boîte de dialogue Top 10 AutoFilter est configurée pour filtrer tous les enregistrements, à l'exception de ceux dont les entrées figurent parmi les dix premiers éléments du champ en sélectionnant Top dans la zone de liste déroulante à gauche, 10 dans la zone de liste déroulante du milieu, et Éléments dans la zone de liste déroulante à droite. Si vous souhaitez utiliser ces critères par défaut, cliquez simplement sur OK dans la boîte de dialogue Top 10 AutoFilter.

L'image ci-dessous vous montre l'exemple de liste de données sur les employés après avoir utilisé le filtre automatique des 10 premiers éléments pour afficher uniquement les enregistrements avec les dix meilleurs salaires dans la liste de données.

Utilisation du filtre automatique des 10 meilleurs éléments pour filtrer tous les enregistrements, à l'exception de ceux avec les dix meilleurs salaires.

Vous pouvez également modifier les critères de filtrage dans la boîte de dialogue Top 10 AutoFilter avant de filtrer les données. Vous pouvez choisir entre Haut et Bas dans la zone de liste déroulante la plus à gauche et entre Éléments et Pourcentage dans la zone la plus à droite. Vous pouvez également modifier le nombre dans la zone de liste déroulante du milieu en cliquant dessus et en entrant une nouvelle valeur ou en utilisant les boutons rotatifs pour en sélectionner un.

Filtrage d'une liste de données Excel sur la police et les couleurs de remplissage d'un champ ou les icônes de cellule

Tout comme vous pouvez trier une liste de données à l'aide de la police ou de la couleur de remplissage ou des icônes de cellule que vous avez attribuées avec la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle aux valeurs du champ qui se trouvent à l'intérieur ou à l'extérieur de certains paramètres, vous pouvez également filtrer la liste.

Pour filtrer une liste de données sur une couleur de police, une couleur de remplissage ou une icône de cellule utilisée dans un champ, vous cliquez sur son bouton Filtre automatique, puis sélectionnez l'option Filtrer par couleur dans le menu déroulant. Excel affiche ensuite un sous-menu à partir duquel vous choisissez la couleur de police, la couleur de remplissage ou l'icône de cellule à utiliser dans le tri :

• Pour filtrer la liste de données afin que seuls les enregistrements avec une couleur de police particulière dans le champ sélectionné - affectés avec les options Règles de mise en surbrillance de mise en forme conditionnelle ou Règles de haut/bas - apparaissent dans la liste, cliquez sur son échantillon de couleur dans Filtrer par couleur de police sous-menu.
• Pour filtrer la liste de données de manière à ce que seuls les enregistrements avec une couleur de remplissage particulière dans le champ sélectionné (attribués avec les options Règles de mise en surbrillance de mise en forme conditionnelle, Règles Haut/Bas, Barres de données ou Échelles de couleurs) apparaissent dans la liste, cliquez sur sa couleur dans le sous-menu Filtrer par couleur de police.
• Pour filtrer la liste de données de manière à ce que seuls les enregistrements avec une icône de cellule particulière dans le champ sélectionné — affectés avec les options Jeux d'icônes de mise en forme conditionnelle — apparaissent dans la liste, cliquez sur l'icône dans le sous-menu Filtrer par icône de cellule.