Comment utiliser le remplissage automatique dans Excel 2016

La plupart des feuilles de calcul que vous créez avec Excel 2016 nécessitent la saisie d'une série de dates ou de nombres séquentiels. La fonction de remplissage automatique d'Excel simplifie ce type de tâche répétitive. Tout ce que vous avez à entrer est la valeur de départ de la série.

Dans la plupart des cas, AutoFill est assez intelligent pour comprendre comment remplir la série pour vous lorsque vous faites glisser la poignée de remplissage vers la droite (pour prendre la série sur les colonnes vers la droite) ou vers le bas (pour étendre la série aux lignes ci-dessous ).

La poignée de remplissage automatique (ou de remplissage) ressemble à ceci — + — et n'apparaît que lorsque vous positionnez la souris dans le coin inférieur droit de la cellule active (ou la dernière cellule, lorsque vous avez sélectionné un bloc de cellules). Si vous faites glisser une sélection de cellules avec le pointeur de la souris en croix blanche plutôt qu'avec la poignée de saisie automatique, Excel étend simplement la sélection de cellules aux cellules sur lesquelles vous faites glisser. Si vous faites glisser une sélection de cellules avec le pointeur en pointe de flèche, Excel déplace la sélection de cellules.

Lors de la création d'une série avec la poignée de recopie, vous ne pouvez faire glisser que dans une seule direction à la fois. Lorsque vous faites glisser la poignée de remplissage, le programme vous tient informé de toute entrée qui sera entrée dans la dernière cellule sélectionnée dans la plage en affichant cette entrée à côté du pointeur de la souris (une sorte de conseils de remplissage automatique, si vous voulez). Après avoir étendu la plage avec la poignée de remplissage, Excel crée une série dans toutes les cellules que vous sélectionnez ou copie la plage entière avec la valeur initiale.

À droite de la dernière entrée de la série remplie ou copiée, Excel affiche également un bouton déroulant contenant un menu contextuel d'options. Vous pouvez utiliser ce menu contextuel pour remplacer le remplissage ou la copie par défaut d'Excel.

Vous pouvez utiliser le remplissage automatique pour saisir une ligne de mois, en commençant par janvier dans la cellule B2 et se terminant par juin dans la cellule G2. Pour ce faire, il vous suffit d'entrer Jan dans la cellule B2, puis de positionner le pointeur de la souris (ou votre doigt ou stylet) sur la poignée de recopie dans le coin inférieur droit de cette cellule avant de faire glisser jusqu'à la cellule G2 à droite (comme indiqué ici).

Pour saisir une série de mois, saisissez le premier mois, puis faites glisser la poignée de recopie dans une direction pour ajouter des mois séquentiels.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris ou retirez votre doigt ou votre stylet de l'écran tactile, Excel remplit les noms des autres mois (de février à juin) dans les cellules sélectionnées (comme illustré ici). Excel conserve les cellules avec la série de mois sélectionnée, vous donnant une autre chance de modifier la série. (Si vous êtes allé trop loin, vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage vers la gauche pour réduire la liste des mois ; si vous n'êtes pas allé assez loin, vous pouvez la faire glisser vers la droite pour étendre la liste des mois plus loin.)

Relâchez le bouton de la souris et Excel remplit la sélection de cellules avec les mois manquants.

Vous pouvez également utiliser les options du menu déroulant Options de remplissage automatique affiché. Pour afficher ce menu, vous cliquez sur le bouton déroulant qui apparaît sur la poignée de remplissage (à droite de juin) pour remplacer la série créée par défaut. Pour qu'Excel copie Jan dans chacune des cellules sélectionnées, choisissez Copier les cellules dans ce menu. Pour que le programme remplisse les cellules sélectionnées avec la mise en forme utilisée dans la cellule B2 (dans ce cas, la cellule a été mise en gras), vous sélectionnez Remplir la mise en forme uniquement dans ce menu. Pour qu'Excel remplisse la série de mois dans les cellules sélectionnées sans copier la mise en forme utilisée dans la cellule B2, vous sélectionnez la commande Remplir sans mise en forme dans ce menu contextuel.

Exemples de séries que vous pouvez créer avec AutoFill

Travailler avec une série espacée

Le remplissage automatique utilise la valeur initiale que vous sélectionnez (date, heure, jour, année, etc.) pour concevoir la série. Vous pouvez demander à AutoFill de créer une série qui change d'une autre valeur : Entrez deux exemples de valeurs dans des cellules voisines qui décrivent la quantité de changement que vous souhaitez entre chaque valeur de la série. Faites de ces deux valeurs la sélection initiale que vous étendez avec la poignée de recopie.

Par exemple, pour commencer une série avec samedi et entrer un jour sur deux sur une ligne, entrez samedi dans la première cellule et lundi dans la cellule d'à côté. Après avoir sélectionné les deux cellules, faites glisser la poignée de remplissage sur les cellules vers la droite aussi loin que nécessaire pour remplir une série basée sur ces deux valeurs initiales. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris ou retirez votre doigt ou votre stylet de l'écran, Excel suit l'exemple défini dans les deux premières cellules en entrant tous les deux jours (mercredi à droite du lundi, vendredi à droite du mercredi, etc.) .

Copie avec le remplissage automatique

Vous pouvez utiliser le remplissage automatique pour copier une entrée de texte dans une plage de cellules (plutôt que de remplir une série d'entrées associées). Pour copier une entrée de texte dans une plage de cellules, appuyez sur la touche Ctrl pendant que vous cliquez et faites glisser la poignée de recopie. Lorsque vous le faites, un signe plus apparaît à droite de la poignée de remplissage - votre signe que le remplissage automatique copieral'entrée dans la cellule active au lieu de créer une série en l'utilisant. Vous pouvez également le savoir car l'entrée qui apparaît comme l'info-bulle de remplissage automatique à côté de la poignée de remplissage pendant que vous faites glisser contient le même texte que la cellule d'origine. Si vous décidez après avoir copié une étiquette ou une valeur initiale dans une plage que vous auriez dû l'utiliser pour remplir une série, cliquez sur le bouton déroulant qui apparaît sur la poignée de remplissage de la cellule avec la dernière entrée copiée, puis sélectionnez le bouton Remplir Commande Série dans le menu contextuel Options de remplissage automatique qui s'affiche.

Bien que maintenir la touche Ctrl enfoncée pendant que vous faites glisser la poignée de remplissage copie une entrée de texte, c'est tout le contraire qui est vrai en ce qui concerne les valeurs ! Supposons que vous entriez le nombre 17 dans une cellule, puis que vous fassiez glisser la poignée de remplissage sur la ligne — Excel copie simplement le nombre 17 dans toutes les cellules que vous sélectionnez.

Création de listes personnalisées pour le remplissage automatique

Vous pouvez également créer votre propre série personnalisée avec AutoFill. Par exemple, supposons que votre entreprise possède des bureaux dans les endroits suivants et que vous en avez assez de taper la séquence dans chaque nouvelle feuille de calcul qui en a besoin :

• New York

• Chicago

• Atlanta

• La Nouvelle Orléans

• San Francisco

• Los Angeles

Après avoir créé une liste personnalisée avec ces emplacements, vous pouvez saisir toute la séquence de villes en entrant simplement New York dans la première cellule, puis en faisant glisser la poignée de remplissage vers les cellules vides où le reste des villes doit apparaître :

Choisissez Fichier → Options → Avancé ou appuyez sur Alt + FTA, puis faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalisées dans la section Général pour ouvrir la boîte de dialogue Options (comme illustré dans la figure).

Si vous avez déjà pris le temps de taper la liste personnalisée dans une plage de cellules, passez à l'étape 2. Si vous n'avez pas encore tapé la série dans une feuille de calcul ouverte, passez à l'étape 4.

Création d'une liste d'emplacements d'entreprise personnalisée à partir d'une plage d'entrées de cellules existantes.

Cliquez dans la zone de texte Importer la liste à partir des cellules, puis sélectionnez la plage de cellules dans la feuille de calcul contenant la liste personnalisée.

Dès que vous commencez à sélectionner les cellules de la feuille de calcul en faisant glisser votre souris ou votre pointeur tactile, Excel réduit automatiquement la boîte de dialogue Options au minimum pour vous éloigner. Au moment où vous relâchez le bouton de la souris ou retirez votre doigt ou votre stylet de l'écran, Excel restaure automatiquement la boîte de dialogue Options à sa taille normale.

Cliquez sur le bouton Importer pour copier cette liste dans la zone de liste Entrées de la liste.

Passez à l'étape 6.

Sélectionnez la zone de liste List Entries, puis tapez chaque entrée (dans l'ordre souhaité), en vous assurant d'appuyer sur Entrée après avoir tapé chacune d'elles.

Lorsque toutes les entrées de la liste personnalisée apparaissent dans la zone de liste Entrées de la liste dans l'ordre souhaité, passez à l'étape 5.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la liste des entrées à la zone de liste Listes personnalisées.

Terminez la création de toutes les listes personnalisées dont vous avez besoin en suivant les étapes précédentes. Lorsque vous avez terminé, passez à l'étape 6.

Cliquez deux fois sur OK, la première fois pour fermer la boîte de dialogue Options et la seconde pour fermer la boîte de dialogue Options Excel et revenir à la feuille de calcul en cours dans le classeur actif.

Après avoir ajouté une liste personnalisée à Excel, il vous suffit désormais d'entrer la première entrée dans une cellule, puis d'utiliser la poignée de remplissage pour l'étendre aux cellules ci-dessous ou à droite.