Comment utiliser les révisions dans Word 2019

Tous les bons écrivains devraient apprécier les commentaires. Pourtant, j'aimerais savoir ce qui a été fait à mon texte, non seulement pour voir l'effet mais aussi pour apprendre quelque chose. Les outils de suivi des révisions de Word rendent une telle révision possible.

Comment comparer deux versions d'un document Microsoft Word

Vous avez la copie originale de votre document - les choses que vous avez écrites. Vous avez aussi la copie sur laquelle Brianne, l'automate sans âme du service juridique, a travaillé. Votre travail consiste à les comparer pour voir exactement ce qui a été modifié par rapport à l'original. Voici ce qu'il faut faire :

Cliquez sur l'onglet Révision.

Dans le groupe Comparer, choisissez Comparer → Comparer.
La boîte de dialogue Comparer les documents s'affiche.

Choisissez le document original dans la liste déroulante Document original.
La liste affiche les documents récemment ouverts ou enregistrés. Choisissez-en un ou utilisez l'élément Parcourir pour appeler la boîte de dialogue Ouvrir et rechercher le document.

Choisissez le document modifié dans la liste déroulante Document révisé.
Choisissez le document dans la liste ou utilisez l'élément Parcourir pour localiser le document modifié, altéré ou mutilé.

Cliquez sur OK.

Word compare les deux documents. Les modifications sont affichées dans une fenêtre quadruple, comme illustré. Cette présentation est en fait un troisième document, intitulé Comparer les résultats.

Les changements honteux apparaissent ici.

Regarder par-dessus! Parcourez les modifications apportées à votre prose vierge par les intrus barbares : le défilement est synchronisé entre les trois documents : original, édité et comparé. Cliquez sur un changement dans le volet de révision (affiché à gauche) pour voir rapidement quelle partie de votre document a été pliée, déformée ou mutilée.

• Le texte modifié est mis en évidence de deux manières : Le texte ajouté est souligné. Le texte supprimé est affiché en caractères barrés.
• Vous pouvez confirmer ou rejeter les modifications dans le document Comparer les résultats, comme vous le feriez lors du suivi manuel des modifications.

Comment suivre les modifications au fur et à mesure qu'elles sont apportées dans Microsoft Word

Pour être un collaborateur aimable et gentil, activez la fonction de suivi de Word avant d'apporter des modifications au texte de quelqu'un d'autre : cliquez sur l'onglet Révision, puis dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Suivi des modifications, affiché dans la marge. À partir de ce moment, toutes les modifications apportées au document sont codées par couleur en fonction de la personne qui effectue les modifications et du niveau de balisage affiché :

• Pour le balisage simple, une barre de couleur apparaît à gauche d'un paragraphe, indiquant qu'une modification a été apportée.
• Pour All Markup, le nouveau texte est codé par couleur, en fonction de la personne qui a apporté les modifications. Le texte ajouté apparaît souligné et le texte supprimé apparaît barré. Ces surbrillances de texte sont appelées marques de révision . Ce ne sont pas des attributs de formatage de texte.
• Pour Pas de balisage, les modifications sont suivies mais ne sont pas affichées dans le document. C'est un excellent réglage à choisir pour le moins de distraction possible. (Les marques de révision peuvent être vues en choisissant Tout le balisage au lieu de Pas de balisage.)

Word continue de suivre les modifications et les modifications dans le document jusqu'à ce que vous désactiviez le suivi des modifications. Pour ce faire, cliquez à nouveau sur le bouton Suivi des modifications.

Bien que le bouton Suivi des modifications apparaisse en surbrillance lorsque la fonctionnalité est active, une meilleure façon de vérifier - et d'utiliser - cette fonctionnalité consiste à activer l'option Suivi des paramètres dans la barre d'état. Pour définir cette option, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état et choisissez Suivi des modifications. En prime, vous pouvez cliquer sur cet élément dans la barre d'état pour activer ou désactiver les marques de révision dans le document.

Comment réviser les modifications dans Microsoft Word

Une fois que votre pauvre document mou vous a été rendu, le meilleur moyen de vérifier les dommages infligés est d'utiliser les commandes de l'onglet Révision, situé dans le groupe Modifications. Ces commandes sont illustrées ici ; selon la taille de la fenêtre, vous pouvez voir ou non du texte expliquant ce que chacun fait.

Boutons de révision des modifications.

Pour revoir les modifications dans le document, cliquez sur les boutons Suivant ou Précédent. Cliquez sur un bouton pour passer d'un changement dans le texte au prochain changement.

Cliquez sur le bouton Accepter lorsque vous tolérez le changement. Pour rejeter une modification, cliquez sur le bouton Rejeter. Après avoir cliqué sur l'un des boutons, vous voyez instantanément le prochain changement dans le document, jusqu'à ce que tous les changements soient traités.

• Les boutons Accepter et Rejeter hébergent des menus avec des commandes qui acceptent ou rejettent toutes les modifications apportées à votre document d'un seul coup. La seule chose qui manque, c'est le « swoop ! son lorsque vous utilisez ces commandes.
• Vous pouvez afficher un résumé des modifications en appelant le volet Révisions : Dans l'onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Volet Révision. Le volet Révisions n'affiche pas les changements de contexte, mais il répertorie chacun d'eux. Cliquez sur un élément dans le volet Révisions pour accéder à chaque modification du document.
• Pour voir les changements dans le texte, assurez-vous de choisir la commande Toutes les annotations dans le bouton de menu Afficher pour révision.
• Lorsque vous vous trompez en approuvant ou en rejetant une modification, appuyez sur Ctrl+Z pour annuler.
• Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n'importe quelle marque de révision pour l'accepter ou la rejeter.