Dans Word 2016, marquer les entrées dindex avec un fichier de concordance

Word 2016 propose la commande Index pour indexer un document (marquez les entrées pour l'index et cliquez sur le bouton Insérer un index dans l'onglet Références). Si vous êtes pressé, si vous n'avez pas le temps de marquer les entrées d'index une par une dans un document, vous pouvez marquer les entrées d'index avec un autre moyen plus simple. Vous pouvez marquer les entrées d'index à l'aide d'un fichier de concordance.

Un fichier de concordance est un tableau à deux colonnes contenant les mots à rechercher dans le document et leurs entrées d'index correspondantes. Les mots de la colonne de gauche du tableau sont ceux que Word 2016 recherche et marque pour l'index. Lorsque Word 2016 trouve un mot répertorié dans la colonne de gauche, il enregistre le texte correspondant dans la colonne de droite en tant qu'entrée d'index avec le numéro de page sur lequel le mot est trouvé.

Avec la méthode d'indexation du fichier de concordance, vous ne pouvez pas inclure des plages de pages pour les entrées ou entrer une référence croisée dans votre index.

Suivez ces étapes pour utiliser la méthode du fichier de concordance pour marquer les entrées d'un index :

Dans un nouveau document Word 2016, créez un tableau à deux colonnes.

Dans la colonne de gauche, tapez le texte de votre document que vous souhaitez que Word marque pour les entrées d'index. Ce que vous entrez dans la colonne de gauche n'est pas l'entrée d'index elle-même - juste le sujet de l'entrée. Par exemple, pour créer une entrée d'index sur Thomas Mann, tapez Mann dans la colonne de gauche pour indiquer à Word de rechercher toutes les occurrences de ce nom.

Pour être indexés, les mots de votre document doivent correspondre exactement aux mots de la colonne de gauche. Par exemple, si vous tapez eagle steel works dans la colonne de gauche de la table du fichier de concordance mais que le nom est « Eagle Steel Works » (avec chaque mot en majuscule) dans votre document, le sujet ne sera pas indexé car Word ne ne le reconnais pas.

Dans la colonne de droite, saisissez les entrées d'index. Par exemple, pour créer une entrée d'index appelée « Mann, Thomas », tapez Mann, Thomas . Vous pouvez créer des sous-entrées en utilisant deux points (:). Par exemple, pour faire de « Mann, Thomas, early life » une sous-entrée de « Mann, Thomas », saisissez Mann, Thomas:early life .

Un moyen rapide de créer un fichier de concordance consiste à ouvrir le document avec le texte que vous indexez avec le fichier de concordance. Dans l'onglet Affichage, cliquez sur le bouton Réorganiser tout pour afficher les deux documents à l'écran en même temps et colonne de gauche du fichier de concordance.

Enregistrez le fichier de concordance lorsque vous avez terminé de saisir les mots et les phrases à marquer dans la colonne de gauche et les entrées d'index dans la colonne de droite. Votre prochaine étape consiste à utiliser le fichier de concordance pour marquer les entrées d'index dans votre document.

Ouvrez le document qui a besoin d'un index.

Sous l'onglet Références, cliquez sur le bouton Insérer un index. La boîte de dialogue Index s'ouvre.

Cliquez sur le bouton Marque automatique. La boîte de dialogue Ouvrir le fichier d'indexation automatique s'affiche.

Recherchez le fichier de concordance (vous l'avez enregistré à l'étape 4), sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir. Tout au long de votre document, des codes de champ apparaissent là où le fichier de concordance a marqué les entrées de l'index. Ces codes sont marqués des lettres XE. (Vous pouvez masquer les codes de champ laids en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer ¶ dans l'onglet Accueil.)

Pour générer un index après avoir marqué les entrées d'index, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que l'index apparaisse, accédez à l'onglet Références, cliquez sur le bouton Insérer un index, puis sur OK dans la boîte de dialogue Index.