E-mail Office 365 : chiffrement et sécurité des messages

Avant l'explosion des technologies cloud telles qu'Office 365 , les organisations contrôlaient leurs données qui résidaient dans le périmètre de leurs centres de données sur site. L'identité des utilisateurs, les appareils qu'ils utilisaient, les applications qu'ils exécutaient et les données de l'entreprise étaient tous confinés dans ce paramètre et contrôlés par l'équipe informatique.

De nos jours, cependant, nous opérons dans un monde sans frontières. nous vérifions les e-mails de nos appareils personnels, nous effectuons notre travail au bureau ou à la maison - ou même à la plage - et nous utilisons des services cloud en dehors du périmètre du centre de données d'une organisation. nous faisons ces choses parce que nous voulons être productifs, mais parfois cette productivité peut signifier sacrifier la sécurité.

Dans Office 365, vous pouvez continuer à faire ce que vous faites pour être productif tout en restant en sécurité. Dans Exchange Online (la technologie qui gère votre courrier électronique), par exemple, vous pouvez crypter votre courrier électronique afin que seuls les destinataires du message puissent le lire. Vous pouvez appliquer une protection à votre e-mail afin que s'il est confidentiel, l'e-mail ne peut être lu que par des personnes au sein de votre organisation. Si quelqu'un transfère ou copie accidentellement un destinataire en dehors de l'organisation sur un e-mail marqué confidentiel, ce destinataire recevra l'e-mail mais il ne pourra pas le lire.

Ces fonctionnalités de sécurité pour la protection des e-mails sont disponibles via le service Office 365 Message Encryption (OME).

Conditions de licence pour le chiffrement des messages Office 365

Le chiffrement des messages Office 365 (OME) fait partie des abonnements Office 365 répertoriés comme suit. Il n'est pas nécessaire d'acheter des licences supplémentaires pour les utilisateurs lorsque les abonnements suivants leur sont attribués :

• Office 365 E3 et E5 (Entreprise)
• Office 365 A1, A3 et A5 (Éducation)
• Office 365 G3 et G5 (gouvernement)
• Mobilité d'entreprise + Sécurité E3
• Microsoft 365 E3

Si la licence d'un utilisateur ne correspond à aucun de ces abonnements, vous pouvez acheter un abonnement autonome appelé Azure Information Protection Plan 1 pour 2 $ par utilisateur et par mois pour activer OME tant que la licence actuelle de l'utilisateur correspond à l'un des abonnements suivants :

• Exchange Online Plan 1 ou Plan 2
• Office 365 F1 ou E1
• Office 365 Business Premium ou Business Essentials

Activation du chiffrement des messages Office 365

Si vous avez acheté des licences Office 365 avec des fonctionnalités OME après février 2018, OME est automatiquement configuré et vos utilisateurs peuvent commencer à utiliser le service.

Si vous avez acheté une licence Office 365 avant février 2018, vous devez activer Azure Rights Management (Azure RMS) à partir du portail Office 365. Après avoir activé Azure RMS, Microsoft configurera automatiquement OME dans votre locataire Office 365. Voici les étapes pour activer Azure RMS :

Connectez-vous au portail Office 365 avec un compte d'administrateur général, puis cliquez sur l'icône Admin.

Cliquez sur Paramètres dans le menu du panneau de gauche.

Cliquez sur Services et compléments, puis sélectionnez Microsoft Azure Information Protection dans la liste des services.

Cliquez sur Gérer les paramètres Microsoft Azure Information Protection dans le volet.
Il vous sera demandé de vous authentifier avec vos informations d'identification Office 365.

Dans la page Gestion des droits, cliquez sur le bouton Activer.

Avant de fermer la page, vérifiez que la notification Rights Management Is Activated est affichée avec la coche verte à côté.

La gestion des droits est activée dans Office 365.

Envoi d'un e-mail chiffré dans Office365

Avec OME activé dans votre client Office 365, les utilisateurs peuvent immédiatement commencer à envoyer des e-mails chiffrés à des destinataires internes ou externes à l'organisation en fonction des stratégies par défaut disponibles dans OME. En fonction de votre abonnement et des fonctionnalités déployées par Microsoft, vous trouverez au moins deux politiques de chiffrement préconfigurées. Les deux stratégies par défaut disponibles dans les abonnements Office 365 E3 ou Azure Information Protection Plan 1 sont Chiffrer et Ne pas transférer.

Pour appliquer ces stratégies à un e-mail à l'aide de l'application de bureau Outlook, procédez comme suit :

Dans l'application de bureau Outlook, composez un nouvel e-mail et ajoutez les destinataires.

Dans le ruban, cliquez sur Options.

Cliquez sur le bouton Autorisation, puis sélectionnez la stratégie de chiffrement appropriée.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre e-mail.

Pour appliquer ces stratégies à un e-mail dans Outlook Online, procédez comme suit :

Composez un nouvel e-mail et ajoutez les destinataires.

Dans le ruban, cliquez sur Protéger.

Cliquez sur Modifier les autorisations dans la barre de notification pour afficher les options disponibles, puis sélectionnez la stratégie de chiffrement appropriée.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre e-mail.

Utilisation de la stratégie de chiffrement

Lorsque vous utilisez la stratégie de cryptage, le message électronique est crypté lors de son acheminement vers le destinataire. Une fois arrivé au destinataire, le message sera déchiffré pour qu'il soit lisible.

L'utilisation de la stratégie de chiffrement n'empêche pas le destinataire de transférer l'e-mail à quelqu'un d'autre. Le destinataire peut imprimer l'e-mail, le publier sur les réseaux sociaux ou l'encadrer sur son mur. Si une protection supplémentaire est requise, l'administrateur général du portail Office 365 devra créer des stratégies personnalisées.

Actuellement, Outlook Online, Outlook pour iOS et Outlook pour Android afficheront automatiquement le message déchiffré à l'écran. Pour les autres applications de messagerie, l'e-mail fournira un lien permettant au destinataire de lire le message déchiffré. Des plans sont en cours pour étendre la liste des applications prises en charge dans un proche avenir, y compris l'application de bureau Outlook, qui est actuellement en préversion.

Lecture d'un message crypté dans des applications non prises en charge.

Utilisation de la stratégie Ne pas transférer

La stratégie Ne pas transférer crypte également le message électronique lors de son acheminement vers le destinataire, mais elle comporte une stratégie supplémentaire interdisant aux destinataires de transférer le courrier électronique à quelqu'un d'autre. Si l'un des destinataires transfère l'e-mail à d'autres, les nouveaux destinataires qui essaient d'ouvrir l'e-mail recevront un message indiquant qu'ils n'ont pas la permission de voir le message.

Message d'erreur de stratégie Ne pas transférer.

Faire travailler Outlook et Office 365 pour vous

En tant que service cloud, Office 365 propose des expériences intelligentes conçues pour vous aider à hiérarchiser le travail afin que vous puissiez être productif. L'IA intégrée dans Outlook vous permet de recentrer votre énergie sur ce qui est important. Et lorsqu'Outlook se comporte mal, il existe un outil intégré pour vous aider à résoudre les problèmes Outlook courants sans avoir besoin d'engager votre équipe d'assistance.

Filtrer le bruit avec la boîte de réception ciblée

Exchange Online dans Office 365 intègre des filtres anti-spam et d'usurpation d'identité qui empêchent les e-mails indésirables et malveillants connus d'atteindre votre boîte aux lettres. Pourtant, même avec des filtres, nos boîtes aux lettres peuvent toujours être gonflées par les e-mails de la pizzeria, de notre câblodistributeur et de notre site d'achat préféré. Lorsque vous essayez d'être productif, il est facile de se laisser distraire par un courrier électronique légitime mais sans importance.

L'application de bureau Outlook et Outlook Online sont livrés avec une fonctionnalité appelée Boîte de réception ciblée pour relever ce défi. La boîte de réception ciblée aide à la gestion des boîtes aux lettres en agissant comme un trieur automatique qui place tous vos e-mails importants dans l'onglet prioritaire et les moins importants dans l'onglet autre.

La boîte de réception ciblée.

L'IA intégrée dans Office 365 détermine quel courrier électronique va dans quel onglet. Les e-mails des contacts avec lesquels vous interagissez beaucoup iront dans l'onglet Focused, tandis que les e-mails en masse de votre site d'achat iront dans l'onglet Autre pour filtrer le bruit. Vous pouvez également entraîner l'IA à affiner la catégorisation en déplaçant les e-mails qui se retrouvent dans le mauvais onglet. Plus vous formerez l'IA, mieux elle apprendra vos comportements pour s'assurer que votre boîte de réception vous convient parfaitement.

Diagnostiquer les problèmes Outlook courants avec SARA

L'un des avantages de Microsoft dans l'exécution de services cloud est son accès aux journaux d'erreurs et aux signaux des appareils et des utilisateurs interagissant avec le système. Ces journaux et signaux sont transmis aux bases de données Microsoft où ils sont surveillés et analysés. Sur la base de ces informations, Microsoft est en mesure d'améliorer son service ou de créer des solutions en libre-service pour les clients.

SARA est l'abréviation de Support and Recovery Assistant, un outil de diagnostic intégré à Outlook. C'est un outil pratique qui corrige automatiquement les erreurs courantes rencontrées par les utilisateurs dans Office 365, telles que les problèmes Outlook, les installations Office, etc.

Problèmes Outlook courants que SARA peut résoudre.

Si vous rencontrez l'un de ces problèmes et souhaitez exécuter SARA, procédez comme suit :

Dans l'application de bureau Outlook, cliquez sur Fichier dans le ruban.

Dans le panneau de gauche des coulisses, cliquez sur Support.

Cliquez sur Outil d'assistance pour installer SARA.
Cette action se connectera aux systèmes Office 365 et téléchargera l'outil.

Une fois que l'outil a terminé le téléchargement et commence à s'exécuter, suivez les invites en fonction du problème que vous essayez de résoudre.
Selon votre problème, le processus peut prendre de quelques minutes à une demi-heure.