Fonctionnalité de recherche de SharePoint Online

La fonctionnalité de recherche de SharePoint Online, l'un des produits de la suite Office 365, est très robuste et apporte une expérience de type Google ou Bing aux documents d'entreprise.

La recherche est l'une de ces choses qui ne semble pas importante tant que vous n'avez pas vraiment besoin de trouver quelque chose. Vous vous souvenez peut-être vaguement d'avoir vu une présentation faite par votre collègue il y a quelques mois, mais vous ne savez même pas par où commencer pour la rechercher dans le dossier partagé. Vous pouvez lui envoyer un e-mail, mais que se passe-t-il s'il n'est pas disponible et que vous en avez besoin tout de suite. La recherche résout le problème de la nécessité de trouver des informations spécifiques dans un océan de données numériques.

SharePoint Online inclut la possibilité de rechercher sur plusieurs sites. Au fur et à mesure que votre organisation grandit et que vous avez un nombre croissant de sites, il serait certainement pénible de devoir naviguer sur chaque site afin d'effectuer votre recherche. Avec SharePoint Online, vous pouvez effectuer une recherche dans un seul emplacement et la recherche s'étendra sur plusieurs sites.

Parfois, il peut être difficile d'obtenir la terminologie exacte juste pour renvoyer le contenu que vous recherchez. SharePoint Online inclut la possibilité d'affiner une recherche en fonction d'un certain nombre d'affinements configurables.

Par exemple, vous recherchez peut-être cette présentation que Bob a présentée à un client il y a quelque temps. Vous tapez le terme de recherche « onboarding employee » mais recevez en retour des centaines de pages de contenu. Vous vous souvenez que la présentation était une présentation PowerPoint, vous limitez donc la recherche aux seules diapositives PowerPoint.

Vous ne voyez toujours pas la présentation tout de suite, vous réduisez donc à nouveau la recherche aux seules présentations dont Bob était l'auteur. Bingo ! La présentation que vous recherchiez se trouve tout en haut de la liste. Utilisez les affinements pour affiner une recherche.

Vous pouvez considérer un affineur de recherche comme un filtre. Votre recherche sur un vaste sujet peut renvoyer des centaines de résultats possibles. L'affinement vous permet de filtrer ces informations en fonction des critères configurés.

Un autre aspect clé de la recherche est de trouver quelqu'un que vous venez de rencontrer mais que vous ne savez pas comment épeler son nom. Par exemple, vous pourriez rencontrer un collègue dans le couloir et il vous marmonne qu'il s'appelle Kain. Vous enregistrez le nom en tant que Kain, mais lorsque vous le recherchez en ligne, vous ne le trouverez normalement pas si vous tapez Kain car son nom est en fait Ken.

La recherche phonétique SharePoint vous permet de toujours taper Kain et SharePoint reconnaît que cela est phonétiquement très similaire à Ken. SharePoint est suffisamment intelligent pour afficher Ken dans les résultats de recherche. Parce que SharePoint affiche également la photo d'identité de Ken, ou la photo du profil de l'entreprise, dans les résultats de recherche, vous pouvez voir que vous avez trouvé la bonne personne que vous venez de rencontrer dans le hall.

En plus de la recherche, SharePoint inclut également des fonctionnalités d'intelligence d'affaires et la possibilité de développer des solutions d'entreprise sans écrire une seule ligne de code. La Business Intelligence couvre des éléments tels que les rapports, les tableaux de bord, les tableaux de bord et les indicateurs de performance clés.

Les fonctionnalités de Business Intelligence dans SharePoint relèvent d'un compartiment marketing appelé Insights . Tous les outils et fonctionnalités astucieux qui offrent aux utilisateurs professionnels la possibilité de créer des applications sans programmation sont appelés Composites . Ces aspects de SharePoint nécessitent leurs propres livres, mais pour l'instant, vous devez savoir que ce sont des éléments importants qui rendent SharePoint si précieux.