Gérer le contenu avec des ensembles de documents SharePoint Online

Dans SharePoint Online, l'une des suites de produits Microsoft Office 365, un ensemble de documents vous permet de regrouper des documents en fonction de certains critères, puis de travailler avec le groupe de documents en tant qu'entité unique.

Par exemple, vous pouvez avoir un projet sur lequel vous travaillez pour le marketing et un projet sur lequel vous travaillez pour la comptabilité. Vous pouvez regrouper vos documents marketing et regrouper vos documents comptables. Vous pouvez ensuite interagir avec les documents comptables ou marketing en tant que groupe unique plutôt qu'individuellement.

À l'aide des ensembles de documents, vous pouvez envoyer tous vos documents marketing via un flux de travail dans un lot simultanément ou afficher la gestion des versions pour tous les documents en tant qu'ensemble à un moment donné.

Pour commencer à utiliser les ensembles de documents, vous devez d'abord activer la fonctionnalité pour votre collection de sites. Pour ce faire, suivez ces étapes :

Cliquez sur le bouton Actions du site, puis sur Paramètres du site.

La page Paramètres du site s'affiche et vous montre tous les paramètres de ce site SharePoint particulier.

Accédez au groupe Administration de la collection de sites et cliquez sur le lien Fonctionnalités de la collection de sites.

La page des fonctionnalités de cette collection de sites spécifique s'affiche.

Cliquez sur le bouton Activer en regard de la fonction Ensembles de documents.

Une fois la fonctionnalité Ensembles de documents activée, vous pouvez ajouter la fonctionnalité à n'importe quelle bibliothèque. L'ensemble de documents prend la forme d'un type de contenu dans SharePoint. Un type de contenu est le regroupement de champs de métadonnées en un seul groupe. Par exemple, vous pouvez avoir une recette dont le type de contenu inclut des métadonnées, telles que les ingrédients, les temps de cuisson et les assaisonnements requis.

Le type de contenu Ensemble de documents SharePoint inclut toutes les fonctionnalités requises pour regrouper plusieurs documents en une seule entité.

Une bibliothèque de documents commune dans SharePoint est la bibliothèque de documents partagés. Vous pouvez ajouter la fonctionnalité Ensemble de documents à la bibliothèque de documents partagés en procédant comme suit :

Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter la fonctionnalité Ensembles de documents.

Cliquez sur le bouton Paramètres de la bibliothèque situé dans l'onglet Bibliothèque.

Pour ajouter un type de contenu à cette bibliothèque, vous devez d'abord activer l'édition.

Sur la page Paramètres de la bibliothèque, cliquez sur le lien Paramètres avancés.

La page Paramètres avancés apparaît et vous permet d'effectuer une configuration avancée pour cette bibliothèque.

Dans la section Type de contenu, sélectionnez Oui pour autoriser la modification des types de contenu.

Cliquez sur OK pour revenir à la page Paramètres de la bibliothèque.

Notez qu'une nouvelle section apparaît sur la page désormais appelée Types de contenu.

Cliquez sur le lien Ajouter à partir des types de contenu de site existants pour ajouter un type de contenu de site existant.

Sélectionnez le type de contenu Ensemble de documents, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur OK.

Maintenant que la fonctionnalité Ensemble de documents a été ajoutée à la bibliothèque, vous pouvez créer un nouvel ensemble de documents. Pour créer un nouvel ensemble de documents, cliquez sur l'onglet Documents du ruban, puis sous le menu déroulant Nouveau document, sélectionnez Ensemble de documents.

Un ensemble de documents apparaît dans la bibliothèque Documents partagés comme un autre document. Vous pouvez interagir avec un ensemble de documents comme vous interagissez avec un seul document de la bibliothèque. La différence, cependant, est que lorsque vous cliquez sur un ensemble de documents, vous ouvrez le groupe de documents plutôt qu'un seul document.

Lorsque l'ensemble de documents est ouvert, un nouvel onglet Ensemble de documents apparaît sur le ruban. Cet onglet vous permet de gérer l'ensemble de documents avec des fonctionnalités, telles que la modification des propriétés, la modification des autorisations de sécurité, le partage des documents, la capture de versions ou la transmission de tous les documents via le flux de travail dans un lot.