Importer une nouvelle taxonomie personnalisée dans le magasin de termes SharePoint Online

En tant que système de gestion de contenu, SharePoint Online offre d'excellentes fonctionnalités de gestion des métadonnées prêtes à l'emploi via le magasin de termes. Si votre organisation utilise la taxonomie pour organiser les données, vous pouvez simplement utiliser ce que vous avez en important votre taxonomie personnalisée dans le magasin de termes.

Si vous êtes une petite entreprise, l'utilisation de la taxonomie pour baliser le contenu pourrait signifier une meilleure gouvernance de la façon dont les choses sont décrites dans votre entreprise, ainsi que contribuer à construire le tissu social de votre organisation.

Par exemple, supposons que vous exigez des utilisateurs de SharePoint qu'ils saisissent certaines informations sur les fichiers qu'ils téléchargent dans la bibliothèque de documents. Ils doivent saisir le titre, l'auteur, l'unité commerciale, le public et le sujet de chaque fichier. Vous pouvez tirer parti de la taxonomie de sorte que lorsqu'un utilisateur saisit des métadonnées dans le champ Audience, il puisse choisir parmi des mots-clés déjà présents dans le magasin de termes, tels que Interne ou Externe.

Si l'utilisateur sélectionne Interne, des options supplémentaires s'affichent, selon que l'audience interne est destinée aux cadres ou aux managers. Sous Objet, les utilisateurs peuvent sélectionner des mots-clés, tels que RH, Juridique ou Informatique. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs d'entrer leurs propres mots-clés pour décrire le sujet.

Lorsque vous voyez émerger un modèle de mots-clés fréquemment utilisés, cela peut vous signaler, en tant qu'administrateur SharePoint Online, de déplacer ces mots-clés dans l'ensemble de termes principal. Non seulement cela, mais cela peut inciter votre organisation à commencer à réfléchir à la création d'un nouveau nom pour un produit en fonction des mots qui le décrivent le mieux pour vos employés et de ce que ces mots signifient pour eux.

Pour importer une taxonomie personnalisée dans le magasin de termes, procédez comme suit :

Cliquez sur Term Store dans la navigation de gauche du Centre d'administration SharePoint Online.

Assurez-vous que votre nom est répertorié sous Administrateurs du magasin de termes.

Sous Exemple d'importation dans le volet droit, cliquez sur Afficher l'exemple de fichier d'importation.

Téléchargez le fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) et modifiez-le dans Excel pour l'adapter à votre taxonomie.

Dans Excel, organisez les termes en hiérarchies jusqu'à sept niveaux de profondeur.

Enregistrez le fichier dans son format .csv d'origine.

De retour dans le magasin de termes à partir du centre d'administration SharePoint Online, survolez le groupe dans lequel vous souhaitez charger l'ensemble de termes, puis cliquez sur la flèche qui apparaît à droite pour afficher des commandes supplémentaires.

Sélectionnez Importer un nouvel ensemble de termes.

Dans la fenêtre d'importation d'ensembles de termes, cliquez sur Parcourir.

Accédez au fichier .csv que vous avez enregistré à l'étape 5, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

Vous êtes ramené à la fenêtre d'importation de l'ensemble de termes.

Cliquez sur OK.

Vous êtes redirigé vers le portail du centre d'administration SharePoint Online où vous verrez l'ensemble de termes que vous venez d'importer répertorié sous le groupe que vous avez sélectionné à l'étape 6.