La fonctionnalité de filtre automatique dExcel 2013

La fonction de filtre automatique d'Excel permet de filtrer les données indésirables dans une liste de données aussi facilement que de cliquer sur le bouton Filtre automatique de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer les données, puis de choisir les critères de filtrage appropriés dans le menu déroulant de cette colonne.

Si vous ouvrez une feuille de calcul avec une liste de données et que vous ne trouvez pas de boutons de filtre automatique attachés à chacun des noms de champ en haut de la liste, vous pouvez les afficher simplement en positionnant le pointeur de cellule dans l'une des cellules avec les noms de champ puis en cliquant sur le bouton de commande Filtrer dans l'onglet Données du ruban ou en appuyant sur Ctrl+Maj+L ou Alt+AT.

Les options de filtrage du menu déroulant Filtre automatique d'une colonne dépendent du type d'entrées dans le champ. Dans le menu déroulant d'une colonne qui ne contient que des entrées de date, le menu contient une option Filtres de date à laquelle un sous-menu des filtres réels est attaché.

Dans le menu déroulant d'une colonne qui ne contient que des entrées numériques (en plus des dates) ou un mélange de dates avec d'autres types d'entrées numériques, le menu contient une option Filtres numériques. Dans le menu déroulant d'une colonne qui contient uniquement des entrées de texte ou un mélange de texte, de date et d'autres entrées numériques, le menu contient une option Filtres de texte.

En plus des options Filtres de date, Filtres de texte ou Filtres de nombres (selon le type de champ), le menu déroulant Filtre automatique pour chaque champ de la liste de données contient une zone de liste avec une liste complète de toutes les entrées effectuées dans ce colonne, chacune avec sa propre case à cocher. Au niveau le plus élémentaire, vous pouvez filtrer la liste de données en décochant la case de toutes les entrées dont vous ne souhaitez pas voir les enregistrements dans la liste.

Ce type de filtrage de base fonctionne mieux dans des champs tels que Ville, État ou Pays, qui contiennent de nombreux doublons. Vous pouvez donc voir un sous-ensemble de la liste de données qui contient uniquement les villes, les États ou les pays avec lesquels vous souhaitez travailler au temps.

Le moyen le plus simple d'effectuer ce type de filtrage de base sur un champ est de d'abord décocher la case devant l'option (Sélectionner tout) en haut de la zone de liste du champ pour décocher les cases, puis de sélectionner chacune des cases à cocher. boîtes contenant les entrées pour les enregistrements que vous souhaitez afficher dans la liste de données filtrées.

Une fois que vous avez terminé de cocher les cases de toutes les entrées que vous souhaitez conserver, vous cliquez sur OK pour fermer le menu déroulant Filtre automatique.

Excel masque ensuite les lignes de la liste de données pour tous les enregistrements, à l'exception de ceux qui contiennent les entrées que vous venez de sélectionner. Le programme vous permet également de savoir quel ou quels champs ont été utilisés dans l'opération de filtrage en ajoutant une icône de filtre conique au bouton Filtre automatique de la colonne.

Pour restaurer tous les enregistrements dans la liste de données, vous pouvez supprimer le filtrage en cliquant sur le bouton de commande Effacer dans le groupe Trier et filtrer de l'onglet Données du ruban ou en appuyant sur Alt+AC.

Lorsque vous effectuez ce type de filtrage de liste de base, vous pouvez sélectionner des entrées spécifiques dans plusieurs champs de cette liste. Ici, vous ne voulez que les employés de l'entreprise qui travaillent dans les services d'ingénierie et des services d'information des bureaux de Chicago et de Seattle.

Pour ce faire, sélectionnez uniquement les entrées Engineering and Information Services dans la zone de liste du menu déroulant AutoFilter du champ Dept et uniquement les entrées Chicago et Seattle dans la zone de liste du menu déroulant AutoFilter du champ Location.

Comme vous pouvez le voir, après avoir filtré la liste des données des employés de sorte que seuls les enregistrements des employés du service d'ingénierie ou des services d'information des bureaux de Chicago ou de Seattle soient répertoriés, Excel ajoute l'icône de filtre conique aux boutons de filtre automatique sur les deux Champs Dept et Location dans la rangée supérieure, indiquant que la liste est filtrée à l'aide de critères impliquant les deux champs.

Gardez à l'esprit qu'après avoir filtré la liste de données de cette manière, vous pouvez ensuite copier les enregistrements restants qui constituent le sous-ensemble souhaité de la liste de données dans une nouvelle zone de la même feuille de calcul ou dans une nouvelle feuille du classeur.

Vous pouvez ensuite trier les données (en ajoutant des boutons Filtre automatique avec le bouton de commande Filtrer sous l'onglet Données), représenter les données, analyser les données ou résumer les données dans un tableau croisé dynamique.