La référence dans les prévisions de ventes Excel

Une référence dans la prévision des ventes est une série d'observations - plus précisément dans ce livre, un flux de revenus - que vous utilisez pour former une prévision. Il existe trois prévisions types, selon l'apparence de la ligne de base :

• Si la référence est restée stable, votre meilleure prévision sera probablement proche de la moyenne de tous les montants des ventes de la référence.
• Si la ligne de base a augmenté, votre prévision sera probablement supérieure au montant des ventes le plus récent.
• Si la ligne de base est en baisse, votre prévision sera probablement inférieure au montant des ventes le plus récent.

Remarque : ces mots loufoques sont probablement et probablement là, car lorsqu'il y a un aspect saisonnier des ventes qui n'apparaît pas encore dans votre référence, la saison suivante peut démarrer au même moment que vos prévisions et inverser ce à quoi vous vous attendriez autrement. .

Pourquoi une ligne de base est-elle importante ? Parce qu'il élève votre prévision au-dessus du statut d'une supposition. Lorsque vous utilisez une référence, vous reconnaissez que, en l'absence de connaissances particulières telles que le fait que votre prix unitaire est sur le point de changer radicalement, votre meilleur guide pour ce qui se passe ensuite est souvent ce qui s'est passé avant.

Il y a un autre mot de fouine : souvent. Vous aurez de nombreuses occasions d'utiliser une variable, telle que le total des estimations de ventes des représentants commerciaux individuels, pour prévoir la variable qui vous intéresse vraiment, les revenus des ventes. Dans ce cas, vous pouvez obtenir une prévision plus précise en utilisant Excel pour déterminer la formule qui relie les deux variables, puis utiliser cette formule pour prévoir la prochaine valeur des revenus des ventes.

Selon la force de la relation entre les deux variables, cette formule peut être un meilleur guide que de regarder uniquement la ligne de base de l'historique des ventes. Il s'agit cependant toujours d'une ligne de base : dans ce cas, la ligne de base se compose de deux variables ou plus, et pas d'une seule.

Tracer la ligne de base

L'œil est un excellent guide pour savoir ce qui se passe dans votre ligne de base. Vous pouvez en profiter en créant un graphique qui montre la ligne de base. Il y a quelques possibilités :

• Si vous faites vos prévisions uniquement sur la base des revenus des ventes précédentes, un bon choix est un graphique linéaire, comme celui présenté ici. Vous pouvez voir que les revenus sont stables dans le temps, même s'ils sautent un peu partout. Le modèle de la ligne de base dans le graphique est un indice du type de prévision à utiliser : dans la figure, ce type pourrait être un lissage exponentiel.

Le graphique linéaire est idéal pour une seule variable, comme le chiffre d'affaires.

• Si vous utilisez une autre variable , telle que le total des estimations de ventes fournies par des commerciaux individuels, vous utiliserez probablement un graphique XY (Scatter), comme celui illustré ici. Notez que les chiffres réels se comparent assez bien à la somme des estimations individuelles, ce qui peut vous convaincre d'utiliser l'approche de régression pour prévoir la période suivante, en particulier parce que vous pouvez mettre la main sur la prochaine estimation de la force de vente à partir de laquelle faire des prévisions.

Dans ce cas, il existe une relation positive entre la somme des estimations individuelles et les résultats réels.

Si vous comptez baser vos prochaines prévisions sur des informations provenant de représentants commerciaux individuels, ne réduisez pas vos périodes de prévision. Si vous le faites, les représentants passeront plus de temps à faire des estimations qu'à réaliser des ventes, ce qui signifie que leurs commissions diminueront, et la prochaine chose que vous savez qu'ils travaillent pour vos concurrents - et vous pouvez jeter vos prévisions dans les toilettes.

A la recherche de tendances

Les tendances sont importantes dans la prévision des ventes. D'une part, savoir s'il y a une tendance dans votre ligne de base est essentiel pour en savoir plus sur ce qui se passe dans la gamme de produits. D'autre part, la présence d'une tendance vous indique parfois que vous devez faire plus de préparation. Si vous avez décidé d'utiliser le lissage exponentiel, par exemple, vous souhaiterez peut-être d'abord supprimer la tendance.

Si vous vous penchiez sur la ligne de base indiquée dans la colonne A de la figure suivante, il ne vous faudrait pas longtemps pour conclure qu'il existe une tendance à la hausse des revenus des ventes. Mais si vous faites le petit effort nécessaire pour tracer la ligne de base, non seulement vous voyez immédiatement la tendance, mais vous obtenez une bonne idée intuitive de la direction que prennent les ventes et de la vitesse à laquelle elles y arrivent.

Vous pouvez soit réduire la tendance de cette série et utiliser un simple lissage exponentiel, soit prévoir le chiffre d'affaires en utilisant le numéro de période comme prédicteur.

Soyez prudent lorsque vous voyez une tendance comme celle illustrée. S'il s'agit de résultats hebdomadaires, il ne s'agit peut-être que de la première partie d'un modèle saisonnier (ou d'un cycle) sur le point de redescendre. Notez que les sept dernières périodes donnent l'impression que les résultats se préparent à faire exactement cela.