Migration de fichiers vers SharePoint Online avec loutil de migration SharePoint de Microsoft

Votre abonnement à une licence Microsoft 365 Business inclut 1 To de stockage cloud dans OneDrive Entreprise par utilisateur sous licence. De plus, votre organisation obtient 1 To de stockage dans SharePoint Online plus 10 Go par utilisateur sous licence.

Disons par exemple que vous avez 10 utilisateurs, chacun avec une licence Microsoft 365 Business. Voici à quoi ressemblerait votre stockage cloud gratuit :

10 utilisateurs x 1 To par utilisateur dans OneDrive Entreprise = 10 To

1 To dans SharePoint Online

10 utilisateurs x 10 Go par utilisateur dans SharePoint Online = 100 Go (0,1 To)

Stockage cloud total : 11,1 To

Si vous vous demandez combien de données vous pouvez stocker dans 1 To de stockage, pensez à l'infographie de IT Elementary School . Dans ce document, l'auteur prétend que vous auriez 60 piles de papier dactylographiées aussi hautes que la Tour Eiffel pour consommer 1 To de données.

Avec autant de stockage, vous vous demandez peut-être pourquoi les PME utilisent toujours des partages de fichiers et des applications SaaS tierces telles que Dropbox . Pour la majorité des petites entreprises, le défi consiste à déplacer leurs données existantes vers SharePoint Online ou OneDrive for Business.

Traditionnellement, la migration des données vers SharePoint Online nécessitait des outils complexes nécessitant des ingénieurs expérimentés. Si une entreprise ne disposait pas d'un budget pour ces outils ou cette expertise, un administrateur informatique devrait passer énormément de temps à déplacer manuellement des fichiers et à résoudre des problèmes de synchronisation.

La bonne nouvelle est qu'Office 365 est conçu pour briser les traditions. Ce qui était difficile il y a quelques années, c'est maintenant un outil simple, gratuit et en libre-service. En quelques clics, un administrateur informatique peut désormais migrer en toute confiance des fichiers vers des bibliothèques de documents dans SharePoint Online ou OneDrive Entreprise .

Microsoft 365 Business : l'outil de migration SharePoint

L'outil de migration SharePoint est une application pratique qui simplifie le déplacement de fichiers vers Office 365 à partir de votre disque dur, d'un fournisseur de stockage SaaS tiers ou d'un environnement SharePoint sur site. En gros, il vous suffit de télécharger l'outil et, en quelques clics, l'outil fera sa magie pendant que vous, selon la taille des données que vous déplacez, prenez une tasse de café ou allumez Netflix pour regarder votre émission préférée pendant que vous attendez que l'outil ait terminé son travail.

Voici comment fonctionne l'outil de migration SharePoint.

Téléchargez l'outil de migration SharePoint de Microsoft .

Double-cliquez sur le fichier téléchargé pour exécuter l'outil, puis cliquez sur le bouton Se connecter.

Écran de connexion à l'outil de migration SharePoint.

Où sont vos données ? l'écran apparaît.

Sélectionnez la source de vos données (pour cet exercice, choisissez l'option Partage de fichiers) :

• Si vous déplacez des fichiers à partir d'un environnement SharePoint sur site, choisissez SharePoint sur site.
• Si vous souhaitez déplacer des fichiers depuis votre disque dur ou des partages de fichiers, choisissez Partage de fichiers. Si vous souhaitez déplacer des fichiers depuis Dropbox, assurez-vous que l'application Dropbox est en cours d'exécution sur votre bureau et sélectionnez l'option Partage de fichiers.
• Si vous disposez de plusieurs sources de données, choisissez un fichier JSON ou CSV pour la migration en masse. Notez que vous aurez besoin de compétences en programmation pour créer un fichier JSON.

Dans l'écran Sélectionner une source et une destination, cliquez sur le bouton Choisir un dossier.

Dans la fenêtre Rechercher un dossier, choisissez le dossier que vous souhaitez migrer, puis cliquez sur OK.

L'écran Sélectionner une source et une destination réapparaît.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Une nouvelle zone apparaît dans le même écran afin que vous puissiez coller l'URL de SharePoint Online ou OneDrive for Document.

Dans la zone Entrer une URL, entrez ou collez l'URL de la bibliothèque de destination.

Dans le menu déroulant Choisir une bibliothèque de documents, choisissez la bibliothèque de documents appropriée. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter.

Sur l'écran suivant, passez en revue les entrées pour la source et la destination, puis cliquez sur le bouton Migrer pour démarrer le processus de migration.

L'outil affiche l'état de la migration. Si vous devez modifier l'entrée Source ou Destination, vous devez redémarrer le processus.

Une fois la migration SharePoint terminée, cliquez sur le bouton Fermer.

L'outil capture les journaux du travail de migration, que vous pouvez afficher après la migration SharePoint. Voir les journaux peut être utile pour le dépannage.

Si vous devez fermer ou fermer accidentellement l'outil avant la fin du travail de migration SharePoint, vous pouvez reprendre le travail à partir de n'importe quel ordinateur, à condition que le travail ait été exécuté pendant au moins 5 minutes.

Une autre fonctionnalité intéressante de l'outil est sa capacité à effectuer de futures migrations incrémentielles de SharePoint. Si un membre de votre équipe n'a pas reçu le mémo et continue d'enregistrer des fichiers sur votre partage de fichiers, vous pouvez réexécuter l'outil et déplacer uniquement les fichiers nouveaux ou mis à jour de l'emplacement source. Pour tirer parti de cette fonctionnalité, cliquez sur Oui lorsque l'outil vous demande si vous souhaitez conserver les paramètres de migration pour les futures exécutions incrémentielles une fois la migration terminée.

Microsoft 365 Business : synchronisation de fichiers avec le client OneDrive

Une autre façon de migrer des fichiers vers SharePoint Online ou OneDrive Entreprise consiste à utiliser le client de synchronisation OneDrive. Une fois le client de synchronisation en cours d'exécution, vous pouvez simplement faire glisser les fichiers de l'emplacement source vers la bibliothèque appropriée dans OneDrive Entreprise ou SharePoint Online.

Si Windows 10 a été déployé avec la licence Microsoft 365 Business, le client de synchronisation OneDrive Entreprise est automatiquement configuré pour le compte utilisant l'appareil. En tant que tels, les dossiers OneDrive Entreprise seront disponibles dans l'Explorateur de fichiers.

Si vous migrez des fichiers vers une bibliothèque de documents SharePoint Online à l'aide du client de synchronisation OneDrive, vous devez d'abord synchroniser la bibliothèque de documents SharePoint avec votre bureau. Pour ce faire, accédez à la bibliothèque de documents SharePoint Online, puis cliquez sur l'icône Synchroniser dans la barre de commandes. Le client de synchronisation vous guidera à travers le reste des étapes, qui sont simples.

Icône de synchronisation dans la barre de commandes dans SharePoint Online.