Quest-ce que Microsoft Access et à quoi sert-il ?

Access 2019, la dernière version de l'application de base de données Microsoft Office, a toujours été un programme puissant, et cette version n'est pas différente. Toute cette puissance fait d'Access une application qui n'est pas si facile à apprendre par vous-même.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser toutes les fonctionnalités et tous les outils et de pousser les bords de l'enveloppe Access. En fait, vous pouvez utiliser très peu de tout ce qu'Access a à offrir tout en créant une solution assez importante pour vos besoins de stockage et d'accès aux données - tout cela parce qu'Access peut vraiment "tout faire" - vous permettant de configurer une base de données rapidement, créer des enregistrements dans cette base de données, puis utiliser ces données de plusieurs manières utiles. Plus tard, qui sait ? Vous pouvez devenir un gourou d'Access.

À quoi sert l' accès ? C'est une bonne question. Eh bien, la liste de ce que vous pouvez faire avec est beaucoup plus longue que la liste de ce que vous ne pouvez pas faire avec — bien sûr, surtout si vous laissez des choses comme « laver votre voiture » ​​et « ranger la vaisselle » la liste « ne peut pas faire ». En ce qui concerne l'organisation, le stockage et la récupération des données, Access est en tête de la classe.

Construire de grandes bases de données avec Alexa

D'accord, qu'est-ce que je veux dire par grande base de données ? Toute base de données avec beaucoup d'enregistrements - et par beaucoup, je veux dire des centaines. Au moins. Et certainement si vous avez des milliers d'enregistrements, vous avez besoin d'un outil comme Access pour les gérer. Bien que vous puissiez utiliser Microsoft Excel pour stocker des listes d'enregistrements, cela limite le nombre que vous pouvez stocker (pas plus que le nombre de lignes dans une seule feuille de calcul). De plus, vous ne pouvez pas utiliser Excel pour configurer autre chose qu'une simple liste pouvant être triée et filtrée. Ainsi, tout ce qui contient beaucoup d'enregistrements et de données complexes est mieux fait dans Access.

Voici quelques raisons pour lesquelles Access gère bien les grandes bases de données :

• En règle générale, une grande base de données a des besoins de saisie de données volumineux. Access propose non seulement des formulaires, mais également des fonctionnalités permettant de créer un formulaire rapide grâce auquel quelqu'un peut saisir tous ces enregistrements. Cela peut rendre la saisie des données plus facile et plus rapide et peut réduire considérablement la marge d'erreur.
• Lorsque vous avez beaucoup, beaucoup d'enregistrements, vous avez également de nombreuses possibilités d'erreurs. Cela inclut les enregistrements en double, les enregistrements avec des fautes d'orthographe et les enregistrements avec des informations manquantes - et c'est juste pour les ouvreurs. Vous avez donc besoin d'une application telle qu'Access pour détecter ces erreurs et les corriger.
• De grandes bases de données signifient de grands besoins de rapports précis et perspicaces. Access dispose de puissants outils de création de rapports que vous pouvez utiliser pour créer des rapports imprimés et à l'écran. Vous pouvez adapter vos rapports à votre public, de ce qui est affiché sur les pages des rapports aux couleurs et polices utilisées.
• Les grandes bases de données sont difficiles à parcourir lorsque vous voulez trouver quelque chose. Access fournit plusieurs outils pour trier, rechercher et créer vos propres outils spécialisés (appelés requêtes ) pour trouver l'enregistrement unique ou le groupe d'enregistrements insaisissable dont vous avez besoin.
• Access permet de gagner du temps en facilitant l'importation et le recyclage des données. Vous avez peut-être utilisé certains outils pour importer des données à partir d'autres sources, telles que des feuilles de calcul Excel (si vous avez commencé dans Excel et maximisé son utilité en tant que périphérique de stockage de données) et des tableaux Word. Access vous évite de ressaisir toutes vos données et vous permet de garder plusieurs sources de données cohérentes.

Création de bases de données avec plusieurs tables

Que votre base de données contienne 100 enregistrements ou 100 000 enregistrements (ou plus), si vous devez conserver des tables séparées et les associer pour une utilisation maximale des informations, vous avez besoin d'une base de données relationnelle — et c'est Access. Comment savoir si vos données doivent figurer dans des tableaux séparés ? Pensez à vos données : sont-elles très compartimentées ? Est-ce que ça part sur des tangentes ? Considérez l'exemple suivant et appliquez les concepts à vos données et voyez si vous avez besoin de plusieurs tables pour votre base de données.

La base de données des grandes organisations

Imaginez que vous travaillez pour une très grande entreprise et que l'entreprise dispose de données concernant ses clients et leurs commandes, les produits que l'entreprise vend, ses fournisseurs et ses employés. Pour une base de données complexe comme celle-ci, vous avez besoin de plusieurs tables, comme suit :

• Une table contient les données client - noms, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail.
• Un deuxième tableau contient les commandes des clients, y compris le nom du client qui a passé la commande, le vendeur qui a traité la vente, les informations d'expédition et la date de la commande.
• Un troisième tableau contient des informations sur les produits vendus par l'entreprise, notamment les numéros de produits, les noms des fournisseurs, les prix et le nombre d'articles en stock.
• Un quatrième tableau contient des données sur les fournisseurs - sur les entreprises auprès desquelles l'organisation principale obtient son inventaire de produits à revendre aux clients. Le tableau contient les noms des entreprises, leur personne de contact, ainsi que l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone pour les joindre.
• Un cinquième tableau contient les données des employés - de la date à laquelle ils ont été embauchés à leurs coordonnées jusqu'à leur titre de poste - et contient également des notes à leur sujet, une sorte de résumé de leur curriculum vitae pour référence.

D'autres tableaux existent également - pour conserver une liste des sociétés de transport et leurs coordonnées (pour l'expédition des commandes des clients), un tableau des dépenses (pour les dépenses engagées dans la gestion de l'entreprise) et d'autres tableaux qui sont utilisés avec les quatre principaux tableaux.

Parce que vous n'avez pas à remplir tous les champs pour chaque enregistrement - dans n'importe quelle table de la base de données - si vous n'avez pas de numéro de téléphone ou ne connaissez pas d'adresse e-mail, par exemple, vous pouvez laisser ces champs vides jusqu'à ce que vous ayez obtenu cette information.

Ne pas planifier? Planifier l'échec

Si vous réfléchissez bien à votre base de données, à la façon dont vous utilisez vos données et à ce que vous devez savoir sur vos employés, clients, bénévoles, donateurs, produits ou projets, quelles que soient les informations sur lesquelles vous stockez des informations, vous pouvez planifier :

• De combien de tables aurez-vous besoin
• Quelles données iront dans quelle table
• Comment vous utiliserez les tableaux ensemble pour obtenir les rapports dont vous avez besoin

Bien sûr, tout le monde oublie quelque chose et les plans changent après qu'un système a déjà été mis en œuvre. Mais ne vous inquiétez pas, l'accès n'est pas si rigide que le chaos s'ensuivra si vous commencez à créer vos tables et oubliez quelque chose (un champ ou deux, une table entière). Vous pouvez toujours ajouter un champ que vous avez oublié (ou qu'une étincelle lumineuse vient de vous dire qu'il est nécessaire) ou ajouter une nouvelle table après coup. Mais une planification aussi approfondie que possible est toujours essentielle.

As part of thorough planning, sketch your planned database on paper, drawing a kind of flowchart with boxes for each table and lists of fields that you’ll have in each one. Draw arrows to show how they might be related — it’s sort of like drawing a simple family tree — and you’re well on your way to a well-planned, useful database.

Here’s a handy procedure to follow if you’re new to the process of planning a database:

1. On paper or in a word-processing document, whichever is more comfortable, type the following:

• A tentative name for your database
• A list of the pieces of information you plan on getting from that database on a daily or regular basis

2. Now, based on that information, create a new list of the actual details you could store:

List every piece of information you can possibly think of about your customers, products, ideas, cases, books, works of art, students — whatever your database pertains to. Don’t be afraid to go overboard — you can always skip some of the items in the list if they don’t turn out to be things you really need to know (or can possibly find out) about each item in your database.

3. Take the list of fields — that’s what all those pieces of information are — and start breaking them up into logical groups.

How? Think about the fields and how they work together:

• For example, if the database keeps track of a library of books, perhaps the title, publication date, publisher, ISBN (International Standard Book Number, which is unique for each book), price, and page count can be stored in one group, whereas author information, reviews, and lists of other titles by the same author or books on the same topic can be stored in another group. These groups become individual tables, creating your relational database of books.
• Figure out what’s unique about each record. As stated in the previous point, you need a field that’s unique for each record. Although Access can create a unique value for you if no unique data exists for each record in your database, it’s often best to have such a field already in place, or to create such a field yourself. Customer numbers, student numbers, Social Security numbers, book ISBNs, catalog numbers, serial numbers — anything that isn’t the same for any two records will do.

With a big list of fields and some tentative groupings of those fields at the ready, and with an idea of which field is unique for each record, you can begin figuring out how to use the data.

4. Make a list of ways you might use the data, including:

• Reports you’d like to create, including a list of which fields should be included for each report
• Other ways you can use the data — labels for mailings, product labels, catalogue data, price lists, contact lists, and so on

5. List all the places your data currently resides. This might be on slips of paper in your pocket, on cards in a box, in another program (such as Excel), or maybe through a company that sells data for marketing purposes.

With this planning done, you’re ready to start building your database.

Access databases with user forms

When you’re planning your database, consider how the data will be entered:

• If you’ll be doing the data entry yourself, perhaps you’re comfortable working in a spreadsheet-like environment (known in Access as Datasheet view), where the table is a big grid. You fill it in row by row, and each row is a record.

The figure shows a table of volunteers in progress in Datasheet view. You decide: Is it easy to use, or can you picture yourself forgetting to move down a row and entering the wrong stuff in the wrong columns as you enter each record? As you can see, there are more fields than show in the window, so you’d be doing a lot of scrolling to the left and right to use this view.

Datasheet view can be an easy environment for data entry. Or not.

• You may want to use a form (shown in the following figure) instead. A form is a specialized interface for data entry, editing, and viewing your database one record at a time, if:
• Someone else will be handling data entry
• Typing row after row of data into a big grid seems mind-numbing

Here’s a simple form for entering new records or reviewing existing ones.

The mind-numbing effect (and inherent increased margin for error) is especially likely when you have lots of fields in a database, and the user, if working in Datasheet view, has to move horizontally through the fields. A form like the one shown puts the fields in a more pleasing format, making it easier to enter data into the fields and to see all the fields simultaneously (or only those you want data entered into).

If your database is large enough that you require help doing the data entry, or if it’s going to grow over time, making an ongoing data-entry process likely, Access is the tool for you. The fact that it offers simple forms of data entry/editing is reason enough to make it your database application of choice.

Databases that require special reporting

Yet another reason to use Access is the ability it gives you to create customized reports quickly and easily. Some database programs, especially those designed for single-table databases (known as flat-file databases), have some canned reports built in, and that’s all you can do — just select a report from the list and run the same report that every other user of that software runs.

If you’re an Excel user, your reporting capabilities are far from easy or simple, and they’re not designed for use with large databases — they’re meant for spreadsheets and small, one-table lists. Furthermore, you have to dig much deeper into Excel’s tools to get at these reports. Access, on the other hand, is a database application, so reporting is a major, up-front feature.

An example? In Excel, to get a report that groups your data by one or more of the fields in your list, you have to sort the rows in the worksheet first, using the field(s) to sort the data, and then you can create what’s known as a subtotal report. To create it, you use a dialog box that asks you about calculations you want to perform, where to place the results, and whether you’re basing a sort and/or a subtotal on more than one field. The resulting report is not designed for printing, and you have to tinker with your spreadsheet pagination (through a specialized view of the spreadsheet) to control how the report prints out.

Dans Accès ? Lancez simplement l'assistant de rapport et vous pouvez trier vos données, choisir comment les regrouper, décider quelles données inclure dans le rapport et choisir une disposition visuelle et un schéma de couleurs, le tout dans un processus simple et rationalisé. Sans que vous fassiez quoi que ce soit, le rapport est prêt à être imprimé. Access est conçu pour la création de rapports - après tout, il s'agit d'une application de base de données - et les rapports sont l'un des moyens les plus importants (sinon le plus) d'utiliser et de partager vos données.

Parce que les rapports sont une partie si importante d'Access, vous pouvez non seulement les créer avec un minimum d'efforts, mais aussi les personnaliser pour créer une documentation puissante de vos données les plus importantes :

• Créez un rapport simple et rapide qui ne fait que recracher tout ce qui se trouve dans votre tableau dans un format ordonné et facile à lire.

Ah, la simplicité. Un rapport rapide est à portée de clic.

• Créez un rapport personnalisé que vous concevez étape par étape à l'aide de l'assistant de rapport. Le rapport montré dans la figure a les volontaires triés par leurs noms de famille. Ces options ont été facilement mises en œuvre en quelques clics.

L'assistant de rapport crée des rapports plus élaborés (mais simples), comme celui-ci.

• Vous pouvez vraiment retrousser vos manches et concevoir un nouveau rapport, ou jouer avec un rapport existant, en ajoutant toutes sortes de cloches et de sifflets. La figure suivante montre ce qui se passe en mode Création. Notez que le titre du rapport (Liste des bénévoles par statut) est sélectionné : il est entouré d'un cadre et de petites poignées sur les coins et les côtés du cadre, ce qui signifie que vous pouvez reformater le titre, modifier la police, la taille ou la couleur du texte, ou même modifier les mots si un nouveau titre est nécessaire.

La vue Conception peut sembler un peu intimidante, mais pour vraiment personnaliser les choses, vous en aurez besoin - et vous pourriez même l'apprécier !

Ainsi, vous pouvez créer n'importe quel type de rapport personnalisé dans Access, en utilisant tout ou partie de vos tables de base de données et l'un des champs de ces tables, et vous pouvez regrouper les champs et les placer dans l'ordre de votre choix :

• Avec l'assistant de rapport, vous pouvez choisir parmi plusieurs mises en page prédéfinies pour votre rapport, et vous pouvez tout personnaliser ligne par ligne, colonne par colonne.
• Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des champs après avoir créé le rapport, si vous changez d'avis sur ce qui est inclus dans le rapport. Si vous souhaitez apposer votre tampon personnel sur chaque aspect de votre rapport, vous pouvez utiliser le mode Création pour effectuer les opérations suivantes :
• Ajoutez des titres, des zones de texte d'instructions ou de description et des graphiques.
• Configurez des en-têtes et des pieds de page personnalisés pour inclure toutes les informations que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les pages du rapport.

Si tout cela semble excitant, ou du moins intéressant, alors vous êtes vraiment sur la bonne voie avec Access. La nécessité de créer des rapports personnalisés est l'une des principales raisons d'utiliser Access.