Quest-ce que Microsoft SharePoint : une brève visite guidée

SharePoint dans la solution cloud de Microsoft pour la collaboration. Microsoft SharePoint est un excellent exemple de tout le chemin parcouru dans l'utilisation de la technologie pour améliorer le travail d'équipe et les communications. En 1971, l'ingénieur informaticien Ray Tomlinson a envoyé le premier e-mail entre deux ordinateurs placés côte à côte. Lorsqu'on lui a demandé ce qui l'avait incité à développer une telle technologie révolutionnaire, la réponse de Tomlinson était « principalement parce que cela semblait être une bonne idée ».

Plus de 40 ans plus tard, et plus de 269 milliards d'e-mails envoyés et reçus par jour rien qu'en 2017, cette idée géniale doit faire l'objet d'une mise à niveau. Dans le monde d'aujourd'hui, où les travailleurs de l'information ne sont plus assis les uns à côté des autres mais dispersés dans plusieurs zones géographiques et fuseaux horaires, le courrier électronique n'est tout simplement pas suffisant pour assurer une collaboration en temps réel, une collecte d'informations en libre-service et une solution robuste de gestion des connaissances.

Alors que la messagerie électronique continuera de répondre aux besoins de communication individuelle et de calendrier, SharePoint Online sert de plate-forme pour les besoins de collaboration axés sur les équipes et les projets . Les fonctionnalités intranet de SharePoint offrent des fonctionnalités de collaboration d'une manière qui exploite les connaissances collectives des personnes de l'organisation non seulement pour informer et impliquer les employés, mais aussi pour transformer les processus métier.

Visite du paysage SharePoint

SharePoint Online connecte les personnes de votre lieu de travail avec une solution de gestion de contenu intelligente qui stimule la productivité tout en assurant la sécurité de vos données. Il s'agit d'une solution basée sur le cloud qui est l'un des services d'Office 365. SharePoint Server est également sous l'égide de SharePoint, une solution similaire à SharePoint Online, mais elle nécessite l'achat et la maintenance du matériel du serveur, l'installation du logiciel, la conservation du logiciel. ou système d'exploitation à jour, et embaucher des personnes pour gérer la technologie et résoudre les problèmes. Dans SharePoint Online, ces tâches sont gérées par Microsoft.

Connaître les personas de SharePoint

Alors que SharePoint fournit une plate-forme permettant à tous les membres de l'organisation de partager et de travailler ensemble, il existe quatre types de personas qui utilisent, interagissent avec et bénéficient de SharePoint.

• Utilisateurs finaux : si vous accédez au portail ou à l'intranet de votre organisation sur SharePoint pour lire des annonces ou tout type de communication, vous êtes un utilisateur final. Il en va de même si votre équipe de projet utilise SharePoint pour la collaboration.
• Administrateurs : à mesure que vous vous familiarisez avec les fonctionnalités et fonctionnalités de SharePoint, vous pouvez devenir un super utilisateur final et assumer des responsabilités d'administration, telles que les suivantes :
  • Administrateur de collection de sites : ce rôle est responsable d'une collection de sites entière, qui peut avoir de nombreux sites SharePoint. Un administrateur de collection de sites peut contrôler les fonctionnalités disponibles pour la collection de sites, y compris les flux de travail, la personnalisation de la marque et les paramètres de recherche.
  • Propriétaire du site : lorsque vous créez un nouveau site à partir de la page Sites, vous devenez automatiquement le propriétaire du site. En tant que propriétaire de site, vous pouvez configurer des sous-sites, gérer les autorisations du site, modifier l'apparence et activer ou désactiver les fonctionnalités du site en fonction de ce qui est disponible dans la collection de sites, et plus encore.

• Professionnels de l'informatique : SharePoint a des capacités intégrées qui s'adressent aux professionnels d'un service informatique ou aux consultants informatiques qui répondent aux besoins de leurs clients. En règle générale, ces professionnels de l'informatique administrent SharePoint Online pour s'assurer que la technologie répond aux besoins de l'entreprise. Ils peuvent agir en tant qu'administrateur système ou SharePoint avec accès au centre d'administration SharePoint dans Office 365 où ils configurent les paramètres SharePoint, tels que
  • Activation/désactivation de Yammer en tant que solution de collaboration sociale d'entreprise
  • Autoriser le partage externe de sites SharePoint
  • Configuration des politiques de conformité et de prévention des pertes de données
  • Restauration des sites supprimés

• Développeurs : ce sont les techniciens qui créent des applications et des personnalisations pour étendre les fonctionnalités de SharePoint au-delà de ce que Microsoft propose. SharePoint a des fonctionnalités riches pour les centaines de milliers de développeurs concentrés sur cette plate-forme. Il existe même une place de marché permettant à ces développeurs de publier et de vendre leurs applications et solutions : le SharePoint Store.

Atterrissage sur la page d'accueil de SharePoint Online

SharePoint Online vous permet de partager des connaissances , du contenu, des applications et des actualités riches et interactives avec un large public au sein de votre organisation. Au cœur de la capacité d'informer et d'impliquer les employés se trouve la technologie de base qui offre des sites et des pages beaux, modernes et adaptés aux mobiles.

La page d'accueil de SharePoint Online vous donne une liste rapide de tous les sites auxquels vous appartenez et que vous suivez dans le volet gauche. Le volet du milieu affiche une liste sous forme de carte des dernières nouvelles de votre organisation, extraite de tous les sites auxquels vous avez accès, ainsi qu'une liste des sites que vous visitez fréquemment.

La page d'accueil de SharePoint Online.

Pour accéder à la page d'accueil de SharePoint Online, procédez comme suit :

Connectez-vous à Office 365 .

Cliquez sur le lanceur d'applications (l'icône qui ressemble à une gaufre dans le coin supérieur gauche).

Cliquez sur SharePoint dans la liste des vignettes.

Faites attention à ce que vous partagez sur SharePoint !

Les sites SharePoint et leur contenu peuvent être partagés avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation via une fonctionnalité appelée partage externe. Par défaut, le partage externe est activé dans SharePoint Online. Cela signifie que tous les sites créés à partir de la page Sites peuvent être partagés avec des utilisateurs externes. L'administrateur général d'Office 365 peut désactiver cette fonctionnalité globalement pour l'ensemble de l'environnement SharePoint Online ou activer/désactiver n'importe quelle collection de sites individuelle.

Le partage externe est pratique lorsque vous souhaitez que les personnes avec qui vous travaillez et qui n'ont pas de licence Office 365 (appelées utilisateurs externes ) dans votre organisation collaborent avec vous. Par exemple, si vous exécutez une campagne marketing et que vous travaillez avec une agence de publicité, vous souhaiterez peut-être donner à vos contacts de l'agence de publicité l'accès à votre site de projet dans SharePoint afin de pouvoir co-créer des documents.

Le partage externe peut également présenter un potentiel de fuite de données, alors faites attention à ce que vous partagez !