Tableaux intelligents qui se développent avec les données dans les modèles de données Excel

L'un des défis que vous pouvez rencontrer lors de la création de modèles de données dans Excel est un tableau de données qui se développe au fil du temps. C'est-à-dire que la table augmente le nombre d'enregistrements qu'elle contient en raison de l'ajout de nouvelles données. Pour avoir une compréhension de base de ce défi, jetez un œil à la figure suivante.

La date indiquée dans le tableau et dans le graphique se termine en juin.

Dans cette figure, vous voyez un tableau simple qui sert de source pour le graphique. Notez que le tableau répertorie les données de janvier à juin.

Imaginez que le mois prochain, ce tableau se développe pour inclure les données de juillet. Vous devrez mettre à jour manuellement votre graphique pour inclure les données de juillet. Imaginez maintenant que vous ayez le même problème dans votre modèle de données, avec plusieurs tables de données liées à plusieurs tables intermédiaires et composants de tableau de bord. Vous pouvez imaginer que ce serait une tâche extrêmement pénible de suivre les changements chaque mois.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser la fonction Tableau d'Excel (vous pouvez dire qu'ils ont passé toute la nuit à trouver ce nom). La fonction Tableau vous permet de convertir une plage de données en un tableau défini qui est traité indépendamment des autres lignes et colonnes de la feuille de calcul. Une fois qu'une plage est convertie en un tableau, Excel affiche les cellules individuelles du tableau comme un objet unique avec des fonctionnalités qu'une plage de données typique n'a pas.

Par exemple, les tableaux Excel offrent les fonctionnalités suivantes :

• Ils sont automatiquement activés avec les en-têtes déroulants Filtre afin que vous puissiez filtrer et trier facilement.

• Ils offrent la possibilité d'ajouter rapidement une ligne Total avec diverses fonctions d'agrégation.

• Vous pouvez appliquer une mise en forme spéciale aux tableaux Excel indépendamment du reste de la feuille de calcul.

• Le plus important à des fins de modélisation des données, ils se développent automatiquement pour permettre de nouvelles données.

La fonctionnalité Tableau existe dans Excel 2003 sous un nom différent : la fonctionnalité Liste (disponible dans le menu Données d'Excel). L'avantage de ce fait est que les tableaux Excel sont entièrement compatibles avec les listes Excel 2003.

Conversion d'une plage en un tableau Excel

Pour convertir une plage de données en un tableau Excel, procédez comme suit :

Mettez en surbrillance la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez inclure dans votre tableau Excel.

Dans l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur le bouton Tableau.

Cette étape ouvre la boîte de dialogue Créer une table.

Dans la boîte de dialogue Créer une table, vérifiez la plage de la table et spécifiez si la première ligne de la plage sélectionnée est une ligne d'en-tête.

Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

Conversion d'une plage de données en un tableau Excel.

Une fois la conversion effectuée, notez quelques petits changements. Excel a mis des listes déroulantes de filtre automatique sur les lignes d'en-tête, les lignes du tableau ont désormais un ombrage alternatif et tout en-tête qui n'avait pas de valeur a été nommé par Excel.

Vous pouvez utiliser des tableaux Excel comme source de graphiques, de tableaux croisés dynamiques, de zones de liste ou de tout autre élément pour lequel vous utiliseriez généralement une plage de données. Dans la figure suivante, un graphique a été lié au tableau Excel.

Les tableaux Excel peuvent être utilisés comme source pour les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, les plages nommées, etc.

Voici le morceau impressionnant. Lorsque des données sont ajoutées au tableau, Excel étend automatiquement la plage du tableau et incorpore la nouvelle plage dans tout objet lié. C'est juste une façon élégante de dire que tout graphique ou tableau croisé dynamique lié à un tableau Excel capture automatiquement de nouvelles données sans intervention manuelle.

Par exemple, si vous ajoutez les données de juillet et août à la fin du tableau Excel, le graphique se met automatiquement à jour pour capturer les nouvelles données. Dans la figure suivante, juillet est ajouté sans données et août avec des données pour vous montrer que le graphique capture tous les nouveaux enregistrements et trace automatiquement les données fournies.

Les tableaux Excel se développent automatiquement lorsque de nouvelles données sont ajoutées.

Prenez un moment pour réfléchir à ce que les tableaux Excel signifient pour un modèle de données. Cela signifie des tableaux croisés dynamiques qui ne doivent jamais être reconfigurés, des graphiques qui capturent automatiquement de nouvelles données et des plages qui suivent automatiquement les modifications.

Reconversion d'un tableau Excel en plage

Si vous souhaitez reconvertir un tableau Excel en plage, vous pouvez suivre ces étapes :

Placez le curseur dans n'importe quelle cellule du tableau Excel et sélectionnez les sous-onglets Conception des outils de tableau sur le ruban.

Cliquez sur le bouton Convertir en plage, comme indiqué.

Lorsqu'on vous demande si vous êtes sûr (via une boîte de message), cliquez sur le bouton Oui.

Pour supprimer la fonctionnalité de tableau Excel, reconvertissez le tableau en plage.