Utilisation des listes de distribution dans Outlook

Vous pouvez créer une liste de distribution dans votre module de contacts Outlook qui inclut le nom de plusieurs personnes pour les moments où vous envoyez un message à plusieurs personnes simultanément. Vous pouvez également attribuer des catégories à vos listes de distribution (comme vous le pouvez avec des contacts individuels), et vous pouvez envoyer une liste de distribution à d'autres personnes en pièce jointe à un message électronique afin qu'elles puissent utiliser la même liste que vous si elles sont également en utilisant Outlook.

Création d'une liste de diffusion

La création d'une liste de distribution consiste simplement à créer un nom pour votre liste et à choisir parmi la collection de noms que vous avez stockés sur votre système. Une liste de distribution ne garde pas trace des numéros de téléphone et des adresses postales, mais uniquement des adresses e-mail.

Pour créer une liste de diffusion dans votre module Contacts, procédez comme suit :

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> Liste de distribution (ou appuyez sur Ctrl+Maj+L).

La boîte de dialogue Liste de distribution s'affiche.

2. Tapez le nom que vous souhaitez attribuer à votre liste de distribution.

Le nom que vous saisissez apparaît dans la zone de texte Nom.

3. Cliquez sur le bouton Sélectionner les membres.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres apparaît, affichant une liste des noms disponibles sur le côté gauche et une zone vide sur le côté droit.

4. Double-cliquez sur le nom de chaque personne que vous souhaitez ajouter à votre liste de distribution.

Chaque nom sur lequel vous double-cliquez apparaît dans la colonne Ajouter à la liste de distribution sur le côté droit de la boîte de dialogue.

5. Lorsque vous avez terminé de choisir les noms, cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres se ferme.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer (ou appuyez sur Alt+S).

La boîte de dialogue Liste de distribution se ferme et votre liste de distribution apparaît dans votre liste de contacts.

Lorsque vous créez une liste de distribution, vous pouvez également inclure les adresses e-mail de personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts ou dans l'un de vos autres carnets d'adresses Outlook. Pour ajouter un tel étranger à votre liste de distribution, cliquez sur Ajouter un nouveau (au lieu de Sélectionner des membres) à l'étape 4 ci-dessus. Entrez le nom et l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter de nouveaux membres, cliquez sur OK et suivez le reste des étapes exactement de la même manière.

Modification d'une liste de diffusion

Les gens vont et viennent dans les listes de distribution, comme ils le font partout ailleurs. Heureusement, vous pouvez modifier les listes. Cliquez simplement sur l'icône Contacts dans le volet de navigation et double-cliquez sur le nom de l'une de vos listes de distribution (les entrées qui affichent une petite icône à deux têtes à droite de leurs noms). Lorsque vous ouvrez une entrée de liste de distribution, vous voyez le même écran que celui que vous avez vu lorsque vous avez créé la liste pour la première fois. Ici, vous avez quelques options utiles :

• Pour supprimer un membre de la liste : Cliquez sur ce nom et cliquez sur le bouton Supprimer.

• Pour sélectionner un nouveau membre parmi les noms déjà présents dans votre liste de contacts ou votre liste d'adresses globale : Cliquez sur Sélectionner les membres et suivez la même routine que vous utilisez lorsque vous créez une liste.

• Pour ajouter une personne dont l'adresse e-mail ne figure dans aucun de vos carnets d'adresses : Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau, saisissez le nom et l'adresse e-mail de la personne, puis cliquez sur OK.

Utilisation d'une liste de diffusion

Les listes de distribution apparaissent sous forme d'éléments dans votre liste de contacts avec les noms des personnes - donc (comme vous pouvez probablement le deviner) vous pouvez utiliser une liste de distribution pour adresser un message électronique comme vous le feriez avec n'importe quel contact. Voici comment:

• Vous pouvez faire glisser la carte d'une liste de distribution vers votre boîte de réception pour créer un nouveau message électronique dans cette liste.

• Vous pouvez saisir le nom de la liste de distribution dans la ligne À : d'un message électronique et cliquer sur le bouton Vérifier les noms dans la barre d'outils.

Lorsque Outlook ajoute un soulignement au nom dans la zone À :, vous savez que votre message sera envoyé aux personnes de votre liste de distribution.