Ajouter un nouveau calendrier professionnel / personnel / partagé dans Outlook 2019, 365 et 2016 ?

Dernière mise à jour : octobre 2019

Parfois, vous pourriez avoir besoin de créer des calendriers supplémentaires afin de gérer plus facilement votre emploi du temps personnel séparément du travail ou de gérer votre emploi du temps de projet. Dans le post d'aujourd'hui, nous allons vous montrer comment vous pouvez créer un calendrier d'anniversaire dans Outlook 2016 qui vous enverra des rappels sur les anniversaires de vos amis et collègues afin que vous ne manquiez plus jamais l'anniversaire de quelqu'un :-). Vous pouvez utiliser le même processus pour configurer de nouveaux calendriers en fonction de vos besoins professionnels ou personnels. De plus, nous montrerons comment partager un calendrier avec des collègues ainsi que copier, supprimer et récupérer des calendriers Outlook.

Remarque : Bien que le post ait été développé sur Outlook 2016, le contenu est entièrement applicable à la version 2019 ; Nous l'avons testé à la fois sur Office 365 et sur les éditions de bureau standard.

Créer un nouveau calendrier dans Outlook

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer un calendrier Outlook vierge :

• Ouvrez Outlook et appuyez sur l'  icône Calendrier dans le panneau de navigation en bas à gauche.

• Faites défiler jusqu'à Mes calendriers et sélectionnez la flèche vers le bas pour le développer.
• Maintenant, nous pouvons trouver qu'il y a un ensemble de calendriers séparés .

• Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et sélectionnez Nouveau calendrier ou cliquez sur Dossier dans le ruban et sélectionnez Nouveau calendrier .

• Dans la boîte de dialogue, entrez le nom de votre calendrier.
• Sélectionnez l'endroit où le dossier doit être placé et assurez-vous que le dossier contient des éléments de calendrier .

• Voilà, votre nouveau calendrier est créé dans le dossier nécessaire.

Configurer un calendrier partageable

Partager un calendrier pourrait être très utile pour une meilleure collaboration d'équipe. Vous pouvez partager un calendrier créé sur mesure ou votre propre calendrier personnel par défaut.

La configuration du partage est simple :

• Dans l' onglet Calendrier , mettez en surbrillance l'entrée que vous souhaitez partager.
• Faites un clic droit, appuyez sur Partager, puis sélectionnez Partager le calendrier .
• Outlook générera une invitation que vous enverrez ensuite au(x) collègue(s) concerné(s).
• Dans l'invitation, utilisez la case à cocher sous la ligne Objet pour définir si le destinataire de l'invitation pourra modifier le calendrier spécifique partagé.

Remarque : Une autre option utile pour le partage consiste à envoyer un calendrier à un destinataire par e-mail . Ceci est particulièrement utile dans les cas où vous souhaitez collaborer avec des personnes qui ne sont pas des collègues. La mise en garde étant que le calendrier est joint en tant que fichier *.ics, ce qui signifie qu'il s'agira d'un instantané « hors ligne » du calendrier, qui ne sera pas mis à jour si votre calendrier en ligne change.

Copier, renommer et supprimer un calendrier

• Pour déplacer un calendrier vers un autre dossier, faites un clic droit sur le calendrier et cliquez sur déplacer le calendrier .
• Sélectionnez ensuite le dossier dans lequel le calendrier doit être déplacé.
• Pour copier un calendrier, faites à nouveau un clic droit sur le calendrier et sélectionnez Copier le calendrier .
• Et sélectionnez l'endroit où le calendrier copié doit être collé .
• Pour renommer un calendrier, faites un clic droit sur le calendrier et sélectionnez renommer le calendrier .
• Saisissez le nom du calendrier et appuyez sur la touche Entrée .
• Pour supprimer le calendrier, faites un clic droit sur le calendrier et appuyez sur supprimer le calendrier .

Récupérer un calendrier supprimé

• Le calendrier supprimé sera déplacé vers les éléments supprimés dans vos perspectives.
• Pour afficher à nouveau le calendrier supprimé et le replacer dans le dossier d'origine, cliquez sur les trois points dans le panneau de navigation inférieur et sélectionnez Dossiers .

• Vous pouvez maintenant trouver le calendrier supprimé sous éléments supprimés .

• La suppression sous les éléments supprimés entraîne la suppression définitive du calendrier .

Notez qu'une fois configuré, vous pouvez déléguer l'accès, définir/supprimer des autorisations et partager votre calendrier nouvellement créé.

Ajout de Google Agenda à Outlook

Si vous utilisez Google Agenda en plus d'Outlook, vous pouvez consulter notre didacticiel sur la façon d'accéder facilement à votre agenda Google dans Outlook .

Utilisation de VBA

Si vous connaissez Outlook Visual Basic pour Applications Macros , vous pouvez utiliser le code suivant pour définir un calendrier supplémentaire dans votre dossier de calendrier.

[code]

Sous Add_Cal()

Dim WCF comme MapiFolder

Dim NCF comme MapiFolder

'Nous ajouterons le nouveau calendrier sous le dossier de calendrier par défaut

Définir WCF = Application.Genamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderCalendar)

Définir NCF = WCF.Folders.Add("Nouveau calendrier",olFolderCalendar)

Sous-titre de fin

[/code]

Utiliser des raccourcis

Quelques utilisateurs ont demandé s'il existait des raccourcis clavier pour accélérer la création de nouvelles entrées de calendrier. La réponse est que je ne suis pas au courant d'un tel raccourci. Cependant, il est toujours recommandé d'utiliser Ctrl + 2 pour obtenir facilement la vue de votre calendrier.

Merci d'avoir lu. 🙂