Comment écrire des macros utiles dans les messages Outlook 2016 et 2019 ?

Dans Microsoft Office, nous utilisons Visual Basic pour Applications (VBA) pour créer des programmes personnalisés qui améliorent les fonctionnalités de base d'Office et permettent de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives. Nous appelons ces petits programmes VBA Macros .

Dans ce didacticiel, nous voulions fournir la ressource de développement de macros la plus complète du Web pour Outlook. Nous nous concentrerons sur l'exploration des bases d'Outlook VBA pour les débutants, apprendrons à écrire des macros, puis examinerons des idées de macros utiles plus avancées. Sur la base des commentaires que nous avons reçus, après avoir parcouru ce didacticiel, vous devriez être en mesure de développer et d'exécuter des macros VBA simples pour Outlook.

• Les bases d'abord : nous allons apprendre à insérer et à enregistrer une simple macro VBA personnalisée dans une session Outlook active.
• Nous allons ensuite configurer l'environnement de développement de macros dans notre ordinateur.
• Nous allons passer en revue les exemples les plus élémentaires d'Outlook VBA. Cela vous aidera à comprendre les bases du développement de macros et vous permettra d'écrire des macros simples.
• Ensuite, nous allons continuer et définir une icône de raccourci pour notre macro dans la barre d'outils d'accès rapide. Cela nous permettra d'exécuter facilement la macro.
• Et nous terminerons en activant les macros Outlook et en gérant leurs paramètres de sécurité pour nous assurer que le code s'exécutera réellement lorsque vous y serez invité sur nos ordinateurs.

Puis-je enregistrer une macro Outlook ?

Contrairement à d'autres applications Office, Outlook n'offre pas un simple enregistreur de macros pour capturer les actions de l'utilisateur et générer automatiquement le code VBA requis pour nous en arrière-plan. Par conséquent, si nous voulons ajouter notre propre fonctionnalité personnalisée à Outlook, nous devrons apprendre à écrire des programmes VBA simples et à les incorporer dans notre session Outlook.

Remarque : Si vous souhaitez savoir comment fonctionne réellement l'enregistreur de macros Office, je vous recommande de consulter les didacticiels sur les macros MS Word et Excel VBA .

Ecrire des macros VBA dans Outlook

1. Tout d'abord, ouvrez Microsoft Outlook.
2. Maintenant, allez-y et appuyez sur le bouton Alt + F11 .
3. L'environnement de développement intégré (IDE) du développeur VBA sera ouvert.
4. Développez l'arborescence du projet jusqu'au nœud ThisOutlookSession .
5. Cliquez avec le bouton droit sur ThisOutlookSession , puis appuyez sur Insert .
6. Vous allez maintenant insérer un module Visual Basic. Pour ce faire, allez-y et sélectionnez Module .
7. Collez votre code VBA dans la fenêtre Module .
8. Appuyez sur Fichier puis sélectionnez Enregistrer .
9. Allez-y et fermez l' environnement du développeur . Cela vous ramènera à votre interface utilisateur Outlook.

Remarque : Lisez la suite pour quelques exemples de code simples pour vous familiariser avec VBA. Ne copiez jamais le code VBA à partir de ressources inconnues.

Comment configurer l'onglet développeur dans Outlook ?

Si vous développez fréquemment des macros Outlook, vous souhaiterez peut-être configurer votre environnement de développement Office. Cela semble chic n'est-ce pas? En fait, c'est une procédure assez simple. Lire la suite pour les détails:

1. Ouvrez Outlook , cliquez avec le bouton droit sur la zone supérieure du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban .

1. Vérifiez l' entrée Développeur et appuyez sur OK .

1. Vous trouverez maintenant le menu Développeur dans le ruban.

Exemples utiles d'Outlook VBA

Créer un e-mail

Ce simple extrait crée un nouvel élément de message électronique par programmation.

Le script commence par créer un élément de courrier Outlook, puis il définit les champs à, objet, corps du texte et CC. Enfin, il affiche le message dans Outlook afin que vous puissiez le consulter et l'envoyer manuellement.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Remarque avancée : vous pouvez utiliser des modèles Outlook prédéfinis lors de la définition de nouveaux e-mails avec VBA. Pour ce faire, vous devrez utiliser la méthode CreateItemFromTemplate et spécifier l'emplacement de votre fichier de modèle Outlook (*. oft ).

Envoyer un e-mail par programmation

Si vous souhaitez qu'Outlook envoie automatiquement l'e-mail que vous venez de créer, vous pouvez ajouter la ligne suivante au code publié ci-dessus. Collez la ligne suivante avant l' instruction End Sub de l'extrait de code précédent.

MyEmail.Send

Joindre un fichier à un e-mail

Dans de nombreux cas, vous souhaitez automatiser l'envoi d'un e-mail avec un fichier en pièce jointe. Il peut s'agir d'un document Word, d'une feuille de calcul Excel, d'une présentation Powerpoint, de documents PDF, etc. Si vous souhaitez envoyer un e-mail avec des pièces jointes par programmation, utilisez ce code :

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Remarques:

• Assurez-vous de définir le chemin d'accès et le nom de fichier de pièce jointe corrects dans l'extrait de code.
• Dans cet exemple, j'ai défini plusieurs destinataires pour l'e-mail , veuillez ajuster si nécessaire.

Créer une tâche avec VBA

L'extrait de code suivant crée une tâche Outlook, l'attribue à une autre personne et définit l'objet de la tâche et le corps du texte.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Enregistrer au format HTML

Peu de lecteurs ont demandé comment automatiser l'enregistrement des e-mails au format HTML. Le code ci-dessous accomplit exactement cela.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Remarque : Assurez-vous de lancer ce code uniquement sur les e-mails ouverts dans Outlook (pas dans la vue Boîte de réception/Explorateur).

Questions relatives aux macros Outlook

Où sont stockées les macros dans Outlook ?

Vous vous promenez peut-être où exactement votre macro utilisée est stockée. Eh bien, contrairement à Excel par exemple, qui permet de stocker des macros dans le fichier personal.xlb ou dans des feuilles de calcul spécifiques ; toutes les macros Microsoft Outlook sont stockées dans un fichier global de votre système de fichiers. Plus précisément, le fichier stockant toutes vos macros s'appelle VBAProject.otm. Le fichier se trouve à : C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Bouton de raccourci pour les macros Outlook

Notre prochaine étape consiste à insérer un petit bouton de raccourci qui nous permettra d'exécuter facilement la macro. Pour plus de simplicité, nous allons insérer ce bouton dans la barre d'outils d'accès rapide.

1. Ouvrez Microsoft Outlook, s'il n'est pas encore ouvert.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le ruban Outlook supérieur et sélectionnez Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide .

       Remarque : Vous pouvez utiliser une procédure similaire pour placer votre icône dans le ruban lui-même plutôt que dans la barre d'outils d'accès rapide.

1. Cliquez sur la zone de liste déroulante « Choisir les commandes dans » et sélectionnez Macros .

1. Sélectionnez la macro que vous venez de créer et appuyez sur Ajouter .

1. Appuyez sur Modifier pour définir une image d'icône personnalisée pour votre bouton de barre d'outils d'accès rapide.

1. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur OK.

Comment activer une macro dans Outlook ?

Cette étape est facultative et doit être suivie uniquement si vous recevez un message d'erreur lors de l'exécution de votre macro nouvellement créée.

1. La prochaine étape consiste à autoriser Outlook à exécuter notre macro VBA. Par défaut, Microsoft Office désactive les macros et ne les autorise pas ; nous devrons donc définir la sécurité de macro appropriée pour permettre à votre macro Outlook personnalisée de s'exécuter.
2. Dans Outlook 2016, cliquez sur Développeur dans le ruban et sélectionnez Sécurité des macros .

1. Sélectionnez vos paramètres de sécurité Macro.
   1. Dans Outlook 2016 : sélectionnez Notifications pour les macros signées numériquement uniquement, toutes les autres désactivées ou Notifications pour toutes les macros .
   2. Dans Outlook 2019 : sélectionnez Désactiver toutes les macros avec notification . Cela affichera un message d'avertissement nécessitant l'approbation de l'utilisateur avant l'exécution de votre macro.
2. Après avoir défini vos paramètres de sécurité Macro, appuyez sur OK .

Remarque : Vos paramètres de sécurité actuels peuvent empêcher l'exécution des macros dans Outlook. Voici un tutoriel sur la marche à suivre si les macros sont désactivées dans votre projet de macro Outlook .

Comment utiliser votre macro Outlook ?

Enfin et surtout, il est maintenant temps d'exécuter votre macro nouvellement créée.

1. Accédez à la barre d'outils d'accès rapide (côté supérieur gauche de l'écran - légèrement au-dessus du menu ACCUEIL).
2. Appuyez sur l'icône que vous avez attribuée à votre macro.
3. Voi'la, vous venez de terminer et d'exécuter votre (première) macro Outlook VBA !

Idées de macros Outlook supplémentaires

Plusieurs de nos lecteurs ont demandé si nous pouvions spécifier d'autres idées pour Outlook Automation. En voici quelques-uns pour commencer.

1. Enregistrez automatiquement les pièces jointes des messages entrants dans un dossier spécifique.
2. Lisez une liste d'entrées de rendez-vous à partir d'un fichier CSV et créez automatiquement des rendez-vous dans un ou plusieurs calendriers.
3. Création automatique de tâches/réunions/contacts à partir des e-mails entrants.
4. Visualisez le statut de réponse des participants à un ensemble de réunions récurrentes.
5. Envoyez des e-mails Outlook depuis Excel, Word ou Access.
6. Téléchargez toutes les pièces jointes d'un dossier Outlook spécifique sur votre ordinateur. Si l'espace de votre compte Outlook est limité, vous pouvez utiliser cette macro pour télécharger uniquement les pièces jointes volumineuses (plus de 5 Mo par exemple) sur votre disque, au lieu de les gérer dans Outlook.
7. Exportez les contacts Outlook directement dans une base de données Access. Notez que l'exportation des contacts vers CSV est disponible dans le produit.
8. Mettez automatiquement à jour les informations de réunion pour les rendez-vous individuels ou récurrents.

Prochaines étapes

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