Arrêtez et supprimez les messages électroniques en double dans Outlook 2016 et 2019

S'applique à : Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 et macOS (avec de petits ajustements).

Avez-vous déjà reçu un tas d'éléments de courrier électronique, de contacts et d'entrées de calendrier redondants dans Outlook et avez-vous voulu nettoyer rapidement ces doublons ennuyeux afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses réelles ?

Si c'est le cas, continuez à lire, car aujourd'hui, nous vous montrerons comment vous pouvez arrêter de recevoir ces messages et supprimer les e- mails en double de votre boîte aux lettres sans acheter un outil de suppression coûteux.

Nous allons d'abord expliquer les raisons les plus courantes pour les cas de duplication d'e-mails les plus courants. Nous vous fournirons ensuite des solutions simples que vous pouvez facilement mettre en œuvre pour nettoyer facilement les conversations, contacts et réunions redondants de votre boîte de réception.

Raisons de l'e-mail en double dans votre boîte aux lettres

D'après ce que j'ai vu dans le passé, les doublons d'Outlook proviennent généralement de six raisons principales :

1. Règles non configurées correctement : dans certains cas, deux règles ou plus sont déclenchées lors de la réception d'un e-mail, ce qui entraîne plusieurs instances des mêmes messages.
2. Configuration de compte incorrecte : dans plusieurs cas, j'ai constaté que les utilisateurs définissaient par erreur plusieurs occurrences du même compte de messagerie, ce qui se traduisait par plusieurs instances de chaque e-mail entrant, contacts et entrées de calendrier.
3. L'intervalle d'envoi/de réception est trop court . Si la fréquence de mise à jour de votre boîte de réception est trop courte ; Outlook peut charger le message dans votre boîte de réception, MAIS ne pas être en mesure de marquer les occurrences de messages comme synchronisées/chargées. Il en résulte des occurrences multipliées des mêmes messages.
4. Problèmes de synchronisation : Nous avons également observé des contacts et des messages en double résultant de problèmes de synchronisation avec des fournisseurs tiers.
5. Erreurs de l'utilisateur lors de la copie et du collage manuels de réunions et de rendez-vous dans le calendrier Outlook.
6. Fusion incorrecte de plusieurs dossiers personnels Outlook (également appelés fichiers PST) dans un seul dossier.

Impact des éléments Outlook dupliqués

1. Ils nuisent à votre productivité.
2. Ils confondent et causent des erreurs. Imaginez juste répondre plus d'une fois à la même note :-(…
3. Ils peuvent avoir un impact sur les performances de chargement de votre client Outlook. Plus Outlook devra charger de messages stockés sur votre ordinateur ou serveur au démarrage, plus ses performances seront lentes.
4. Les dups remplissent votre boîte de réception. Les utilisateurs professionnels devront supprimer les e-mails pour se conformer à la capacité de stockage des e-mails allouée fournie par leur service informatique.

Maintenant que nous comprenons les causes profondes et l'impact, concentrons-nous sur quelques solutions possibles.

Supprimer les e-mails en double dans Outlook

Il existe plusieurs utilitaires et compléments de suppression de duplication d'e-mails sur le marché, mais nous pensons et vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité Outlook prête à l'emploi. Lisez la suite pour la procédure complète.

• Ouvrez Microsoft Outlook (ce processus fonctionnera dans les versions 2013 et 2016).
• Il est toujours conseillé de sauvegarder votre courrier électronique avant d'exécuter une procédure de nettoyage. Voici une procédure étape par étape pour exporter et sauvegarder votre courrier électronique, votre calendrier et vos contacts Outlook .
• Une fois que vous avez terminé, sélectionnez le dossier dans lequel se trouvent les e-mails en double.
• Sous Accueil , allez-y et sélectionnez la liste déroulante Nettoyer dans le ruban.

• Sélectionnez Nettoyer la conversation pour supprimer et déplacer les e-mails en double dans la conversation vers le dossier Éléments supprimés.
• Nettoyer le dossier supprimera et déplacera les e-mails en double dans le dossier spécifique vers les éléments supprimés.
• Nettoyer les dossiers et sous-dossiers vous permettra de nettoyer également les sous-dossiers.
• Une fois cela fait, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le dossier Éléments supprimés et cliquer sur Vider le dossier pour supprimer définitivement vos instances de messagerie en double.

Remarque : Si vous êtes un utilisateur de Microsoft Office pour MAC, vous trouverez l'option Nettoyer dans votre ruban d'accueil.

Prévention des problèmes de duplication des e-mails

1. Le cas échéant, vérifiez vos règles Outlook pour vous assurer que plusieurs règles ne se déclenchent pas en parallèle pour chaque message entrant.
2. Si vous utilisez des fournisseurs de messagerie Web tiers, vérifiez que vos  comptes GMail, Yahoo et Outlook.com sont correctement définis dans Outlook.
3. Maintenant, augmentez la fréquence de mise à jour de votre boîte de réception. Voici le processus étape par étape :
   • Dans Outlook, appuyez sur Envoyer / Recevoir
   • Appuyez sur Envoyer / Recevoir des groupes
   • Maintenant, allez-y et sélectionnez Définir les groupes d'envoi/de réception
   • Réglez maintenant l'intervalle de temps sur une valeur comprise entre 15 et 30 minutes (voir capture d'écran ci-dessous)
   • Cliquez sur OK.

Nettoyer les contacts en double

Si vous avez trouvé des contacts en double dans votre onglet Contacts, vous trouverez ce tutoriel très utile pour supprimer les contacts redondants. Suivez les étapes décrites pour fusionner les entrées en double dans votre liste de contacts Outlook.

J'espère que ça aide!