Comment mettre à jour votre bloc signature dans les emails Outlook 2019 / 365 / 2016 ?

S'applique aux systèmes d'exploitation Windows 7/8/10 et MAC.

Voici une question que nous avons reçue d'un lecteur qui souhaitait ajouter un texte de signature de pied de page dans Office Outlook 365 :

Bonjour les gens. Un de mes clients m'a envoyé une note qui avait une signature assez fantaisiste en bas, avec son nom, son adresse, ses coordonnées. Je voulais vous demander comment puis-je insérer automatiquement ma propre signature dans mon e-mail Outlook. Notez que j'utilise plusieurs comptes de messagerie simultanément - Gmail pour un usage professionnel et Outlook.com pour un usage personnel ; donc je voudrais avoir quelques signatures définies. Est-ce possible? Si c'est le cas, comment?

Hé - merci pour la question. La configuration de vos signatures personnalisées pour les e-mails sortants est assez simple avec Microsoft Outlook. Comme je suis en train de configurer ma nouvelle installation d'Outlook 2019, je voudrais expliquer le processus en utilisant cette version. Cela dit, le processus est presque identique pour les autres versions d'Outlook.

Ajouter et modifier des signatures dans Outlook 365/2019/2016

Voici comment créer ou modifier votre bloc de signature d'e-mail Outlook :

1. Tout d'abord, ouvrez Outlook , puis sélectionnez le menu Fichier .
2. Maintenant, sélectionnez Options .
3. Ensuite, allez-y et sélectionnez Mail .
4. Sur le côté droit de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Signatures .
5. La boîte de dialogue suivante apparaît :

1. Appuyez sur Nouveau .
2. Changer votre signature est facile : utilisez simplement la case Modifier la signature afin de personnaliser votre texte selon vos besoins.
3. Notez que vous pouvez facilement ajouter des liens (vers votre site Web et/ou votre adresse e-mail), des images et une carte de visite à votre signature. Vous pouvez même faire une belle signature manuscrite et la joindre au courrier électronique sortant.
4. Utilisez le menu déroulant Compte de messagerie pour associer une signature par défaut à différents comptes de messagerie (Gmail / Yahoo/ Exchange / Outlook) selon vos besoins.
5. Spécifiez si vos paramètres doivent être utilisés pour les nouveaux e-mails/lors de la réponse ou dans les deux cas.
6. Notez que vous pouvez créer autant d'entrées de signature que nécessaire. Cela vous permet de configurer différentes signatures par défaut pour des usages professionnels, commerciaux et personnels. Assurez-vous simplement que l'entrée pertinente est associée au bon compte de messagerie.
7. Une fois terminé, cliquez sur OK .

Modifier la signature MS Outlook dans macOS

1. Appuyez sur Outlook .
2. Appuyez maintenant sur Préférences .
3. Ensuite, sous E- mail , appuyez sur Signatures.
4. Appuyez sur le signe + pour ajouter une signature.

1. Modifiez votre texte de signature si nécessaire.
2. Fermez la boîte de dialogue.
3. Utilisez le menu déroulant Compte pour associer la signature à un compte de messagerie spécifique (GMail/Outlook/Yahoo/Work Exchange).
4. Spécifiez s'il doit être utilisé pour les nouveaux e-mails/lors de la réponse ou dans les deux cas.
5. Allez-y et ajoutez des signatures supplémentaires, le cas échéant.

Mettre à jour les signatures Outlook.com

1. À partir de votre navigateur Web préféré, allez-y et connectez-vous à Outlook.com.
2. Dans la partie droite de la barre des tâches supérieure, appuyez sur le bouton Paramètres .
3. Ensuite, dans le champ de recherche, tapez Signature électronique et cliquez sur le lien ci-dessous.
4. La boîte de dialogue Composer et répondre s'ouvrira comme indiqué ci-dessous :

1. Ajoutez/modifiez le texte de votre signature, y compris les liens, les numéros de téléphone, les informations standard de l'entreprise selon vos besoins.
2. Déterminez si vous incluez automatiquement les signatures dans les e-mails d'actualité , le transfert d'e-mails et les réponses.
3. Appuyez sur Enregistrer.

Sauvegardez vos signatures

Quelques lecteurs m'ont demandé où le texte de la signature était enregistré dans Windows, afin qu'ils puissent sauvegarder leurs signatures de courrier électronique Outlook en cas de besoin. Lors du changement d'ordinateur, les signatures personnalisées déjà définies peuvent être copiées sur le réseau/disque dur ou OneDrive, puis incorporées dans Outlook.

Sous Windows 7/8 et 10, les signatures Outlook se trouvent dans le dossier : :\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures . Lors de la création d'une signature, plusieurs fichiers sont créés dans ce dossier, chacun correspondant aux différents formats de message Outlook : htm, rtf et txt. De plus, un dossier contenant des fichiers supplémentaires liés à la signature est créé. Lorsque vous en avez besoin, assurez-vous de sauvegarder et de copier votre texte pertinent sur le nouvel ordinateur.

Graphiques/animations HTML et hyperliens

Vous pouvez ajouter une touche personnelle à la signature en insérant des images (bmp, jpeg, png), des animations (gif) et des hyperliens.

Lors de la modification de votre signature dans les versions Windows et MAC d'Outlook, vous trouverez à la fois les boutons Insérer une image et Insérer un lien hypertexte qui vous permettent d'accomplir exactement cela.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la boîte de dialogue Signatures comme indiqué ci-dessus.
2. Appuyez sur l'icône Insérer une image
3. Naviguez jusqu'à l'emplacement de votre image sur votre PC.
4. Sélectionnez le fichier image et appuyez sur OK.

Remarque : Des fichiers animés (aux formats gif ou swf) peuvent également être ajoutés, mais il est probable que les politiques de différents fournisseurs de messagerie mettent en quarantaine les messages contenant des animations ou suppriment les fichiers animés de l'e-mail avant de les livrer à ses destinataires.

C'est tout pour aujourd'hui, n'hésitez pas à laisser en commentaire en cas de questions.