Formulaires Outlook : Comment créer des formulaires à remplir dans Microsoft Office 2016/2019 ?

Remarque : ce contenu de publication s'applique à Office 2019, 2016, 2013, 2010 ; versions de bureau et Office 365 ; Windows 10, 8 et 7 ;

Article mis à jour le : mai 2020

Voici une question de Deanne :

Je travaille dans le commerce de détail. J'utilise Outlook pour gérer mes coordonnées. J'aime beaucoup Outlook en tant que gestionnaire de contacts, mais il est clair que je dois pouvoir améliorer les fonctionnalités de base du formulaire de contact. Mon exigence est de pouvoir ajouter plusieurs champs qui me permettront de stocker des liens vers les profils de réseaux sociaux de chacun de mes contacts. Pour faire court, je suppose que j'ai quelques questions ici : premièrement, comment créer les boutons d'élément de menu qui me permettront d'interagir avec les formulaires Outlook et deuxièmement : comment créer ou modifier mon formulaire de contact. Tous les conseils sont super appréciés. Merci!

Dans cet article, nous vous apprendrons comment créer facilement des formulaires utilisateur personnalisés à remplir dans Microsoft Outlook. Nous allons personnaliser le formulaire de contact à titre d'exemple, mais le processus est entièrement applicable aux e-mails, tâches, demandes de tâches, invitations à des rendez-vous, entrées de journal, etc.

OK... commençons.

Travailler avec des formulaires dans Outlook n'est pas particulièrement difficile. Outlook propose plusieurs modèles prédéfinis, et l'idée de base est de personnaliser ces modèles en fonction de vos besoins.

Créer des formulaires Outlook personnalisés

Voici le processus d'insertion et de modification des formulaires utilisateur Outlook :

1. Configurez votre onglet Développeur Outlook .
2. Ouvrez un formulaire Outlook existant .
3. Modifiez le formulaire pour inclure vos champs personnalisés selon vos besoins.
4. Enregistrez votre formulaire utilisateur personnalisé .
5. Testez soigneusement votre travail.
6. Partagez avec d'autres utilisateurs Outlook de votre lieu de travail ou de votre groupe afin qu'ils puissent utiliser le formulaire utile que vous venez de créer :-).

Formulaires Outlook : un exemple détaillé

Microsoft Outlook fournit une belle collection de formulaires liés aux principaux objets Outlook que vous pouvez sélectionner et démarrer votre processus de développement de formulaires. C'est très utile parce que nous ne voulons pas réinventer la roue. Dans ce didacticiel, nous allons continuer et étendre le formulaire Contacts déjà existant stocké dans votre bibliothèque de formulaires standard.

Plus précisément, nous vous expliquerons spécifiquement comment personnaliser le formulaire Contacts. Pour plus de commodité, nous supposerons que vous souhaitez gérer les informations suivantes sur les réseaux sociaux pour vos contacts :

• Profil LinkedIn
• Profil Twitter
• profil Facebook
• Groupe Facebook

Voici à quoi ressemblera notre formulaire utilisateur Outlook personnalisé :

Étape 0 : Configuration de l'onglet Développeur

Comme indiqué par le lecteur ci-dessus, avant de commencer avec nos formulaires Outlook personnalisés , nous devons activer le soi-disant onglet Développeur. Cela nous permettra d'accéder aux fonctionnalités d'Outlook dont nous avons besoin pour développer nos propres formulaires.

Voici comment procéder :

1. Tout d'abord, allez-y et ouvrez Microsoft Outlook .
2. Cliquez maintenant avec le bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban .

1. Cliquez sur la case à cocher Développeur et sélectionnez OK .

1. Vous remarquerez maintenant le nouvel onglet Développeur ajouté dans votre ruban.

Étape 1 : Ouvrez votre formulaire existant

1. Sur votre ruban Outlook, allez-y et appuyez sur le menu Développeur .
2. Maintenant, allez-y et cliquez sur Concevoir un formulaire .
3. Dans le champ Rechercher dans, assurez-vous que la bibliothèque de formulaires standard est sélectionnée.
4. Sélectionnez le formulaire de contact .
5. Appuyez sur Ouvrir.
6. Nous allons maintenant continuer et modifier le formulaire de contact existant.
7. Vous remarquerez que notre formulaire a été ouvert en mode Design.
8. Dans la prochaine étape, nous allons ajouter plusieurs nouveaux champs personnalisés pour contenir nos informations de contact sur les réseaux sociaux.

Étape 2 : Ajoutez des champs de formulaire personnalisés

Dans cette étape, nous allons continuer et créer des champs de formulaire personnalisés (columns0 pour les informations sur les médias sociaux.

• Dans votre groupe Outils du ruban, appuyez sur le bouton Sélecteur de champ.
• Cette boîte de dialogue s'ouvrira. Au bas de la boîte de dialogue Sélecteur de champs, appuyez sur Nouveau.

• Créez votre première nouvelle colonne, appelez-la LinkedIn, choisissez Type = Texte et Format = Texte, comme indiqué ci-dessous.

• Répétez maintenant le processus ci-dessus pour les 3 champs suivants : Twitter, Facebook, Groupe Facebook.
• Vous remarquerez vos nouveaux champs dans la section Champs définis par l'utilisateur dans le dossier, comme indiqué ci-dessous :

Étape 3 : Ajouter une page de formulaire personnalisée

Dans cette étape, nous ajouterons une page personnalisée au formulaire de contact. Dans cette page, nous stockerons les champs de profil des médias sociaux.

1. Maintenant, allez-y et appuyez sur l'onglet (P.2) à côté du général comme indiqué ci-dessous.

1. Maintenant, à partir du ruban, appuyez sur le bouton Page et sélectionnez Renommer la page.

1. Entrez Social Media dans le champ Nom de la page et cliquez sur OK.
2. Faites maintenant glisser les quatre champs du choix de champ vers votre page de médias sociaux et positionnez-les comme indiqué ci-dessous :

1. Remarque : Afin d'aligner vos champs personnalisés, sélectionnez-les (assurez-vous d'appuyer sur le bouton CTRL lorsque vous les sélectionnez tous), puis faites un clic droit et appuyez sur Aligner, puis sélectionnez la direction d'alignement.
2. Dans le cadre du développement de votre formulaire, vous devez vérifier votre travail périodiquement. La meilleure façon de le faire est de cliquer sur le bouton Exécuter ce formulaire. Cela vous montrera à quoi ressemblera votre travail pour l'utilisateur.

Étape 4 : Enregistrez votre formulaire Outlook

Comme vous l'avez vu précédemment, votre formulaire de contact modifié est toujours en mode conception. Si vous souhaitez commencer à l'utiliser, vous devez le publier dans votre bibliothèque de formulaires. Selon vos autorisations, vous pourrez peut-être le rendre disponible pour votre propre usage ou autoriser d'autres collègues de votre organisation à l'utiliser également.

1. Depuis votre ruban, cliquez sur le bouton Publier.
2. Sélectionnez Publier le formulaire sous.
3. Sous Nom d'affichage, tapez ContactFormSocial
4. Appuyez sur Publier.

Remarque pour les utilisateurs avancés : Votre formulaire sera enregistré en tant que fichier .oft dans le répertoire AppData de votre répertoire personnel :: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Étape 5 : Essayez votre nouveau formulaire

Nous y sommes presque. Il est maintenant temps d'aller de l'avant et d'essayer notre travail.

1. Ouvrez votre onglet Contacts dans Outlook.
2. Appuyez sur Nouveaux éléments.
3. Cliquez sur Formulaires personnalisés.
4. Sélectionnez votre entrée ContactFormSocial.
5. Appuyez sur le bouton Réseaux sociaux dans le ruban (vous venez de l'ajouter à l'étape précédente ;-))
6. Voila' - c'est fait !

Étape 6 : Utilisez votre nouveau formulaire de contact par défaut

Si vous êtes satisfait du résultat de votre travail, vous pouvez définir votre nouveau formulaire comme formulaire de contact par défaut dans Microsoft Outlook. Ne faites cela qu'après avoir suivi l'intégralité du didacticiel, car cette étape n'est pas pertinente autrement.

Procédez comme suit :

1. Accédez à l'onglet Contact.
2. Mettez en surbrillance votre dossier de bibliothèque de contacts (par défaut, il s'appelle Contacts).
3. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Propriétés.
4. Dans l'onglet Général, sélectionnez le nom de votre formulaire (dans notre cas ContactFormSocial) dans le champ Lors de la publication dans le dossier.
5. Appuyez sur OK.

Modèles de formulaire de réunion Outlook

Si vous recherchez un didacticiel plus approfondi, assurez-vous de consulter cet exemple détaillé de conception de modèle d'e-mail et de rendez-vous pour Outlook (applicable à la fois à Windows et à macOSX)

Où trouver mes modèles Outlook ?

Quelques lecteurs ont eu du mal à trouver l'emplacement de stockage de leurs formulaires utilisateur personnalisés pour Outlook.

Par défaut, l'emplacement est sous votre compte d'utilisateur. Sous Windows 10/8 ou 7, ce sera donc probablement : C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.