Modèles Outlook : créer des modèles de-mails et de réunions dans Office 365, 2019 et 2016 pour PC et MAC

Dernière mise à jour : octobre 2019.

Voici une question que nous venons de recevoir pour un lecteur :

Bonjour, je suis un agent de voyages et je souhaite définir un modèle d'e-mail personnalisé pour répondre aux e-mails que mon client m'envoie. J'aimerais également accélérer mon processus de prise de rendez-vous et disposer d'un modèle que je peux utiliser pour créer rapidement des rendez-vous et des réunions. Si cela peut aider, j'utilise Outlook 365. Merci d'avance pour toute aide que vous pouvez offrir.

Merci pour votre question. Nous y voilà ;-):

Modèles d'e-mails Outlook

La configuration de messages électroniques prédéfinis est assez simple. Tout ce que vous aurez à faire est de taper et de formater un message électronique, puis de l'enregistrer en tant que modèle pour une utilisation future.

Remarque : pour des raisons de simplicité, dans cet article, j'utiliserai des exemples de modèles de message et de réunion simples, mais vous souhaiterez peut-être définir des formulaires utilisateur plus complexes à remplir pour Outlook .

Suivez ces étapes pour créer des modèles d'e-mails Outlook :

1. Ouvrez Outlook.
2. Cliquez sur Nouvel e-mail.
3. Saisissez l'objet de votre e-mail.
4. Saisissez le texte de votre e-mail. Voici un exemple simple :

1. Insérez votre signature (si nécessaire).
2. Maintenant, vous devrez enregistrer votre e-mail en tant que fichier de modèle Outlook (avec l'extension oft) pour une réutilisation ultérieure.
3. Allez-y et appuyez sur Fichier.
4. Cliquez maintenant sur Enregistrer sous et indiquez un nom de fichier. dans notre exemple simple, ce sera : « Application parlante approuvée ».
5. Enregistrez l'e-mail en tant que modèle, n'oubliez pas de définir le type de fichier sur .oft comme indiqué ci-dessous.

1. Appuyez sur Enregistrer.
2. Fermez le message.
3. Si vous y êtes invité, appuyez sur Enregistrer toutes les modifications.

Envoi d'un e-mail basé sur un modèle

La réutilisation de vos modèles existants est également assez simple :

1. Ouvrez Outlook.
2. Appuyez sur Nouveaux éléments.
3. Sélectionnez maintenant Plus d'éléments.
4. Sélectionnez Choisir un formulaire.
5. Vous devez maintenant choisir l'emplacement dans lequel le modèle que vous venez de créer à l'étape précédente sera stocké. Choisissez les modèles d'utilisateur dans l'emplacement du système de fichiers et sélectionnez l'entrée ""Application vocale approuvée" comme indiqué ci-dessous

1. Appuyez sur Ouvrir.
2. Définissez vos destinataires d'e-mails dans les cases À et CC ; définir une copie carbone noire (BCC) si nécessaire.
3. Envoyez votre e-mail.

Modèles d'invitation à une réunion Outlook

De la même manière, vous pouvez réutiliser des formats prédéfinis pour votre réunion et vos rendez-vous.

Allez-y, définissez votre gabarit de réunion et enregistrez-le en tant que fichier .otf ; puis envoyez votre demande aux participants à la réunion.

Modification de vos modèles de message et de rendez-vous

De temps en temps, vous devrez peut-être modifier votre formulaire/modèle Outlook.

Pour ce faire, veuillez procéder comme suit :

1. Ouvrez votre fichier de formulaire comme indiqué ci-dessus dans la section Réutilisation des modèles.
2. Effectuez les modifications requises.
3. Appuyez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous, puis enregistrez votre fichier sous un nom différent.

Où sont enregistrés les modèles ?

Quelques lecteurs nous ont demandé dans quel chemin de fichier Outlook stocke généralement tous les gabarits personnalisés.

Par défaut, l'emplacement est sous votre compte d'utilisateur. Sous Windows 10/8 ou 7, ce serait : C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Vous pouvez évidemment stocker vos fichiers à différents endroits dans le système d'exploitation de votre PC Windows.

Astuce : Si vous n'êtes pas sûr de l'emplacement exact, vous pouvez lancer une recherche Windows pour les fichiers .oft.

Modèles d'e-mails pour macOS

Définir votre format personnalisé

Si vous utilisez Outlook pour macOS et souhaitez définir vos propres formats de modèles personnalisés, procédez comme suit :

1. Ouvrir Outlook
2. Appuyez sur Nouveau message
3. Rédigez le texte de votre e-mail.
4. Dans la barre supérieure, appuyez sur Enregistrer en tant que modèle…
5. Choisissez ensuite votre dossier de modèles et cliquez sur Enregistrer.

Envoyer des messages basés sur des modèles sur macOS

Après avoir enregistré votre courrier électronique personnalisé, vous pouvez le réutiliser pour accélérer votre travail. Veuillez suivre ces instructions :

1. Ouvrez Outlook.
2. Dans la barre supérieure, appuyez sur Fichier
3. Appuyez sur Nouveau et sélectionnez Nouveau à partir du modèle
4. Votre dossier de modèles s'ouvrira, notez que contrairement à Windows, macOS stocke vos modèles sous forme de fichiers .emltpl.
5. Choisissez votre modèle d'e-mail et appuyez sur OK .
6. Complétez vos destinataires d'e-mails si nécessaire.
7. Dernier point mais non le moindre, allez-y et envoyez votre message.

Remarque : Outlook sur macOS ne prend pas en charge les modèles de rendez-vous et de réunion