Avant de partager une présentation, vous devez toujours vous assurer qu'elle ne contient aucune information qui doit rester privée. Vous pouvez également décourager les autres de modifier vos fichiers. Heureusement, PowerPoint 2016 comprend un certain nombre d'outils pour vous aider à tester et à protéger les présentations.
Inspecteur de documents
Chaque fois qu'une présentation est créée ou modifiée, certaines informations personnelles peuvent être ajoutées automatiquement au fichier (par exemple, des informations sur l'auteur du document). Les utilisateurs peuvent utiliser Document Inspector pour supprimer ce type d'informations avant de partager la présentation avec d'autres.
Certaines modifications pouvant être permanentes, utilisez Enregistrer sous pour créer une copie de sauvegarde de votre présentation avant d'utiliser l'Inspecteur de documents.
Comment utiliser l'inspecteur de documents
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage .
2. Dans le panneau Informations , cliquez sur Rechercher les problèmes , puis sélectionnez Inspecter le document dans le menu déroulant.
3. L'inspecteur de documents apparaîtra. Cochez ou décochez les cases, en fonction de ce que vous souhaitez vérifier, puis cliquez sur Inspecter. Dans l'exemple de cet article, nous utiliserons les options par défaut.
4. Les résultats du test afficheront un point d'exclamation pour toutes les catégories dans lesquelles des données sensibles ont été trouvées, et il existe également un bouton Supprimer tout pour chacune de ces catégories. Cliquez sur Supprimer tout pour supprimer les données.
5. Une fois terminé, cliquez sur Fermer.
Protégez votre présentation
Par défaut, toute personne ayant accès à la présentation peut ouvrir, copier et modifier le contenu à moins que le créateur ne le protège. Il existe plusieurs manières de protéger une présentation, selon les besoins de chacun.
Comment protéger les documents
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour passer en mode Backstage .
2. Dans le panneau Informations , cliquez sur la commande Protéger la présentation.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option qui correspond le mieux à vos besoins. Dans cet exemple, nous choisirons Mark as Final . L' option Marquer comme final est un bon moyen de décourager les autres de modifier le fichier, tandis que d'autres options donnent aux utilisateurs plus de contrôle si nécessaire.
4. Une boîte de dialogue apparaîtra, vous invitant à enregistrer. Cliquez sur OK.
5. Une autre boîte de dialogue apparaîtra. Cliquez sur OK.
6. La présentation sera marquée comme version finale. Chaque fois que quelqu'un d'autre ouvre le fichier, une barre apparaît en haut pour le décourager de modifier le document.
Marquer une présentation comme finale n'empêchera pas complètement quelqu'un de modifier le document, car il peut toujours choisir Modifier quand même. Si vous souhaitez empêcher complètement les personnes de modifier votre présentation, vous pouvez utiliser l' option Restreindre l'accès à la place.
J'espère que vous réussirez.
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