Ajout dune bibliothèque de documents dans SharePoint

La bibliothèque de documents fournit un emplacement sur notre site SharePoint où nous pouvons stocker nos fichiers en toute sécurité, les créer, les mettre à jour et les partager avec d'autres utilisateurs au sein de notre organisation. Dans ce didacticiel, nous aborderons les deux manières d'ajouter une nouvelle bibliothèque de documents dans SharePoint.

Une bibliothèque de documents SharePoint nous aide à gérer facilement nos fichiers pour notre département ou organisation. 

Par défaut, la configuration d'un site SharePoint nous fournit une bibliothèque de documents appelée Documents . Nous pouvons déjà l'utiliser comme stockage de nos fichiers. 

Dans cet exemple, nous avons une hiérarchie de dossiers à l'intérieur des Documents pour organiser nos fichiers. Cependant, l'utilisation de la fonctionnalité de métadonnées de SharePoint pourrait nous aider à organiser nos fichiers plus correctement au lieu d'utiliser des structures de dossiers. 

Comme vous pouvez le voir, nous avons des dossiers et des fichiers pour les dépenses, les devis, les vidéos, les longueurs importantes, la nourriture, les voitures et bien d'autres. Au lieu d'utiliser une seule bibliothèque de documents et de les regrouper par dossiers, la meilleure façon de procéder consiste à créer une bibliothèque de documents pour chacun d'eux.

Les métadonnées de ces fichiers sont également différentes entre eux. Par exemple, avoir des métadonnées pour le département est important pour les fichiers Dépenses . En ce qui concerne les devis, les métadonnées qui pourraient nous intéresser sont le montant du devis, le nom du client, le type de travail, etc. C'est une autre raison pour laquelle il est utile d'avoir différentes bibliothèques de documents pour ces différents types de fichiers.

Apprenons maintenant à créer une nouvelle bibliothèque de documents. Il existe deux manières de créer une nouvelle bibliothèque de documents. 

Table des matières

• Création d'une bibliothèque de documents dans SharePoint via le contenu du site
• Création d'une bibliothèque de documents via la page d'accueil
• Conclusion

Création d'une bibliothèque de documents dans SharePoint via le contenu du site

La première méthode consiste à accéder au contenu du site . C'est là que nous pouvons voir toutes les autres bibliothèques de documents que nous avons. Certaines de ces bibliothèques de documents, telles que les modèles de formulaires , les ressources de sites et la bibliothèque de styles, sont utilisées à des fins de backend. Les pages du site sont appelées une bibliothèque de pages où toutes les pages de notre site sont stockées. Pour cet exemple, nous n'avons qu'une seule page qui est la page d'accueil . 

Pour ajouter une nouvelle bibliothèque de documents, cliquez simplement sur Nouveau puis sélectionnez App . Nous pouvons également choisir l' option Bibliothèque de documents . Cependant, il peut arriver que Microsoft propose une mise à jour et que l'option Bibliothèque de documents soit supprimée. Ainsi, en plus d'avoir cette option, nous pouvons également ajouter une bibliothèque de documents en les ajoutant via l'application à la place.

Création d'une bibliothèque de documents via la page d'accueil

La deuxième méthode consiste à accéder à la page d'accueil . Cliquez sur Nouveau et choisissez App .

Cela nous amènera ensuite à cette page appelée Mes applications . C'est ici que nous pouvons voir nos applications SharePoint .

Nous pouvons également accéder au SharePoint Store où nous pouvons rechercher toutes les applications disponibles que nous pouvons utiliser. 

Pour cet exemple, nous voulons rechercher des applications intégrées. Nous pouvons les trouver en cliquant sur le lien d'expérience classique . 

Il nous redirigera ensuite vers cette page. Encore une fois, nous avons ici différentes applications que nous pouvons utiliser sur notre site SharePoint. Ce dont nous avons besoin, c'est de l' application Document Library . Alors, cliquons dessus.

Après cela, il nous demandera un nom de bibliothèque de documents. Pour cet exemple, nous l'appellerons Dépenses . Cliquez ensuite sur le bouton Créer .

Notre nouvelle bibliothèque de documents nommée Dépenses sera alors ajoutée à la liste dans le contenu de notre Site . Cliquons dessus.

Nous pouvons maintenant télécharger nos fichiers de dépenses dans cette bibliothèque de documents.

Ensuite, nous pouvons maintenant ajouter nos métadonnées pour ces fichiers. Pour cet exemple, nous avons ajouté la colonne pour les métadonnées du service .

Vues MS SharePoint | Création et enregistrement
de modèles SharePoint pour les bibliothèques de documents
Filtrage des métadonnées dans les fichiers SharePoint

Conclusion

En résumé, nous pouvons créer notre propre bibliothèque de documents. Encore une fois, il existe deux façons de créer une nouvelle bibliothèque de documents. La première consiste à accéder à la page d'accueil , à cliquer sur Nouveau , puis à choisir Bibliothèque de documents ou App . Le second va au contenu du site , cliquez sur Nouveau , puis choisissez Bibliothèque de documents ou App .

Vous pouvez ensuite visiter vos nouvelles bibliothèques de documents sur le contenu du site où toutes les bibliothèques de documents et bibliothèques de pages sont répertoriées. 

Tous mes vœux,

Henri